Membuat stempel digital di sini berarti menyusun teks cap, lalu menempelkannya ke halaman lewat Stempel PDF. Teksnya bisa dipilih dari preset DISETUJUI, LUNAS, ASLI, atau DITOLAK, atau ditulis sendiri sampai 60 karakter. Posisi cap digeser di pratinjau sebelum diproses, dan hasilnya menempel permanen ke halaman itu.
Satu hal yang perlu dikatakan jujur sejak awal: tool ini menempelkan cap berisi tulisan, bukan gambar stempel. Kalau yang Anda bayangkan adalah cap bulat dengan logo instansi atau hasil pindai stempel basah, itu belum tersedia. Yang bisa dibuat adalah teks yang tersusun rapi, dengan susunan huruf dan baris yang Anda tentukan sendiri lewat pemilihan kata dan tanda pemisah.
Batas 60 karakter itu terdengar sempit, tetapi cukup untuk banyak keperluan. Rata-rata kata dalam bahasa Indonesia sekitar enam huruf, jadi 60 karakter memberi ruang untuk sekitar delapan sampai sepuluh kata pendek. Kuncinya adalah memilih kata yang benar-benar perlu ada di cap, bukan menyalin seluruh keterangan dari kop surat.
Kapan stempel teks sudah cukup
Stempel teks cukup untuk menandai status dokumen: disetujui, sudah dibayar, salinan sesuai aslinya, atau ditolak. Status itu yang paling sering dicari penerima saat membuka berkas, dan cap dengan satu atau dua kata sudah menyampaikannya.
Stempel teks juga cukup untuk menambahkan keterangan singkat seperti nama unit, tanggal pemeriksaan, atau kode berkas. Susunan tiga baris seperti itu memberi konteks tanpa perlu gambar.
Yang tidak bisa dipenuhi stempel teks adalah kebutuhan visual: cap bulat dengan logo, tanda tangan basah yang dipindai, atau cap yang bentuknya diwajibkan instansi. Untuk keperluan itu, selesaikan cap di luar, cetak dokumennya, lalu bubuhkan cap basah seperti biasa. Cara itu memang lebih lambat, tetapi bentuknya sesuai aturan.
Menyusun teks cap yang rapi
Susun teksnya dalam tiga bagian: identitas, keterangan, dan penanda waktu. Identitas menyebut siapa yang mengeluarkan cap, misalnya nama unit atau nama usaha. Keterangan menyatakan status atau maksud cap. Penanda waktu berisi tanggal atau kode.
Urutannya bisa dari atas ke bawah: identitas dulu, lalu keterangan, lalu tanggal. Susunan itu mudah dibaca karena pembaca melihat konteks lebih dulu sebelum sampai ke statusnya. Kalau capnya untuk keperluan internal, urutan sebaliknya juga tidak masalah asalkan konsisten antar dokumen.
Pakai pemisah yang jelas antar bagian. Tanda hubung, garis miring, atau titik dua membantu mata memisahkan bagian tanpa perlu spasi berlebih. Hindari menulis semuanya dalam huruf kapital kalau tidak diperlukan, karena huruf kapital memakan ruang lebih lebar dan membuat teks panjang lebih cepat menyentuh batas karakter.
Singkatkan nama instansi yang panjang. Kalau nama resminya panjang, pakai singkatan yang sudah umum dikenal di lingkungan Anda. Tujuannya supaya bagian keterangan dan tanggal tetap muat dalam batas yang sama.
Langkah membuat dan memasang stempel
- Tulis dulu teks capnya di catatan terpisah. Hitung jumlah karakternya, lalu potong sampai di bawah 60.
- Tentukan dokumen yang akan dicap dan pastikan isinya sudah final.
- Buka Stempel PDF di peramban.
- Unggah berkasnya. Satu proses menangani satu halaman.
- Pilih preset kalau statusnya cocok, atau isi teks bebas dengan susunan yang sudah disiapkan.
- Geser posisi cap di pratinjau. Letakkan di area kosong yang tidak menutupi teks penting.
- Jalankan prosesnya, periksa hasilnya, lalu unduh.
- Untuk halaman berikutnya, ulangi dengan berkas hasil dan posisi yang disesuaikan.
Menyiapkan teks di langkah pertama terasa sepele, tetapi menghemat satu putaran. Tanpa perhitungan, teks sering baru terasa kepanjangan setelah diproses, dan berkasnya harus diulang dari versi sebelum stempel.
Contoh susunan untuk tiga keperluan
Untuk surat internal, susunannya bisa berupa nama unit, kata DISETUJUI, lalu tanggal. Ketiga bagian itu muat dalam 60 karakter dan memberi konteks lengkap dalam satu baris panjang atau dua baris pendek.
Untuk bukti pembayaran, susunannya bisa berupa nama usaha, kata LUNAS, dan nomor invoice atau tanggal. Nomor invoice berguna karena penerima bisa mencocokkannya dengan catatan pembayaran mereka sendiri. Pemakaian untuk invoice dan tanda terima dibahas di Cara Menambahkan Stempel Lunas.
Untuk salinan dokumen, susunannya bisa berupa kata SALINAN atau ASLI, nama unit yang menyatakan, dan tanggal. Untuk keperluan ini, sering kali cukup memakai preset ASLI tanpa tambahan apa pun.
Memeriksa cap sebelum dipakai banyak
Sebelum dipakai untuk banyak dokumen, uji dulu satu berkas. Periksa tiga hal: teksnya utuh tanpa terpotong, posisinya tidak menutupi isi penting, dan hasilnya terbaca setelah dicetak. Setelah ketiganya lolos, susunan itu bisa dipakai berulang.
Simpan teks capnya di catatan supaya tidak perlu menulis ulang setiap kali. Dengan begitu, semua dokumen dalam satu batch memakai susunan yang sama dan hasilnya konsisten.
Masalah yang sering terjadi
Teks cap kepanjangan. Jumlah karakter melebihi 60. Buang kata yang tidak perlu, singkat nama instansi, atau pakai format tanggal yang lebih pendek.
Cap terlihat berantakan. Susunannya tidak konsisten antar baris. Tentukan satu urutan dan pakai untuk semua dokumen.
Cap menutupi isi penting. Posisinya kurang tepat. Ulangi dari berkas sebelum stempel dipasang, lalu geser ke area kosong.
Ingin memakai logo, tetapi tidak bisa. Memang belum tersedia. Tool ini menempelkan cap teks, bukan gambar. Untuk cap bergambar, cap basah di atas kertas cetak masih jadi pilihan.
Cap tidak bisa diperbaiki setelah diproses. Cap menempel permanen. Kalau masih ragu, uji dulu pada salinan berkas, bukan pada berkas yang akan dikirim.
Merawat susunan cap antar dokumen
Kalau cap akan dipakai untuk banyak dokumen dalam satu urusan, tetapkan susunannya sekali dan pakai berulang. Buat catatan kecil berisi teks lengkap cap, urutan bagiannya, dan posisi yang biasa dipakai. Catatan itu menghindarkan penulisan ulang dan membuat semua dokumen dalam satu batch terlihat seragam.
Periksa juga panjangnya setiap kali ada perubahan kecil. Menambahkan satu kata di kemudian hari bisa membuat teksnya melewati batas 60 karakter, dan capnya terpotong. Uji pada satu halaman sebelum memakainya untuk sisa dokumen.
Untuk dokumen yang berbeda keperluannya, siapkan dua atau tiga susunan, bukan satu susunan yang dipaksa muat untuk semuanya. Misalnya satu susunan untuk status persetujuan, satu untuk bukti pembayaran, dan satu untuk keterangan salinan. Pemisahan itu membuat tiap cap tetap ringkas dan mudah dibaca.
Kalau instansi Anda mewajibkan bentuk cap tertentu, tanyakan dulu apakah cap teks bisa diterima. Sebagian instansi menerima cap teks selama keterangannya jelas, sebagian mensyaratkan bentuk yang sudah ditetapkan. Menanyakan lebih dulu menghindarkan dokumen dikembalikan untuk diperbaiki.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Berkas yang akan distempel biasanya memuat data pribadi atau keterangan internal. Kalau dokumen itu tidak boleh meninggalkan jaringan kantor, kerjakan dengan aplikasi yang berjalan di komputer sendiri. Tool online cocok untuk pekerjaan cepat pada berkas yang tidak sensitif.
Berkas yang diproses mengalir ke pemroses dan hasilnya kembali ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen. Meski begitu, berkas tetap melewati jaringan selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi. Batas paketnya: batasnya berbeda per paket, yaitu 30 MB per berkas pada paket Gratis dan 200 MB pada paket Berbayar. Angka lengkapnya ada di halaman harga.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah stempel digital ini bisa memakai gambar logo? Tidak. Tool ini menempelkan cap berisi tulisan. Untuk cap bergambar belum tersedia.
Berapa panjang teks cap yang bisa dipakai? Sampai 60 karakter, termasuk spasi dan tanda baca.
Apakah cap bisa digeser setelah diproses? Tidak. Cap menempel permanen ke halaman dan tidak bisa digeser penerima.
Apakah satu proses bisa mencakup beberapa halaman? Tidak. Satu proses menangani satu halaman, jadi halaman lain diulang dengan tool yang sama.
Bisakah susunan cap yang sama dipakai untuk dokumen lain? Bisa. Tulis ulang teks yang sama saat memproses dokumen berikutnya, dan simpan catatannya supaya semua dokumen memakai susunan yang konsisten.
Siapkan teks, lalu cap halamannya
Susun teks capnya lebih dulu, uji pada satu halaman, lalu pakai untuk sisanya. Kalau dokumennya juga perlu ditandai sebagai salinan atau draf, pertimbangkan Watermark PDF yang menulis teks dengan opasitas halus. Peta lengkap pekerjaan edit ada di Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area.