Undangan dibuat menjadi PDF lewat dua jalur, tergantung bahan yang Anda punya. Kalau desainnya dibuat di aplikasi grafis dan disimpan sebagai gambar, jalurnya JPG ke PDF: satu gambar menjadi satu halaman. Kalau desainnya disusun sebagai kode HTML dan CSS, jalurnya HTML Pro ke PDF, yang merender kode itu di mesin yang sama dengan peramban, sehingga ukuran halamannya bisa ditentukan lewat aturan cetak CSS.

Dua jalur ini menghasilkan dokumen dengan sifat yang berbeda. Jalur gambar cepat dan cocok untuk desain yang sudah final, tetapi hasilnya tidak punya lapisan teks. Jalur HTML lebih cocok untuk undangan yang datanya masih berubah atau yang perlu teks tajam dan bisa dicari.

Kapan undangan perlu PDF

PDF dipakai saat undangan akan dibagikan dalam bentuk yang tidak bisa berubah. Undangan yang dikirim lewat aplikasi pesan atau surel sebagai PDF tampil sama di ponsel penerimanya, tidak bergantung pada aplikasi apa yang ia punya. Kalau undangannya dikirim sebagai gambar, penerima bisa mengira itu sekadar foto.

Untuk undangan yang akan dicetak, PDF juga bentuk yang paling aman karena tata letaknya terkunci. Format berkas yang diminta percetakan berbeda-beda, jadi tanyakan lebih dulu sebelum menyiapkan berkasnya. Sebagian percetakan meminta gambar dengan kerapatan tinggi, sebagian meminta PDF siap cetak.

Sebaliknya, kalau undangannya masih akan disunting, jangan dikonversi dulu. Simpan desainnya di format asli aplikasinya, dan konversi ke PDF pada langkah terakhir.

Menyiapkan desain gambar

Jalur ini dimulai dari satu berkas gambar per halaman undangan. Desain dibuat di aplikasi grafis apa pun, lalu diekspor menjadi JPG atau PNG. JPG ke PDF menerima JPEG/JPG, PNG, WebP, BMP, dan GIF, dan satu gambar menjadi satu halaman.

Ukuran gambar perlu dipikirkan sejak awal karena JPG ke PDF menempatkan gambar secara proporsional di tengah lembar A4 dengan margin 20 mm. Gambar yang tidak dipotong dan tidak dipaksa penuh. Konsekuensinya, desain dengan perbandingan sisi yang sama dengan A4 akan mengisi halaman paling rapi, sedangkan desain persegi atau memanjang akan menyisakan ruang kosong di sekelilingnya.

Untuk undangan yang akan dilihat di layar, ruang kosong itu tidak masalah. Untuk undangan yang akan dicetak, ruang kosong itu ikut tercetak, jadi pertimbangkan membuat desain dengan perbandingan sisi A4 sejak awal. Cara lain, susun desainnya di dalam bingkai A4 dengan latar berwarna supaya ruang kosongnya tidak terlihat sebagai kesalahan tata letak.

Gambar dengan latar transparan, misalnya PNG atau GIF, ditempatkan di atas latar putih. Kalau desainnya mengandalkan latar transparan, periksa hasilnya di halaman pertama sebelum seluruh berkas dibuat.

Menyiapkan undangan dari template HTML

Jalur ini dimulai dari kode. HTML Pro ke PDF merender HTML dan CSS dengan mesin Chromium, sehingga Grid, Flexbox, web font lewat aturan @import dan @font-face, serta grafik vektor SVG bisa dipakai. Ukuran halaman mengikuti aturan @page di CSS dokumen. Tanpa aturan itu, dokumen memakai A4 tegak dengan margin cetak standar.

Yang perlu diketahui, tidak ada panel pengaturan di halaman tool. Ukuran kertasnya ditulis di CSS dokumen, bukan dipilih dari menu. Gambar dari URL publik HTTPS diunduh dan ikut tercetak, dan JavaScript dijalankan sebelum halaman dicetak. Perkiraan waktunya 10 sampai 30 detik, tergantung jumlah gambar yang perlu diunduh.

Jalur ini cocok untuk undangan yang datanya berubah, misalnya undangan per tamu yang hanya berbeda pada nama atau nomor meja. Karena teksnya dirender dari kode, hurufnya tetap tajam pada ukuran berapa pun dan isinya bisa dicari. Kalau undangannya perlu memuat peta lokasi, gambar peta itu bisa ditulis sebagai tautan HTTPS dan akan ikut dicetak.

Beberapa halaman dalam satu undangan

Undangan sering terdiri dari lebih dari satu halaman: halaman utama, halaman peta lokasi, halaman susunan acara, dan halaman konfirmasi kehadiran. Dua jalur di atas menanganinya dengan cara berbeda.

Pada jalur gambar, setiap halaman disiapkan sebagai satu gambar, lalu diunggah berurutan dalam satu sesi. Sampai 20 gambar bisa diproses sekaligus, dan urutan daftar unggahan menjadi urutan halaman. Beri nama gambar dengan awalan angka supaya urutannya tidak perlu ditebak.

Pada jalur HTML, pemisah halaman ditulis di dalam kode, dan ukuran setiap halaman mengikuti aturan @page yang Anda tetapkan. Dokumen dengan beberapa ukuran halaman berbeda perlu diuji satu per satu sebelum dipakai.

Kalau undangannya memuat desain dari dua jalur sekaligus, misalnya halaman utama dari gambar dan halaman peta dari HTML, konversi keduanya lebih dulu, lalu satukan hasilnya lewat Gabung PDF. Urutan berkas di daftar penggabungan menentukan urutan halaman.

Memeriksa hasil sebelum dibagikan

Empat hal yang perlu diperiksa setelah undangan menjadi PDF.

Keterbacaan di layar ponsel. Buka berkasnya di ponsel, bukan hanya di komputer. Ukuran huruf yang nyaman di layar besar bisa terlalu kecil di layar ponsel, terutama untuk undangan yang memuat banyak teks.

Ukuran berkasnya. Undangan yang memuat foto beresolusi tinggi bisa berukuran besar. Kalau akan dikirim lewat aplikasi pesan, kecilkan dulu lewat Kompres PDF supaya pengirimannya tidak gagal. Ukuran yang wajar untuk lampiran pesan dibahas di Berapa Ukuran PDF yang Ideal.

Urutan halamannya. Periksa dari halaman pertama sampai terakhir. Kesalahan urutan paling mudah diperbaiki sebelum berkasnya dikirim.

Warna dan cetaknya. Kalau undangannya akan dicetak, cetak satu lembar sebagai uji. Warna di layar dan warna di kertas tidak pernah sama persis, dan satu lembar uji jauh lebih murah daripada mencetak seluruh undangan.

Masalah yang sering terjadi

Huruf di undangan hasil cetak terlihat kabur. Gambar desainnya kurang tajam untuk ukuran cetak. Buat ulang ekspornya pada ukuran yang lebih besar, lalu konversi ulang. Perlu diingat bahwa memperbesar gambar yang sudah jadi tidak menambah ketajamannya.

Teks di undangan tidak bisa dicari atau disalin. Ini sifat dokumen yang dibuat dari gambar. Kalau teksnya perlu bisa dicari, buat undangannya lewat jalur HTML, atau susun teksnya dengan tool teks.

Desain undangan menyisakan ruang putih lebar di tepi. Gambarnya ditempatkan proporsional di tengah A4 dengan margin 20 mm, jadi ruang kosong memang bagian dari hasilnya. Sesuaikan perbandingan sisi desainnya, atau jadikan ruang itu bagian dari rancangannya.

Warna latar transparan berubah. Gambar transparan ditempatkan di atas latar putih. Kalau warna latarnya seharusnya bukan putih, tambahkan latar itu di desainnya sebelum diekspor.

Undangan HTML tampil berbeda dari pratinjau di peramban. Periksa aturan @page dan elemen yang bergantung pada ukuran jendela. Ukuran halaman cetak ditentukan CSS, bukan ukuran jendela peramban tempat kode itu dilihat.

Berkasnya ditolak karena ukurannya. Batas per berkas pada paket Gratis adalah 30 MB, dan 200 MB pada paket Berbayar. Undangan dengan banyak foto beresolusi tinggi paling sering melewatinya.

Kapan sebaiknya tidak memakai tool online

Undangan sering memuat data pribadi: nama lengkap, alamat, dan kadang nomor telepon keluarga. Untuk undangan yang datanya sensitif, aplikasi yang berjalan di komputer sendiri adalah pilihan yang wajar, terutama kalau aturan keluarga atau instansi melarang datanya keluar dari perangkat.

Kalau berkasnya tetap diproses lewat peramban, pahami dulu bagaimana penyedianya menangani berkas. Di ngeditpdf.com, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.

Undangan yang memuat foto orang lain juga perlu izin dari yang bersangkutan sebelum dibagikan, terlepas dari tool yang dipakai.

Pertanyaan yang sering muncul

Desain undangan berbentuk persegi, apakah tetap muat di A4? Muat. Gambar ditempatkan proporsional di tengah halaman tanpa dipotong, sehingga sisi yang lebih pendek menyisakan ruang kosong. Yang perlu diputuskan hanya apakah ruang kosong itu diterima atau desainnya disesuaikan.

Bisakah undangan berisi teks yang bisa dicari? Bisa, kalau dibuat lewat jalur HTML. Undangan dari gambar tidak punya lapisan teks, sehingga isinya tidak bisa dicari atau disalin.

Bisakah beberapa desain undangan disatukan dalam satu PDF? Bisa. Unggah gambarnya berurutan dalam satu sesi, atau konversi masing-masing lalu satukan hasilnya lewat Gabung PDF.

Apakah undangan bisa dibuat tanpa aplikasi desain? Bisa, lewat jalur HTML. Kode HTML dan CSS ditulis sebagai templat, lalu dirender menjadi PDF. Jalur ini memerlukan sedikit pemahaman kode, tetapi hasilnya teks yang tajam dan bisa disesuaikan per tamu.

Apakah nomor halaman perlu dicantumkan? Untuk undangan, biasanya tidak. Yang lebih berguna adalah keterangan singkat di sudut halaman, misalnya "halaman 1 dari 2", supaya penerima tahu ada halaman lanjutan.

Untuk undangan dari desain gambar, buka JPG ke PDF, unggah gambarnya sesuai urutan, lalu unduh hasilnya. Untuk undangan dari templat kode, buka HTML Pro ke PDF dan tulis ukuran halamannya di CSS. Peta cara membuat PDF dari berbagai bahan ada di Membuat PDF dari Gambar, Teks, dan Halaman Web, dan topik PDF secara umum dimulai dari Panduan PDF.