PDF untuk lamaran kerja dibuat dari dua jenis bahan. Bahan pertama adalah dokumen yang ditulis di aplikasi pengolah kata, yaitu surat lamaran dan riwayat hidup. Bahan kedua adalah hasil pindai dokumen fisik seperti ijazah, transkrip, dan sertifikat. Keduanya diproses dengan tool yang berbeda: dokumen kantor lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS), sedangkan hasil pindai lewat JPG ke PDF.
Arah pekerjaannya berbeda dari menggabungkan berkas. Artikel ini membahas penyusunan dari bahan mentah: bagaimana tiap bagian lamaran dibuat, dirapikan, dan diperiksa sebelum seluruhnya disatukan menjadi satu berkas. Kalau seluruh bagian sudah berupa PDF dan tinggal disatukan, langkahnya ada di Cara Menggabungkan PDF untuk Lamaran Kerja.
Bahan apa saja yang biasanya diminta
Susunan berkas lamaran berbeda menurut lowongan, tetapi pola umumnya hampir selalu sama. Empat bagian berikut yang paling sering diminta.
Surat lamaran. Satu halaman, ditulis khusus untuk posisi yang dilamar. Bagian ini menunjukkan bahwa pelamar membaca pengumumannya, bukan mengirim berkas yang sama ke semua tempat.
Riwayat hidup. Satu sampai dua halaman. Isinya pengalaman kerja, pendidikan, keterampilan, dan cara menghubungi Anda.
Dokumen pendukung. Ijazah, transkrip nilai, sertifikat pelatihan, dan surat keterangan pengalaman kerja. Bagian ini yang paling sering hanya tersedia dalam bentuk kertas.
Berkas tambahan. Portofolio, contoh karya, atau formulir yang sudah diisi. Sebagian lowongan meminta bagian ini, sebagian tidak.
Petunjuk lowongan selalu mengalahkan susunan umum. Kalau pengumumannya menyebut urutan atau berkas tertentu, ikuti petunjuk itu.
Membuat surat lamaran dan riwayat hidup menjadi PDF
Dua dokumen ini ditulis di aplikasi pengolah kata. Setelah selesai, keduanya disimpan dalam format dokumen, lalu dikonversi ke PDF lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS). Tool itu menerima .doc, .docx, .odt, dan .rtf, dan hasilnya mengikuti tata letak dokumen aslinya.
Sebelum dikonversi, tiga hal perlu dirapikan. Pertama, periksa penomoran halaman, terutama kalau riwayat hidupnya lebih dari satu halaman. Kedua, periksa tautan di dalam dokumen, karena alamat surel dan tautan portofolio yang tertulis sebagai teks biasa lebih aman daripada tautan yang bisa salah dibuka. Ketiga, periksa fontnya.
Font layak diperiksa karena mesin render mengganti font yang tidak ada dengan font serupa, dan penggantian itu bisa menggeser tata letak. Font yang umum tersedia jauh lebih aman. Penjelasan lengkapnya ada di Cara Mengubah Word ke PDF Tanpa Font Berubah.
Perlu diingat juga bahwa dokumen bertingkat rumit bisa bergeser sedikit saat dikonversi. Untuk lamaran, tata letak sederhana satu kolom adalah pilihan yang paling aman sekaligus paling mudah dibaca penyaring otomatis.
Mengubah hasil pindai ijazah dan sertifikat menjadi PDF
Ijazah dan transkrip biasanya hanya ada dalam bentuk kertas. Bagian ini dipindai dengan pemindai atau difoto dengan ponsel, lalu gambarnya disatukan menjadi PDF lewat JPG ke PDF.
Tool itu menerima JPEG/JPG, PNG, WebP, BMP, dan GIF. Satu gambar menjadi satu halaman, urutannya mengikuti urutan daftar unggahan. Sampai 20 gambar bisa diproses dalam satu sesi. Setiap gambar ditempatkan proporsional di tengah lembar A4 dengan margin 20 mm, tidak dipotong dan tidak dipaksa penuh.
Tiga hal yang menentukan hasil pindaian. Pertama, pastikan seluruh tulisan terbaca, termasuk tanda tangan dan cap. Kedua, pastikan gambarnya tidak terbalik atau miring. Ketiga, beri nama berkas dengan awalan angka sesuai urutan yang diinginkan, misalnya "01-ijazah.jpg" dan "02-transkrip.jpg", supaya urutannya tidak perlu ditebak.
Hasil dari gambar tidak punya lapisan teks, jadi isinya tidak bisa dicari atau disalin. Untuk ijazah dan transkrip, keterbatasan itu biasanya tidak masalah karena penerimanya membaca dokumen itu sebagai gambar. Yang penting gambarnya tajam dan terbaca. Kalau kerapatan pindaiannya perlu dipikirkan, patokannya ada di Berapa DPI Scan yang Baik untuk PDF.
Merapikan hasil pindai sebelum disatukan
Hasil pindai hampir selalu perlu dirapikan lebih dulu, dan memperbaikinya setelah menjadi PDF jauh lebih melelahkan.
Halaman kosong. Pemindai sering menghasilkan halaman kosong di akhir berkas. Buang halaman itu sebelum atau sesudah menjadi PDF, bukan dibiarkan ikut terkirim.
Halaman miring. Kemiringan beberapa derajat terlihat jelas di dokumen resmi. Tegakkan lewat Putar PDF setelah berkasnya jadi.
Ukuran berkas. Satu halaman hasil pindai bisa jauh lebih besar daripada satu halaman teks digital. Kalau total berkas lamaran melewati batas portal, kecilkan lewat Kompres PDF setelah seluruh bagian disatukan.
Urutan halaman. Periksa urutannya setelah semua bagian disatukan, karena kesalahan urutan adalah hal pertama yang terlihat oleh perekrut.
Nama berkas dan ukuran akhir
Nama berkas adalah bagian kecil yang menentukan kesan pertama. Nama seperti "gabungan.pdf" tidak memberi tahu apa pun. Nama seperti "lamaran-nama-anda-posisi.pdf" langsung terbaca di daftar berkas yang diterima perekrut. Pakai tanda hubung, bukan spasi, karena sebagian sistem unggah menolak spasi dan karakter khusus.
Ukuran akhir perlu diperiksa terhadap batas portal. Banyak portal membatasi ukuran unggahan, dan batas yang paling umum jauh lebih kecil daripada yang diduga pelamar. Kalau berkasnya terlanjur besar, kompres setelah penggabungan selesai. Mengompres tiap bagian sebelum digabung juga bisa, tetapi hasilnya perlu diperiksa ulang satu per satu.
Batas paket tool di sini juga perlu diketahui: tanpa akun 20 pemrosesan per hari dengan batas 10 MB per berkas, paket Gratis 30 pemrosesan per hari dengan batas 30 MB per berkas, dan paket Berbayar tanpa batas jumlah pemrosesan dengan batas 200 MB per berkas. Rinciannya ada di halaman harga.
Urutan pengerjaan yang disarankan
- Baca pengumuman lowongannya, lalu catat berkas apa saja yang diminta.
- Selesaikan surat lamaran dan riwayat hidup di aplikasi pengolah kata.
- Konversi kedua dokumen itu lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS).
- Pindai ijazah, transkrip, dan sertifikatnya.
- Periksa setiap hasil pindai: terbaca, tidak miring, tidak terbalik.
- Satukan hasil pindai menjadi PDF lewat JPG ke PDF.
- Periksa setiap berkas PDF satu per satu sebelum disatukan.
- Gabungkan seluruh bagian dengan urutan yang diminta lowongan.
- Periksa jumlah halaman, urutan, dan ukuran berkasnya.
- Ganti nama berkasnya sesuai pola yang jelas, lalu unggah.
Langkah ketujuh layak dikerjakan dengan teliti. Memperbaiki satu bagian yang salah setelah seluruh berkas digabung berarti mengulang penggabungan, dan memperbaiki isi halaman di dalam PDF jauh lebih sulit daripada memperbaiki berkas sumbernya.
Masalah yang sering terjadi
Surat lamaran atau riwayat hidup bergeser setelah dikonversi. Penyebab paling umum adalah font yang tidak tersedia di mesin render. Ganti fontnya dengan font yang umum, lalu konversi ulang.
Hasil pindai tidak terbaca. Periksa pencahayaan dan posisi kertas saat memindai. Bagian yang gelap atau bayangan tangan akan tetap gelap di PDF, karena tool ini tidak memperbaiki kualitas gambar.
Berkasnya ditolak portal karena terlalu besar. Kecilkan berkas hasil pindai, lalu periksa lagi ukuran totalnya. Halaman hasil pindai biasanya penyebab utamanya.
Halaman tertukar saat digabung. Periksa daftar berkas sebelum menjalankan proses. Urutan daftar adalah urutan hasil, jadi kesalahan urutan paling mudah diperbaiki di tahap itu.
Isi lamaran tidak terbaca sistem otomatis. Sistem penyaring membaca teks digital. Bagian yang berupa hasil pindai tidak bisa dibaca sistem itu. Karena itu, surat lamaran dan riwayat hidup sebaiknya dikirim sebagai dokumen hasil konversi, bukan sebagai gambar.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Berkas lamaran memuat data pribadi lengkap: nomor identitas, alamat, riwayat pendidikan, dan nomor telepon. Untuk berkas sekategori itu, aplikasi yang berjalan di komputer sendiri adalah pilihan yang wajar, terutama kalau Anda tidak nyaman mengirim data pribadi lewat jaringan.
Di ngeditpdf.com, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen. Meski begitu, berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah teks di hasil pindai bisa dicari sistem? Tidak. Dokumen yang dibuat dari gambar tidak punya lapisan teks, dan OCR belum tersedia di tool ini. Karena itu, surat lamaran dan riwayat hidup sebaiknya dikirim sebagai dokumen hasil konversi, bukan sebagai hasil pindai.
Bolehkah hasil pindai dicampur dengan dokumen digital dalam satu lamaran? Boleh. Keduanya PDF biasa, dan ukuran halamannya boleh berbeda. Yang perlu dijaga hanya urutannya.
Bagaimana kalau ijazahnya berukuran lebih besar daripada A4? JPG ke PDF menempatkan gambar proporsional di tengah lembar A4 tanpa memotongnya. Gambar yang bentuknya berbeda dari A4 akan menyisakan ruang kosong di sekelilingnya, dan itu normal.
Apakah dokumen asli di komputer berubah? Tidak. Word ke PDF dan JPG ke PDF membaca berkas asli dan menghasilkan berkas baru.
Apakah boleh mengirim lamaran dalam format Word? Sebagian lowongan menerima, tetapi PDF lebih aman. Berkas Word bisa terbuka dengan tata letak yang berbeda di komputer penerima, sedangkan PDF mengunci tampilannya.
Mulai dari bagian yang sudah siap: kalau dokumennya masih di aplikasi pengolah kata, buka Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS). Kalau bahannya hasil pindai, buka JPG ke PDF. Setelah seluruh bagian menjadi PDF, satukan lewat Gabung PDF. Peta lengkap cara membuat PDF ada di Membuat PDF dari Gambar, Teks, dan Halaman Web, dan topik PDF secara umum dimulai dari Panduan PDF.