Tanda terima pembayaran adalah pernyataan bahwa seseorang atau sebuah usaha telah menerima sejumlah uang dari pihak lain. Cara membuatnya adalah menyusun pernyataan itu beserta jumlah dan keterangannya, lalu mengekspornya lewat Teks ke PDF. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm dan huruf 11 pt yang siap dicetak atau dikirim.
Artikel ini menjelaskan isi tanda terima dan bedanya dengan kwitansi serta nota. Untuk susunan yang siap dicetak atau diarsip sebagai PDF, baca Tanda Terima Pembayaran PDF.
Dokumen ini dibuat setelah uang berpindah tangan, bukan sebelum. Isinya menyatakan penerimaan, sehingga tidak memuat tagihan, jatuh tempo, atau permintaan pembayaran. Kalau yang Anda butuhkan adalah dokumen untuk menagih pekerjaan yang belum dibayar, dokumen itu invoice, dan panduannya ada di cara membuat invoice PDF. Tanda terima menutup transaksi, bukan membukanya.
Panduan ini untuk pelaku usaha kecil, pekerja lepas, dan perorangan yang menyerahkan atau menerima uang secara langsung. Kalau usaha Anda memakai sistem yang menerbitkan bukti bayar sendiri, ikuti format sistem itu. Yang perlu dijaga tetap sama: satu tanda terima untuk satu pembayaran, dengan keterangan yang jelas.
Tanda terima, kwitansi, dan nota
Kwitansi adalah bentuk formal tanda terima. Ia lazim bernomor, memuat jumlah dalam angka dan huruf, dan ditandatangani penerima. Panduan lengkapnya ada di cara membuat kwitansi PDF. Tanda terima pembayaran lebih luwes: ia bisa dibuat untuk serah terima uang yang tidak perlu dinomori, misalnya pengembalian pinjaman atau penerimaan uang muka pekerjaan.
Nota penjualan dibuat saat barang diserahkan dalam transaksi jual beli, dan sering sekaligus berfungsi sebagai bukti bayar. Nota mencatat apa yang dibeli, sedangkan tanda terima pembayaran mencatat uang yang diterima. Untuk pembukuan yang rapi, sebaiknya keduanya dipisahkan.
Yang perlu dipegang: tanda terima selalu menyebut uang yang sudah diterima. Kalau uangnya belum diterima, jangan membuat tanda terima, sekalipun niatnya sebagai janji.
Keadaan yang memerlukan tanda terima
Pembayaran tunai adalah keadaan yang paling jelas. Tidak ada jejak transfer yang bisa ditunjukkan, sehingga tanda terima menjadi satu-satunya bukti bahwa uang berpindah. Tanpa tanda terima, sengketa tentang jumlah atau waktu pembayaran sulit diselesaikan. Pembayaran yang diterima lewat perantara juga memerlukan tanda terima. Kalau uang diserahkan kepada petugas, kurir, atau kuasa, tanda terima menegaskan siapa yang menerima dan atas nama siapa. Sebutkan dasar kewenangan penerima, misalnya sebagai bendahara atau kuasa pemilik.
Pembayaran sebagian juga perlu dicatat. Uang muka, cicilan, dan pelunasan sebaiknya masing-masing punya tanda terimanya sendiri, supaya sisa yang belum dibayar bisa dihitung dengan benar. Mencampur beberapa pembayaran dalam satu tanda terima menyulitkan pencocokan ketika ada selisih. Untuk transfer bank, tanda terima tetap berguna meski mutasi rekening sudah menjadi bukti, karena ia menjelaskan untuk pembayaran apa uang itu masuk. Penjelasan itulah yang tidak muncul di mutasi.
Isi tanda terima pembayaran
Susun isinya dengan urutan yang mudah diperiksa. Bagian atas memuat nama penerima uang, bisa perorangan atau usaha, beserta alamat singkatnya. Di bawahnya, nomor dan tanggal penerimaan uang. Tanggal yang dicatat adalah tanggal uang benar-benar diterima, bukan tanggal kesepakatan.
Bagian tengah memuat pernyataan penerimaan. Kalimatnya menjelaskan bahwa penerima telah menerima sejumlah uang dari pihak yang disebut namanya. Jumlah uang ditulis dalam angka dan huruf. Tulisan huruf berfungsi sebagai pengaman, karena angka lebih mudah tertukar atau tersunting.
Bagian bawah memuat keterangan pembayaran. Tulis untuk apa uang itu diterima, misalnya pelunasan pekerjaan tertentu, uang muka, atau pengembalian pinjaman. Kalau pembayaran itu merujuk ke dokumen lain, sebut nomor dokumennya. Tanpa keterangan, tanda terima hanya menyebut sejumlah uang tanpa konteks, dan itu menyulitkan pembukuan kedua pihak. Terakhir, ruang tanda tangan penerima beserta nama jelasnya. Untuk transaksi yang melibatkan dua pihak, sediakan juga ruang tanda tangan pihak yang menyerahkan uang. Tanda tangan penerima adalah inti dokumen ini, sedangkan tanda tangan penyerah menegaskan bahwa kedua pihak menyetujui isinya.
Langkah membuat tanda terima pembayaran
- Pastikan uang sudah benar-benar diterima sebelum menulis.
- Catat tanggal, jumlah, dan keterangan pembayarannya.
- Tentukan nomor tanda terima bila Anda memakainya.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis judul TANDA TERIMA, lalu nomor dan tanggalnya.
- Tulis nama penerima dan nama pihak yang menyerahkan uang.
- Tulis kalimat pernyataan penerimaan.
- Tulis jumlah dalam angka dan huruf, lalu keterangan pembayarannya.
- Tambahkan baris tanda tangan penerima dan penyerah uang.
- Jalankan proses, unduh PDF-nya, lalu buka dan periksa hasilnya.
Judul ditulis dengan tanda pagar di awal baris. Untuk menebalkan jumlah atau nama, apit dengan bintang ganda. Kalau tanda terima perlu dicetak dua rangkap, tulis dua kali di halaman yang dipisahkan baris berisi tiga tanda hubung, sehingga masing-masing rangkap berdiri di halamannya sendiri.
Menandatangani tanda terima
Tanda terima tanpa tanda tangan kehilangan fungsi utamanya, karena tanda tangan itulah pernyataan penerimaan. Kalau dokumen diserahkan dalam bentuk digital, tanda tangan gambar bisa ditempelkan dengan Tanda Tangan PDF. Gambar tanda tangan berformat PNG tembus pandang memberi hasil paling rapi.
Perlu dijelaskan apa adanya: tanda tangan gambar dan cap visual di layanan ini menempel sebagai lapisan tampilan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Untuk keperluan internal, itu biasanya cukup. Kalau pihak yang meminta mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi, gunakan penyedia yang terdaftar sebagai penyelenggara sertifikasi elektronik. Kalau harus ditandatangani basah, cetak PDF-nya, tanda tangani, lalu pindai. Tanda tangan dipasang setelah isinya final, karena mengubah isi setelah ditandatangani membuat penandanya harus dipasang ulang.
Memeriksa sebelum diserahkan
Periksa jumlah dalam angka dan huruf, pastikan keduanya sama. Periksa nama penerima dan penyerah uang, termasuk ejaannya, karena kesalahan nama membuat dokumen terlihat tidak serius. Periksa tanggal, karena tanggal yang keluar dari periode pembukuan menimbulkan pertanyaan saat direkap. Periksa juga kalimatnya: pastikan dokumen menyatakan penerimaan, bukan janji akan menerima atau permintaan membayar. Kalau ada kalimat menagih di dalamnya, kalimat itu tidak pada tempatnya.
Menyimpan dan mengirim
Simpan salinan digital setiap tanda terima yang keluar, diurutkan berdasarkan nomor atau tanggal. Simpan juga berkas teks sumbernya, karena tanda terima sering perlu diterbitkan ulang untuk keperluan berbeda. Untuk arsip jangka panjang, pertimbangkan PDF/A (format arsip ISO), format arsip yang membuat dokumen tetap terbaca dalam hitungan tahun.
Kalau tanda terima dikirim lewat surel, kirim sebagai PDF, bukan foto. Kecilkan berkasnya lewat Kompres PDF kalau melewati batas lampiran. Kalau isinya memuat data keuangan yang tidak perlu dibaca orang lain, kunci berkasnya dengan Proteksi PDF dan kirim sandinya lewat saluran berbeda. Untuk pengeluaran yang menjadi dasar pembukuan, simpan tanda terima berpasangan dengan bukti transfer dan notanya, karena ketiganya saling menguatkan saat laporan disusun. Kebiasaan menyimpan bukti secara rapi dibahas di cara menyimpan bukti transfer.
Kapan tanda terima tidak dipakai
Kalau uangnya belum diterima, jangan membuat tanda terima. Membuatnya lebih awal, meski niatnya sebagai janji, membuat catatan penerimaan tidak lagi bisa dipercaya.
Untuk transaksi yang memerlukan dokumen resmi tertentu, misalnya setoran ke instansi atau pembayaran yang harus memakai bukti resmi dari sistem mereka, ikuti format yang diminta. Tanda terima buatan sendiri tidak menggantikan bukti resmi itu.
Untuk transaksi usaha bernilai besar yang melibatkan pajak, tanda terima komersial bukan dokumen perpajakan. Ketentuan dokumen perpajakan mengikuti aturan resmi yang berlaku, jadi verifikasi ke kanal resmi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah tanda terima harus bernomor? Tidak wajib untuk transaksi kecil atau perorangan. Nomor membantu pelacakan saat jumlahnya bertambah, dan sebaiknya dipakai begitu tanda terima dibuat rutin.
Bolehkah tanda terima dibuat tanpa materai? Untuk transaksi usaha sehari-hari biasanya tidak perlu materai. Kalau instansi atau rekan usaha memintanya, ikuti permintaan itu dan tanyakan ketentuannya. Bagaimana kalau tanda terima hilang? Buat salinan dari arsip Anda dengan keterangan bahwa ini salinan pengganti, lalu cantumkan nomor dan tanggal aslinya. Jangan membuat nomor baru untuk pembayaran yang sama.
Apakah tanda terima bisa dibuat dari ponsel? Bisa. Teks ke PDF berjalan di peramban ponsel. Yang perlu diperhatikan hanya koneksi dan ketelitian saat mengetik jumlah uang.
Apa bedanya dengan kwitansi? Kwitansi adalah bentuk formal yang lazim bernomor dan memuat jumlah dalam huruf. Tanda terima pembayaran lebih luwes dan bisa dipakai untuk serah terima uang yang tidak memerlukan format formal.
Satu tanda terima untuk satu pembayaran
Mulai dari pembayaran terakhir yang Anda terima. Tulis tanda terimanya, beri nomor, simpan salinan digital dan berkas teksnya, lalu jadikan pola tetap untuk pembayaran berikutnya. Kalau Anda baru membangun kebiasaan administrasi, urutkan pekerjaan dari invoice ke tanda terima supaya catatan tagihan dan penerimaan bertemu di satu tempat. Peta pekerjaannya ada di Dokumen Keuangan, dan gambaran seluruh dokumen ada di Panduan Dokumen.