Cara menggabungkan slip gaji setahun menjadi satu PDF dikerjakan lewat Gabung PDF. Seluruh berkas slip diunggah, urutannya digeser di pratinjau sampai sesuai urutan bulan, prosesnya dijalankan, lalu hasilnya diunduh. Penanda buku setiap berkas tetap dipertahankan, dan satu proses menerima sampai 20 berkas. Setiap slip harus sudah berformat PDF sebelum masuk. Kalau slip masih berupa tulisan atau lembar kerja, ekspor dulu lewat Teks ke PDF atau Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS).
Slip gaji biasanya diterbitkan per bulan. Menyimpannya sebagai berkas terpisah memudahkan pembagian ke karyawan, tetapi menyulitkan saat seluruh slip satu tahun harus diserahkan sebagai satu dokumen. Penggabungan menjawab kebutuhan itu: berkas bulanan menjadi satu PDF yang halaman-halamannya berurutan dari Januari sampai Desember.
Pekerjaan ini sering muncul saat slip dipakai sebagai bukti penghasilan, misalnya untuk pengajuan kredit, pengajuan visa, atau kelengkapan administrasi di instansi lain. Karena berkasnya berpindah tangan, kerapian dan kelengkapan urutannya lebih penting daripada sekadar berhasil digabung.
Kenapa slip setahun diminta sebagai satu berkas
Penerima biasanya ingin melihat pola penghasilan sepanjang tahun, bukan satu bulan saja. Dengan satu berkas, pemeriksa tidak perlu membuka banyak lampiran terpisah, dan urutan bulannya langsung terlihat. Berkas tunggal juga lebih sulit hilang sebagian dibandingkan kumpulan berkas yang dikirim longgar.
Satu berkas juga memudahkan pemberian nomor halaman. Penerima bisa menyebut "halaman tujuh" saat menanyakan sesuatu, dan Anda tahu halaman itu merujuk bulan apa. Ini sulit dilakukan kalau slip dikirim sebagai banyak berkas terpisah.
Menyiapkan berkas sebelum digabung
Periksa dulu format setiap berkas. Penggabungan hanya menerima PDF. Kalau slip dari sistem penggajian keluar sebagai PDF, langsung pakai berkas itu. Kalau Anda menerbitkan slip sendiri, cara membuatnya ada di cara membuat PDF slip gaji.
Beri nama setiap berkas dengan awalan bulan, misalnya 01-januari, 02-februari, dan seterusnya. Awalan angka membuat urutan bulan terlihat sebelum digabung, dan memudahkan Anda melihat bulan mana yang belum siap. Nama yang hanya memuat nama karyawan tanpa bulan menyulitkan pengurutan.
Periksa kelengkapannya. Hitung apakah seluruh periode yang diminta sudah ada. Kalau ada slip yang hilang, minta salinannya lebih dulu ke bagian penggajian, karena menggabungkan berkas yang belum lengkap hanya menghasilkan dokumen yang harus diulang.
Periksa juga apakah setiap slip memuat periode yang jelas, total bersih, dan identitas yang benar. Kesalahan pada slip sumber tidak akan hilang saat digabung. Justru penggabungan membuat kesalahan itu ikut tersebar ke seluruh dokumen.
Langkah menggabungkan slip setahun
- Kumpulkan seluruh PDF slip dalam satu folder kerja.
- Periksa nama berkas dan urutan bulannya.
- Buka Gabung PDF di peramban.
- Unggah seluruh berkas. Satu proses menerima sampai 20 berkas.
- Periksa urutan pada pratinjau. Berkas teratas menjadi halaman pertama hasil gabungan.
- Geser berkas yang urutannya salah.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya.
- Buka hasilnya dan periksa halaman pertama, halaman terakhir, serta sambungan antar bulan.
Langkah kelima yang paling sering membuat hasilnya meleset. Daftar di pratinjau adalah urutan hasil akhir, bukan urutan berkas saat Anda memilihnya di folder. Baca daftar itu dari atas ke bawah sebelum menjalankan proses.
Kalau berkasnya lebih dari batas satu proses
Kalau jumlah slip melebihi batas berkas per proses, gabungkan per kelompok lebih dulu. Misalnya kelompok semester pertama dan kelompok semester kedua, atau kelompok per kuartal. Setiap kelompok disatukan, lalu hasil setiap kelompok disatukan lagi di putaran terakhir.
Kelompokkan menurut urutan akhir, bukan menurut jenis dokumen. Setelah putaran pertama, periksa kembali urutan hasil gabungan sebelum menyatukannya. Kesalahan urutan pada putaran pertama akan terbawa ke hasil akhir, dan memperbaikinya setelah digabung lebih merepotkan.
Merapikan hasil gabungan
Setelah menjadi satu berkas, tambahkan nomor halaman lewat Nomor Halaman. Nomor awal bisa diatur, dan posisinya digeser di pratinjau. Nomor halaman memudahkan penerima menyebut letak temuan dan memudahkan Anda mencocokkan halaman dengan bulan.
Kalau berkas hasil gabungannya besar, Kompres PDF menurunkan resolusi gambar berlebih lalu merapikan struktur. PDF yang berisi pindaian bisa menyusut sampai sekitar 90 persen, sedangkan PDF teks nyaris tidak berubah. Karena slip biasanya berisi teks, penurunan ukurannya sering tidak banyak. Itu wajar, bukan tanda prosesnya gagal.
Periksa juga apakah ada halaman kosong yang ikut terbawa dari berkas sumber. Halaman kosong di tengah kumpulan slip membuat dokumen terlihat tidak rapi dan bisa menimbulkan pertanyaan. Buang halaman seperti itu sebelum digabung, atau susun ulang halaman lewat Atur Urutan Halaman dengan catatan halaman yang tidak disebut akan terbuang.
Melindungi isi slip
Slip gaji memuat data pribadi dan data keuangan. Kalau berkas gabungan ini dikirim lewat surel atau diunggah ke portal, pertimbangkan Proteksi PDF. Tool ini memberi kata sandi AES-256 dan mengatur tiga izin: cetak, salin, dan ubah. Bawaannya ketiga izin ditolak. Kirim sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya, dan catat sandi itu karena tidak bisa dipulihkan kalau lupa.
Bersihkan metadata sebelum dikirim. Berkas dari sistem penggajian bisa membawa nama penyusun dan nama perangkat lunak. panduan metadata PDF membersihkan keterangan itu tanpa mengubah tampilan halaman.
Kalau ada bagian yang tidak perlu dibaca penerima, misalnya nomor rekening pada slip, Sensor PDF menghapus data di area yang ditandai secara permanen. Kerjakan pada salinan kerja, karena sensor tidak bisa dibatalkan.
Masalah yang sering terjadi
Urutan bulan terbalik. Penyebabnya urutan mengikuti cara berkas dipilih, bukan urutan yang diinginkan. Periksa pratinjau dan geser daftarnya.
Ada bulan yang hilang. Biasanya slip bulan itu belum diunduh atau belum diterbitkan. Periksa kelengkapan sebelum digabung, dan cocokkan jumlah halaman dengan jumlah bulan.
Slip dari bulan tertentu terpotong. Berkas sumbernya mungkin memang terpotong sejak awal. Buka setiap slip sebelum digabung, karena penggabungan tidak memperbaiki isi halaman.
Berkas ditolak karena terkunci. Penggabungan tidak bisa membaca berkas yang terkunci kata sandi. Buka kuncinya lebih dulu, atau minta salinan tanpa kunci.
Hasil gabungan terlalu besar untuk portal. Kompres setelah isinya final, dan periksa keterbacaan halamannya.
Kapan slip tidak perlu digabung
Kalau instansi yang meminta menyediakan kolom unggahan terpisah untuk setiap bulan, pakai kolom itu. Menggabungkan berkas pada sistem yang memang memisahkan justru menyulitkan pemeriksaan.
Kalau perusahaan menerbitkan slip dalam sistem yang bisa diakses langsung oleh verifikator, jalur itu lebih baik karena datanya bisa diverifikasi. Slip gabungan dipakai kalau memang diminta sebagai berkas.
Kalau data penggajian tidak boleh keluar dari jaringan kantor, kerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Berkas di layanan ini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah slip yang sudah digabung masih bisa dipisah lagi per bulan? Bisa, tetapi hasil pemisahan tidak otomatis kembali ke batas bulan aslinya. Karena itu, simpan berkas bulanan dan jangan menghapusnya setelah digabung.
Apakah penanda buku setiap slip ikut terbawa? Ya, penanda buku dipertahankan. Kalau setiap slip punya penanda bukunya sendiri, penanda itu tetap ada di hasil gabungan.
Apakah penggabungan mengubah isi slip? Tidak. Isi setiap halaman tetap seperti aslinya. Penggabungan hanya menyusun halaman berurutan.
Bisakah slip pindaian digabung dengan slip digital? Bisa. Ukuran halaman boleh berbeda dan setiap halaman mempertahankan ukurannya. Perlu diingat, slip pindaian tidak punya lapisan teks, sehingga isinya tidak bisa dicari.
Apakah slip gabungan perlu ditandatangani? Ketentuan itu ditetapkan instansi yang meminta. Kalau perlu, cetak halaman yang bersangkutan, tanda tangani, lalu pindai dan gabungkan kembali.
Menutup pekerjaan slip setahun
Pastikan seluruh bulan lengkap, beri nama dengan awalan bulan, gabungkan sesuai urutan, lalu rapikan nomor halamannya. Periksa hasil akhir dari halaman pertama sampai terakhir, dan simpan berkas bulanan sebagai cadangan. Setelah itu, lengkapi berkas dengan Dokumen Keuangan dan gambaran besar dokumen di Panduan Dokumen.