Tagihan pembayaran dibuat untuk meminta seseorang atau sebuah unit membayar sejumlah kewajiban pada waktu tertentu. Cara paling praktis adalah menulis isinya di Teks ke PDF, menjalankan prosesnya, lalu mengunduh hasilnya. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45, sehingga tagihan terbaca rapi dan tampilannya tetap sama saat dibuka penerima.
Tagihan sering dipakai pada kewajiban yang berulang atau terjadwal, misalnya iuran, sewa, langganan, atau pembayaran kegiatan. Karena penerimanya bisa banyak dan kewajibannya mirip, tagihan biasanya dibuat dari satu kerangka yang sama, lalu disesuaikan untuk setiap penerima. Kerangka yang rapi menghemat waktu dan mengurangi kekeliruan.
Artikel ini untuk pengurus organisasi, pengelola kegiatan, dan pelaku usaha yang menerbitkan tagihan. Tagihan berbeda dari invoice dalam hal penekanan: invoice menagih pekerjaan atau barang yang sudah diserahkan, sedangkan tagihan menekankan kewajiban yang harus dibayar beserta kanal pembayarannya. Untuk penagihan pekerjaan, lihat invoice untuk freelancer.
Kapan memakai tagihan
Tagihan dipakai kalau yang ditagih adalah kewajiban, bukan hasil pekerjaan. Iuran bulanan, sewa tempat, biaya kegiatan, dan langganan adalah contohnya. Penerima biasanya sudah tahu kewajibannya, dan tagihan berfungsi mengingatkan jumlah, waktu, dan cara membayarnya.
Tagihan juga dipakai kalau pembayarannya melibatkan banyak orang dengan jumlah yang sama. Pada keadaan seperti itu, satu kerangka tagihan dipakai berulang, dan yang berubah hanya nama penerima serta keterangan tambahan. Pola yang tetap membuat penerima cepat mengenali tagihan Anda.
Kalau pembayaran sudah diterima dan Anda ingin memberi bukti, dokumen yang dibuat bukan tagihan, melainkan kwitansi atau tanda terima. Tagihan selalu mendahului pembayaran.
Isi tagihan yang lengkap
Bagian atas memuat identitas penagih: nama organisasi atau usaha, alamat, dan kanal komunikasi yang bisa dihubungi. Kalau ada nomor tagihan, cantumkan di dekat tanggal penerbitan. Nomor yang berurutan memudahkan pelacakan saat penerima menanyakan tagihannya.
Bagian berikutnya memuat identitas penerima tagihan. Tulis nama lengkap dan keterangan yang membedakannya dari penerima lain, misalnya nomor anggota, nomor unit, atau nomor pelanggan. Keterangan ini mencegah tagihan tertukar, terutama kalau banyak penerima memiliki nama yang mirip.
Rincian kewajiban adalah bagian inti. Setiap baris menyebut jenis kewajiban, periode, dan nilainya. Kalau tagihan memuat beberapa komponen, pisahkan setiap komponen menjadi baris tersendiri. Menggabungkan semuanya menjadi satu angka menyulitkan penerima mencocokkan tagihan dengan catatannya.
Bagian bawah memuat total yang harus dibayar, batas waktu pembayaran, dan kanal pembayaran yang tersedia. Sebutkan langkah pembayaran dengan jelas, misalnya ke rekening mana atau lewat layanan apa. Bagian ini yang paling sering menjadi pertanyaan penerima, jadi tulis selengkap mungkin.
Nomor tagihan dan urutannya
Nomor tagihan adalah penanda yang memudahkan pelacakan. Pakai pola yang tetap, misalnya urutan angka diikuti periode, dan naikkan urutannya setiap kali menerbitkan tagihan baru. Jangan memakai ulang nomor yang sudah terpakai, termasuk untuk tagihan yang dibatalkan. Tagihan batal tetap perlu jejak, misalnya dengan keterangan pembatalan pada berkasnya.
Simpan catatan nomor di satu tempat, misalnya lembar kerja berisi nomor, tanggal, nama penerima, dan nilai tagihan. Catatan ini berguna saat penerima mengaku tidak pernah menerima tagihan, atau saat Anda perlu memeriksa siapa saja yang belum membayar.
Untuk tagihan yang berulang, sebutkan periodenya dengan jelas. Tagihan iuran bulan tertentu sebaiknya menyebut bulan itu, bukan hanya tanggal terbit, supaya tidak tertukar dengan tagihan periode lain.
Menyebut batas waktu dan kanal pembayaran
Tulis batas waktu dengan tegas, misalnya tanggal tertentu atau jumlah hari setelah tagihan diterbitkan. Batas waktu yang kabur membuat penerima menunda, dan penundaan membuat penagihan berikutnya menumpuk.
Sebutkan kanal pembayaran yang tersedia selengkap mungkin: nama bank, nomor rekening, nama pemilik rekening, atau kode pembayaran kalau ada. Kesalahan di bagian ini paling merugikan, karena pembayaran bisa gagal masuk atau masuk ke pihak yang salah. Periksa dua kali sebelum tagihan dikirim.
Cantumkan juga ketentuan yang sudah disepakati tentang keterlambatan, kalau memang ada. Jangan menulis ancaman. Cukup nyatakan ketentuannya, karena penerima yang tahu konsekuensinya lebih mudah mengambil keputusan.
Langkah membuat tagihan pembayaran
- Kumpulkan data kewajiban: jenis, periode, nilai, dan nama penerima.
- Tentukan nomor tagihan dan tanggal penerbitannya.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis identitas penagih dan nomor tagihan di bagian atas.
- Tulis identitas penerima beserta keterangan pembeda.
- Tulis rincian kewajiban satu baris per komponen.
- Tulis total, batas waktu, dan kanal pembayaran. Tebalkan total dengan penanda bintang ganda.
- Jalankan prosesnya, unduh PDF-nya, lalu buka dan periksa hasilnya.
Kalau satu berkas memuat beberapa tagihan, pisahkan halaman dengan menulis tiga tanda hubung pada baris sendiri. Untuk tagihan yang perlu tampil dalam kolom, susun di lembar kerja lalu ekspor lewat Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS).
Mengirim tagihan ke banyak penerima
Kirim tagihan hanya kepada penerima yang bersangkutan. Kalau tagihan memuat nama dan nilai kewajiban pribadi, jangan mengirim satu berkas berisi tagihan banyak orang ke saluran komunikasi bersama. Kirim satu per satu, atau pisahkan halaman per penerima.
Beri nama berkas yang memuat nama penerima dan periode, supaya tidak tertukar. Nama seperti tagihan-iuran-januari.pdf lebih mudah dilacak daripada nama seperti tagihan.pdf.
Untuk pengiriman lewat surel, periksa alamat penerima sebelum mengirim. Kalau tagihan memuat data yang tidak perlu dibaca orang lain, pertimbangkan Proteksi PDF dengan kata sandi dan pengaturan izin. Bawaannya ketiga izin, yaitu cetak, salin, dan ubah, ditolak. Kirim sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya.
Bersihkan juga metadata sebelum berkas dikirim. Berkas dari lembar kerja membawa nama penulis dan nama perangkat. panduan metadata PDF membersihkannya tanpa mengubah tampilan halaman.
Mencatat tagihan yang sudah dibayar
Buat daftar periksa sederhana berisi nomor tagihan, nama penerima, nilai, dan status pembayaran. Perbarui daftar itu setiap kali pembayaran masuk. Tanpa daftar, Anda akan mengirim pengingat kepada orang yang sudah membayar, dan itu merusak kepercayaan.
Cocokkan pembayaran dengan tagihan sebelum menandainya lunas. Pastikan nilai yang masuk sama dengan nilai yang ditagih, dan pastikan pengirimnya memang penerima tagihan. Untuk pembayaran sebagian, catat sisanya, jangan menandai lunas.
Setelah pembayaran diterima, terbitkan tanda terima sebagai bukti. Simpan salinan tagihan dan bukti pembayarannya berdampingan, supaya pencocokan di kemudian hari mudah dilakukan.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau organisasi Anda sudah memakai sistem penagihan yang menerbitkan tagihan bernomor otomatis beserta kode pembayaran, pakai sistem itu. Tagihan manual yang dibuat terpisah membuat catatan penerimaan terpecah di dua tempat.
Kalau tagihan ditujukan untuk kewajiban yang ketentuannya diatur instansi, misalnya pembayaran yang berkaitan dengan layanan resmi atau kewajiban perpajakan, ikuti ketentuan dan format yang ditetapkan instansi tersebut. Ketentuan itu berbeda antar instansi dan bisa berubah, jadi verifikasi ke sumber resmi, bukan menebak dari pengalaman orang lain.
Kalau yang Anda tagih adalah hasil pekerjaan, bukan kewajiban berkala, gunakan invoice supaya fungsinya jelas bagi penerima.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah tagihan harus bernomor? Tidak wajib untuk penagihan kecil, tetapi nomor yang berurutan sangat membantu pelacakan. Nomor memudahkan Anda menemukan salinan saat penerima bertanya.
Apa bedanya tagihan dan invoice? Invoice menagih pekerjaan atau barang yang sudah diserahkan. Tagihan menekankan kewajiban yang harus dibayar, biasanya berulang, beserta kanal pembayarannya. Keduanya sama-sama mendahului pembayaran.
Bagaimana kalau penerima mengaku tidak menerima tagihan? Kirim ulang tagihan yang sama, jangan menerbitkan nomor baru, karena nomor baru membuat catatan Anda dan catatan penerima tidak lagi cocok. Catat tanggal pengiriman ulang.
Bolehkah tagihan dikirim lewat aplikasi pesan? Boleh kalau kanalnya aman dan penerima mengizinkannya. Yang penting, isi tagihan tidak terbaca orang lain dan sampai ke penerima yang benar.
Apakah tagihan perlu ditandatangani? Untuk penagihan internal biasanya tidak. Kalau instansi meminta tanda tangan dan cap, cetak tagihannya, tanda tangani, lalu pindai. Ikuti ketentuan instansi yang meminta.
Mulai dari satu kerangka
Buat kerangka tagihan untuk kewajiban yang paling sering Anda terbitkan, lalu pakai berulang. Setelah polanya terbentuk, penagihan berikutnya hanya perlu mengganti nama penerima dan periode. Simpan kerangkanya, dan simpan pula catatan nomor serta status pembayaran.
Dokumen keuangan lain dapat Anda mulai dari Dokumen Keuangan. Lihat juga peta seluruh dokumen di Panduan Dokumen.