Nota penjualan adalah bukti transaksi yang dibuat setelah barang atau jasa diserahkan, dan berfungsi mencatat apa yang sudah dibeli beserta nilainya. Cara membuatnya adalah menulis rincian transaksi di Teks ke PDF, menjalankan prosesnya, lalu mengunduh hasilnya. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45, sehingga nota terbaca rapi dan tampilannya tetap sama di perangkat mana pun.
Artikel ini membahas isi nota dan bedanya dengan dokumen sejenis. Untuk nota toko sehari-hari yang dicetak atau diarsip sebagai PDF, baca Nota Penjualan PDF.
Nota berbeda dari invoice. Invoice diterbitkan untuk menagih pembayaran yang belum terjadi, sedangkan nota mencatat transaksi yang sudah selesai. Nota juga berbeda dari kwitansi, karena kwitansi khusus menyatakan bahwa uang sudah diterima, sedangkan nota bisa memuat rincian barang sekaligus keterangan pembayaran. Untuk penagihan pekerjaan yang belum dibayar, gunakan invoice untuk freelancer.
Artikel ini untuk pemilik toko, penjual di pasar, dan pelaku usaha kecil yang membuat nota sendiri. Untuk usaha yang lebih formal dan memerlukan dokumen penjualan dengan bentuk tertentu, bentuknya bisa berbeda. Yang tetap sama: isinya harus cocok dengan barang yang benar-benar diserahkan.
Kapan nota dipakai
Nota dipakai pada transaksi yang sudah selesai, baik tunai maupun transfer. Penjual menyerahkan barang, pembeli membayar, lalu nota dibuat sebagai catatan bagi kedua pihak. Karena itu, nota terbit setelah kejadian, bukan sebelum.
Pada penjualan tunai di toko, nota sering berupa lembar kecil yang langsung diberikan. Pada penjualan yang lebih besar, nota dibuat lebih lengkap karena dipakai sebagai bukti untuk keperluan pencatatan dan pengembalian barang. Semakin besar nilainya, semakin lengkap nota yang sebaiknya dibuat.
Kalau pembeli memerlukan nota untuk keperluan pajak, ada dokumen tersendiri yang ketentuannya ditetapkan otoritas pajak. Nota penjualan biasa tidak menggantikannya. Ketentuan itu berbeda menurut keadaan penjual dan bisa berubah, jadi verifikasi ke kanal resmi kantor pajak.
Isi nota penjualan yang baik
Bagian atas memuat identitas penjual: nama usaha, alamat, dan nomor telepon. Kalau ada nomor nota, cantumkan di dekat tanggal supaya mudah dirujuk. Untuk toko yang melayani banyak transaksi, nomor yang berurutan memudahkan pencarian saat ada pembeli yang kembali.
Bagian berikutnya memuat tanggal dan identitas pembeli kalau diperlukan. Untuk penjualan tunai kepada perorangan, nama pembeli boleh dikosongkan. Untuk penjualan kepada usaha lain, cantumkan nama perusahaan pembeli supaya nota bisa dipakai sebagai bukti pengeluaran mereka.
Rincian barang adalah bagian inti. Setiap baris menyebut nama barang, jumlah, satuan, harga satuan, dan nilai totalnya. Tulis nama barang dengan jelas, bukan kode yang hanya dipahami penjual. Baris yang hanya berbunyi "barang" tanpa keterangan menyulitkan pembeli mencocokkan nota dengan belanjanya.
Bagian bawah memuat total yang dibayar, cara pembayaran, dan jumlah uang yang diterima kalau pembayarannya tunai. Kalau ada uang kembalian, cantumkan juga supaya tidak ada perbedaan tafsir. Kalau ada diskon, tulis sebagai baris tersendiri, jangan langsung mengurangi harga satuan, supaya perhitungannya bisa ditelusuri.
Membedakan nota dari dokumen sejenis
Nota, invoice, kwitansi, dan faktur sering dianggap sama karena semuanya menyebut sejumlah uang. Fungsinya berbeda. Nota mencatat transaksi yang sudah terjadi. Invoice menagih pembayaran yang belum terjadi. Kwitansi menyatakan uang sudah diterima. Faktur dipakai pada penjualan yang lebih formal dan memuat keterangan yang ditetapkan.
Pada praktiknya, satu transaksi bisa menghasilkan lebih dari satu dokumen. Penjualan yang dibayar di muka dengan invoice akan ditutup dengan kwitansi saat uangnya masuk. Penjualan tunai di toko cukup dengan nota. Yang penting, jangan menukar fungsi dokumen, karena kekeliruan itu membuat catatan keuangan kedua pihak kacau.
Langkah membuat nota penjualan
- Siapkan data transaksi: nama barang, jumlah, harga satuan, dan tanggal.
- Hitung nilai setiap baris dan totalnya di lembar kerja, jangan menghitung di kepala.
- Tentukan nomor nota kalau toko memakainya.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis identitas penjual dan nomor nota di bagian atas.
- Tulis rincian barang satu baris per barang.
- Tulis total, cara pembayaran, dan uang kembalian kalau ada. Tebalkan total dengan penanda bintang ganda.
- Jalankan prosesnya, unduh PDF-nya, lalu buka dan periksa hasilnya.
Teks ke PDF tidak membentuk tabel. Kalau rincian barang perlu tampil dalam kolom yang rapi, susun di lembar kerja lalu ekspor lewat Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS). Untuk nota dengan sedikit barang, daftar bernomor sudah cukup terbaca.
Nota untuk penjualan sehari-hari
Toko yang melayani banyak pembeli setiap hari memerlukan cara yang cepat. Simpan kerangka nota di tempat yang mudah disunting, lalu salin dan ubah isinya untuk tiap transaksi. Pola yang tetap membuat pengisian tidak perlu berpikir ulang.
Untuk transaksi kecil yang jumlahnya banyak, nota ringkas dengan nama barang, jumlah, dan total sudah memadai. Untuk transaksi besar, lengkapi dengan identitas pembeli dan keterangan pembayaran. Sesuaikan kelengkapan nota dengan nilainya, karena membuat nota panjang untuk pembelian kecil justru memperlambat pelayanan.
Simpan salinan nota untuk pembukuan. Nomor nota yang berurutan dan tanggal yang tercatat membuat rekap penjualan harian bisa disusun dalam hitungan menit. Rekap itu kemudian menjadi bahan untuk laporan yang lebih lengkap, misalnya laporan keuangan pribadi kalau Anda mencatat usaha dan pribadi secara terpisah.
Memeriksa nota sebelum diberikan
Periksa tiga hal. Pertama, hitungannya: jumlah dikali harga satuan, lalu totalnya. Kedua, rinciannya: nama barang dan jumlahnya cocok dengan yang diserahkan. Ketiga, pembayarannya: jumlah yang diterima dan kembaliannya benar.
Untuk transaksi tunai, hitung kembalian di depan pembeli supaya tidak ada keraguan. Untuk transaksi transfer, pastikan dana sudah masuk sebelum barang diserahkan, kecuali Anda memang memberikan tempo pembayaran.
Kalau nota dibuat dalam bentuk PDF untuk dikirim, periksa nama berkasnya. Nama yang menyebut tanggal dan nomor nota lebih mudah dilacak daripada nama seperti nota.pdf. Kalau nota memuat data pembeli yang sensitif, pertimbangkan Sensor PDF untuk menghapus bagian yang tidak perlu dibaca sebelum dikirim.
Menyimpan dan mengarsipkan nota
Simpan salinan nota menurut tanggal, dan pisahkan per bulan. Arsip yang teratur membuat pencocokan dengan catatan penjualan menjadi cepat. Untuk nota kertas, pindai atau foto dengan rapi, lalu simpan sebagai berkas digital.
Untuk arsip jangka panjang, PDF/A (format arsip ISO) mengubah berkas menjadi format arsip ISO 19005. Format ini menyertakan font yang belum tertanam dan menonaktifkan JavaScript serta aksi otomatis, sehingga berkas tetap terbaca dalam hitungan tahun. Ini berguna untuk nota yang perlu disimpan lama karena berkaitan dengan kewajiban pencatatan.
Kalau arsip nota sudah menumpuk dan ukurannya besar, Kompres PDF menurunkan resolusi gambar berlebih dan merapikan struktur. PDF berisi foto bisa menyusut sampai sekitar 90 persen, sedangkan PDF teks nyaris tidak berubah. Periksa kembali isinya setelah dikompres.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau usaha Anda sudah memakai sistem kasir yang mencetak nota otomatis, pakai sistem itu. Nota manual yang dibuat terpisah membuat catatan penjualan terpecah. Sistem kasir juga langsung mencatat penjualan tanpa pengetikan ulang.
Kalau pembeli meminta dokumen penjualan dengan bentuk tertentu, misalnya untuk keperluan pajak atau penggantian biaya di perusahaannya, ikuti bentuk yang diminta. Dokumen yang tidak sesuai bisa ditolak bagian keuangan pembeli.
Kalau transaksinya masih akan ditagih, jangan memakai nota. Gunakan invoice, karena nota menyatakan transaksi sudah selesai dan bisa menimbulkan kesan pembayaran sudah lunas.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah nota harus bernomor? Tidak wajib untuk penjualan kecil, tetapi nomor yang berurutan sangat membantu pelacakan. Nomor juga memudahkan Anda menemukan salinan saat pembeli kembali.
Apakah nota perlu tanda tangan? Untuk penjualan tunai biasanya tidak. Untuk transaksi yang nilainya besar atau melibatkan pengiriman, tanda tangan penerima berguna sebagai bukti barang sudah diterima. Ikuti kebiasaan usaha Anda.
Bolehkah nota ditulis tangan? Boleh, selama isinya terbaca. Untuk nota yang perlu dikirim atau diarsipkan lama, versi digital lebih mudah dicari dan disimpan.
Apa bedanya nota dan kwitansi? Nota mencatat transaksi beserta rincian barang. Kwitansi khusus menyatakan bahwa sejumlah uang sudah diterima. Pada penjualan tunai, satu nota bisa sekaligus memuat keterangan pembayaran.
Apakah nota bisa dipakai untuk pengembalian barang? Nota adalah bukti pembelian, sehingga sering dipakai sebagai dasar pengembalian atau penukaran. Simpan salinannya supaya kebijakan pengembalian bisa dijalankan dengan adil.
Mulai dari satu kerangka
Buat satu kerangka nota untuk transaksi yang paling sering terjadi, lalu pakai berulang. Setelah polanya terbentuk, tambahkan keterangan sesuai kebutuhan, misalnya identitas pembeli untuk penjualan besar. Kerangka yang rapi menghemat waktu dan mengurangi kesalahan hitung.
Pekerjaan keuangan lain bisa Anda telusuri lewat Dokumen Keuangan. Untuk gambaran semua kelompok dokumen, buka Panduan Dokumen.