Cara mengamankan dokumen keuangan adalah dengan mengunci berkasnya memakai kata sandi dan mengatur izinnya lewat Proteksi PDF, lalu melengkapinya dengan membersihkan metadata dan menyensor bagian yang tidak perlu dibaca. Tool proteksi memakai kata sandi AES-256 dengan panjang minimal empat karakter, dan mengatur tiga izin: cetak, salin, dan ubah. Bawaannya ketiga izin itu ditolak, sehingga berkas hanya bisa dibuka dan dibaca. Sandi yang lupa tidak bisa dipulihkan, jadi catat sandinya di tempat yang aman.
Dokumen keuangan memuat dua jenis data sekaligus: identitas dan angka. Nama, nomor rekening, dan penghasilan adalah data yang tidak perlu diketahui orang lain. Karena itu, mengamankan dokumen keuangan bukan sekadar memberi kata sandi, melainkan memutuskan siapa yang boleh membuka, apa yang boleh dilakukan setelah dibuka, dan bagian mana yang tidak perlu ikut terkirim.
Artikel ini membahas pekerjaan pada berkasnya. Ketentuan soal dokumen keuangan yang sah, misalnya format yang diminta bank atau instansi, ditetapkan masing-masing penerima dan bisa berubah, jadi verifikasi ke sumber resminya. Sandi dan sensor di sini melindungi berkas, bukan menggantikan keabsahan dokumen.
Tiga lapisan pengamanan
Lapisan pertama adalah sandi buka. Berkas tidak bisa dibuka tanpa sandi yang benar. Ini lapisan yang paling sering dipakai dan yang paling mudah dipahami.
Lapisan kedua adalah izin. Setelah berkas dibuka, penerima bisa dibatasi: tidak boleh mencetak, tidak boleh menyalin teks, dan tidak boleh mengubah isinya. Bawaan tool ini menolak ketiganya. Kalau Anda ingin penerima bisa mencetak untuk keperluan arsip, izin cetak bisa dinyalakan, sementara salin dan ubah tetap ditolak.
Lapisan ketiga adalah pembersihan isi. Metadata dibersihkan lewat panduan metadata PDF, dan data yang tidak perlu dibaca dihapus permanen lewat Sensor PDF. Lapisan ini bekerja sebelum berkas dikunci, karena metadata dan area yang disensor tidak bisa diperbaiki setelah berkas terkunci.
Ketiga lapisan itu berurutan. Bersihkan dan sensor dulu, baru kunci. Mengunci lebih dulu lalu menyadari ada data yang harus dihapus berarti membuka kunci, mengulang pekerjaan, dan mengunci ulang.
Memutuskan tingkat pengamanan
Tidak semua dokumen keuangan memerlukan perlindungan yang sama. Menentukan tingkatnya lebih dulu mencegah Anda mengunci berkas yang justru harus bisa dibaca bebas.
Dokumen internal seperti laporan bulanan untuk tim biasanya cukup disimpan di tempat yang aksesnya terbatas, tanpa sandi. Yang penting berkasnya tidak tersebar ke luar.
Dokumen yang dikirim ke pihak luar, misalnya laporan ke bank atau lampiran surel, cocok dikunci dengan sandi dan izin yang dibatasi. Kirim sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya, misalnya berkas lewat surel dan sandi lewat pesan singkat.
Dokumen yang memuat data identitas lengkap, misalnya slip gaji atau rekening koran, sebaiknya dilindungi penuh: metadata dibersihkan, bagian yang tidak perlu disensor, lalu berkas dikunci.
Langkah mengamankan dokumen keuangan
- Finalkan isi dokumennya lebih dulu. Setelah dikunci, perubahan pada isi memerlukan proses ulang dari berkas asli.
- Simpan salinan asli yang belum diolah di tempat terpisah.
- Bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF supaya nama penyusun, nama perangkat, dan keterangan lain tidak ikut terbawa.
- Sensor bagian yang tidak perlu dibaca lewat Sensor PDF. Kerjakan pada salinan kerja, karena sensor menghapus data secara permanen.
- Buka Proteksi PDF dan unggah berkas yang sudah bersih.
- Tentukan kata sandi minimal empat karakter. Pilih sandi yang tidak mudah ditebak dan tidak dipakai di layanan lain.
- Tentukan izin cetak, salin, dan ubah sesuai kebutuhan penerima. Bawaannya ketiga izin ditolak.
- Jalankan prosesnya, unduh hasilnya, lalu buka dengan sandi untuk memastikan berkasnya bisa dibuka dan izinnya bekerja.
- Catat sandinya di tempat yang aman, lalu kirim berkas dan sandinya lewat saluran yang berbeda.
Langkah kedelapan penting. Membuktikan berkas bisa dibuka dengan sandi yang benar mencegah Anda mengirim berkas yang tidak bisa dibuka sama sekali. Simpan sandi di pengelola sandi, bukan di berkas yang sama atau di badan surel.
Soal kata sandi yang aman
Panjang minimal tool ini adalah empat karakter, tetapi sandi empat karakter hanya cocok untuk berkas yang tidak terlalu sensitif. Untuk dokumen keuangan, pakai sandi yang lebih panjang dan gabungkan huruf, angka, dan tanda. Hindari tanggal lahir, nama, atau nomor telepon, karena itu hal pertama yang dicoba orang yang mengenal Anda.
Jangan memakai sandi yang sama untuk semua berkas. Kalau satu sandi bocor, seluruh berkas dengan sandi itu ikut terbuka. Untuk dokumen yang berbeda, pakai sandi yang berbeda.
Sandi yang lupa tidak bisa dipulihkan. Simpan salinan asli dan catatan sandi di tempat yang aman. Kalau Anda memakai pengelola sandi, simpan di sana. Kalau tidak, simpan catatan fisik di tempat yang tidak bisa diakses orang lain.
Mengirim sandi lewat saluran terpisah
Sandi yang dikirim bersama berkasnya tidak menambah perlindungan, karena siapa pun yang bisa membuka berkasnya juga bisa membaca sandinya. Kirim sandi lewat saluran yang berbeda. Misalnya berkas dikirim lewat surel, sandi disampaikan lewat pesan singkat atau telepon.
Sebutkan juga kegunaan sandi itu saat menyampaikannya, supaya penerima tidak menganggapnya pesan yang mencurigakan. Untuk keperluan resmi, sampaikan bahwa berkas dilindungi dan sandinya akan diberikan lewat saluran lain.
Kapan berkas tidak perlu dikunci
Kalau penerima memang harus membuka berkas tanpa hambatan, misalnya sistem yang memproses dokumen otomatis, sandi justru membuat berkas gagal diproses. Baca dulu ketentuan penerima sebelum mengunci.
Kalau dokumennya hanya disimpan di perangkat sendiri dan tidak berpindah tangan, sandi menambah kerepotan tanpa manfaat yang sebanding. Yang lebih penting adalah menjaga perangkatnya dan menyimpan cadangan di tempat yang aman.
Kalau kebijakan kantor melarang berkas keluar dari jaringan, kerjakan pengamanan dengan aplikasi di komputer sendiri. Berkas di layanan ini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Masalah yang sering terjadi
Berkas tidak bisa dibuka setelah dikunci. Biasanya karena sandi salah ketik atau salah ingat. Coba sandi dari catatan, dan pastikan huruf besar kecilnya sesuai. Kalau sandinya benar-benar hilang, berkas tidak bisa dipulihkan.
Penerima mengeluh tidak bisa mencetak atau menyalin. Izinnya ditolak sesuai bawaan. Kalau penerima memang memerlukan izin itu, buka ulang berkas asli, atur ulang izinnya, lalu kirim versi baru.
Metadata masih terbawa. Metadata dibersihkan sebelum dikunci, bukan sesudah. Kalau langkah ini terlewat, ulangi dari berkas asli.
Sensor menghapus bagian yang masih diperlukan. Sensor tidak bisa dibatalkan. Karena itu, kerjakan pada salinan kerja, dan periksa semua kotak di pratinjau sebelum menjalankan proses.
Berkas terkunci tidak bisa digabung dengan berkas lain. Penggabungan tidak bisa membaca berkas yang terkunci. Gabungkan dulu, baru kunci hasil gabungannya.
Memeriksa hasil sebelum dikirim
Buka berkas hasil dengan sandi yang benar, lalu periksa tiga hal. Isi halamannya tidak berubah dan tidak ada bagian yang hilang. Izinnya sesuai yang Anda tetapkan, dengan mencoba mencetak atau menyalin. Dan berkasnya bisa dibuka di perangkat yang akan dipakai penerima.
Periksa juga nama berkasnya. Nama yang memuat nomor rekening atau kata sandi sebaiknya diubah, karena nama berkas terlihat sebelum berkasnya dibuka.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah kata sandi bisa dipulihkan kalau lupa? Tidak. Sandi tidak bisa dipulihkan, jadi catat sandinya dan simpan salinan asli yang belum dikunci. Simpan keduanya di tempat yang aman.
Apa bedanya sandi buka dan izin? Sandi buka menentukan siapa yang bisa membuka berkas. Izin menentukan apa yang boleh dilakukan setelah berkas dibuka, misalnya mencetak, menyalin, atau mengubah.
Apakah izin salin benar-benar mencegah penyalinan? Izin itu mencegah penyalinan langsung dari pembaca PDF yang menghormati izin. Karena itu, jangan mengandalkan izin sebagai satu-satunya perlindungan untuk data yang sangat sensitif.
Apakah metadata perlu dibersihkan sebelum atau sesudah dikunci? Sebelum dikunci. Setelah berkas terkunci, perubahan isi memerlukan proses ulang dari berkas asli.
Apakah berkas yang sudah dikunci masih bisa dikompres? Kompres sebaiknya dikerjakan sebelum berkas dikunci. Lakukan semua pengolahan pada berkas yang belum terkunci, lalu kunci di langkah terakhir.
Menutup pekerjaan pengamanan
Urutannya sederhana: bersihkan metadata, sensor bagian yang tidak perlu, kunci dengan sandi dan izin, lalu kirim sandinya lewat saluran terpisah. Simpan salinan asli dan catatan sandi. Untuk melengkapi pekerjaan ini, buka Dokumen Keuangan, dan gambaran besar dokumen ada di Panduan Dokumen.