Faktur sederhana untuk UMKM adalah dokumen penjualan yang mencatat barang atau jasa yang diserahkan beserta jumlah yang harus dibayar. Cara membuatnya adalah menyusun identitas usaha, rincian penjualan, nomor yang berurutan, dan jatuh temponya, lalu mengekspornya lewat Teks ke PDF. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm dan huruf 11 pt yang bisa dicetak atau dikirim ke pembeli.

Artikel ini membahas isi faktur, penomoran, jatuh tempo, dan bedanya dengan nota serta invoice. Untuk menyusun naskahnya menjadi PDF siap kirim ke pembeli, baca Faktur Sederhana UMKM PDF.

Faktur menempati posisi yang lebih formal daripada nota. Nota biasanya dipakai untuk transaksi yang sudah selesai, terutama penjualan tunai di toko. Faktur dipakai ketika pembeli memerlukan rincian yang lebih lengkap, misalnya karena pembeliannya akan dibukukan atau dibayar bertempo. Untuk usaha yang baru mulai, faktur sederhana sudah cukup selama isinya lengkap dan nomornya terlacak.

Panduan ini untuk pelaku UMKM yang mengurus penjualannya sendiri. Faktur yang dibahas di sini adalah dokumen komersial, bukan dokumen perpajakan. Untuk dokumen perpajakan, ketentuannya ditetapkan otoritas pajak dan dibahas terpisah. Menurut DJP, faktur pajak dibuat di Coretax DJP, jadi bukan dokumen yang dibuat di editor PDF. Kalau usaha Anda sudah memakai aplikasi yang menerbitkan faktur otomatis, ikuti aplikasi itu.

Faktur, nota, dan invoice

Tiga istilah ini sering dipakai bergantian, dan pada praktiknya memang ada usaha yang memakai satu dokumen untuk beberapa keperluan. Perbedaannya berguna diketahui supaya Anda memilih yang tepat.

Nota mencatat transaksi yang umumnya sudah selesai, sering tanpa jatuh tempo. Invoice adalah istilah yang lebih umum untuk dokumen penagihan, dan panduannya ada di cara membuat invoice PDF. Faktur mengacu pada dokumen penjualan yang lebih formal, dengan rincian dan identitas pihak yang lengkap. Yang penting bagi UMKM bukan labelnya, melainkan isinya: siapa penjualnya, apa yang dibeli, berapa jumlahnya, dan kapan harus dibayar. Pastikan keempat hal itu ada, apa pun judul yang Anda pakai.

Isi faktur sederhana

Kop atau kepala faktur memuat nama usaha, alamat, nomor telepon, surel, dan logo kalau ada. Untuk UMKM yang belum punya badan usaha, nama pemilik dan alamat usaha sudah cukup. Cantumkan juga keterangan usaha seperti nomor izin atau identitas usaha bila pembeli memerlukannya untuk pembukuan.

Nomor faktur dan tanggal penerbitan diletakkan di bagian atas. Nomor faktur adalah penanda yang paling penting, karena dari nomor itu transaksi bisa dilacak. Tanggal penerbitan menentukan awal perhitungan jatuh tempo.

Identitas pembeli memuat nama orang atau perusahaan, alamat, dan nomor kontak. Kalau pembeli adalah usaha yang memerlukan dokumen lengkap, tanyakan keterangan apa yang perlu dicantumkan sebelum faktur diterbitkan, bukan sesudahnya. Rincian penjualan adalah inti faktur. Setiap baris menyebut nama barang atau jasa, jumlah, satuan, harga satuan, dan nilai totalnya. Baris yang hanya berbunyi "barang" tanpa keterangan menyulitkan pembeli mencocokkan faktur dengan apa yang diterima.

Bagian bawah memuat total, potongan bila ada, biaya tambahan seperti pengiriman bila ada, dan jumlah akhir yang harus dibayar. Cantumkan juga jatuh tempo, cara pembayaran, dan catatan seperti nomor pesanan atau nomor surat jalan.

Nomor faktur dan pencatatannya

Nomor faktur yang berurutan adalah tanda pembukuan yang rapi. Pakai pola yang tetap, misalnya urutan angka yang diikuti bulan penerbitan, dan naikkan urutannya setiap kali menerbitkan faktur baru. Jangan memakai ulang nomor yang sudah terpakai, termasuk untuk faktur yang dibatalkan. Faktur batal tetap perlu jejak, misalnya dengan keterangan pembatalan di berkasnya.

Simpan catatan nomor di satu tempat, misalnya lembar kerja sederhana. Tanpa catatan, nomor kembar atau nomor yang melompat baru ketahuan saat pembeli menanyakan faktur yang tidak pernah ia terima. Untuk usaha kecil, nomor yang sederhana tetapi konsisten lebih berguna daripada nomor yang rumit tetapi tidak dirawat.

Jatuh tempo dan cara pembayaran

Jatuh tempo perlu ditulis dengan tegas. Sebutkan tanggal berapa pembayaran diharapkan, bukan hanya jumlah hari. Tanggal lebih mudah diperiksa pembeli maupun Anda. Kalau ada uang muka, sebutkan berapa yang sudah dibayar dan berapa sisanya.

Cara pembayaran juga perlu jelas: lewat rekening mana, atau tunai di tempat. Untuk transfer, cantumkan nama bank dan nomor rekening dengan benar, karena kesalahan di bagian ini paling merugikan. Periksa nomor rekening satu huruf satu angka sebelum faktur dikirim.

Kalau ada ketentuan keterlambatan yang sudah disepakati, sebutkan apa adanya. Jangan menulis ancaman. Cukup nyatakan ketentuannya, karena faktur berfungsi mencatat, bukan menekan.

Langkah membuat faktur sederhana UMKM

  1. Kumpulkan data transaksi: pembeli, rincian barang atau jasa, harga, dan tanggal.
  2. Tentukan nomor faktur dari catatan Anda dan tanggal penerbitannya.
  3. Buka Teks ke PDF di peramban.
  4. Tulis kop dan identitas pembeli di bagian atas.
  5. Tulis rincian penjualan, satu baris per item, dengan jumlah dan harga satuannya.
  6. Tulis total, potongan, biaya tambahan, dan jumlah akhir. Tebalkan total dengan penanda bintang ganda.
  7. Tulis jatuh tempo, cara pembayaran, dan catatan seperti nomor pesanan.
  8. Jalankan proses, unduh PDF-nya, lalu buka dan periksa hasilnya.

Teks ke PDF tidak membentuk tabel. Kalau rincian penjualan perlu tampil dalam kolom yang rapi, susun di Excel lalu ekspor lewat Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS), atau susun di Word lalu ekspor lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS). Untuk faktur sederhana dengan sedikit item, daftar bernomor sudah cukup terbaca.

Memeriksa faktur sebelum dikirim

Periksa hitungannya: jumlah dikali harga satuan, lalu totalnya. Periksa identitas pembeli, termasuk ejaan namanya. Periksa nomor faktur dan tanggalnya. Periksa cara pembayaran, karena nomor rekening yang salah membuat pembayaran nyasar. Periksa juga apakah harga sudah termasuk pajak atau belum. Kalau faktur memuat unsur pajak, angkanya tidak boleh dikira-kira, jadi ambil dari ketentuan yang berlaku dan verifikasi ke sumber resmi. Periksa nama berkas PDF-nya juga, karena nama yang menyebut nomor faktur dan nama pembeli lebih mudah dilacak.

Mengirim dan menyimpan

Kirim faktur sebagai PDF, bukan foto layar. PDF menjaga tampilan, teksnya bisa dicari, dan ukurannya wajar untuk lampiran. Kalau berkasnya terlalu besar karena memuat lampiran, kecilkan lewat Kompres PDF. PDF berisi foto bisa menyusut sampai sekitar 90 persen, sedangkan PDF teks nyaris tidak berubah.

Simpan dua salinan setiap faktur: PDF final yang dikirim dan berkas teks sumbernya. Berkas sumber dipakai kalau faktur perlu diterbitkan ulang atau disunting untuk penjualan berikutnya. Simpan juga catatan nomor faktur, sehingga rekap penjualan bisa disusun dari satu sumber.

Kalau pembeli belum membayar setelah jatuh tempo, periksa dulu apakah fakturnya benar-benar sampai, karena lampiran surel bisa masuk folder spam. Pengingat pertama cukup berupa pesan singkat yang menyebut nomor faktur, tanggal, nilai, dan batas waktunya, dengan lampiran PDF-nya disertakan kembali. Setelah pembayaran diterima, terbitkan tanda terima pembayaran sebagai bukti. Bila tanda terima itu menyebutkan penerimaan uang dengan nilai nominal lebih dari Rp5.000.000, menurut DJP dokumennya termasuk objek Bea Meterai dengan tarif Rp10.000 per dokumen. Gambar meterai yang Anda tempel sendiri di PDF bukan meterai elektronik yang diterbitkan lewat sistem Peruri, dan NgeditPDF tidak menjual atau menerbitkan e-materai.

Kapan faktur sederhana tidak dipakai

Kalau pembeli mensyaratkan format tertentu, misalnya formulir dari sistem pengadaan mereka, ikuti formulir itu. Format resmi pihak yang meminta selalu yang mengikat, sekalipun faktur Anda lebih rapi.

Kalau transaksinya berkaitan dengan pemungutan pajak, ada dokumen tersendiri yang ketentuannya ditetapkan otoritas pajak. Faktur komersial tidak menggantikannya. Menurut DJP, faktur pajak dibuat di Coretax DJP: login dengan akun pihak yang ditunjuk sebagai drafter atau signer, buka menu e-Faktur > Pajak Keluaran, pilih Buat Faktur (key in) atau Impor Data XML sesuai template DJP, lalu Upload Faktur dengan tanda tangan digital dari penyedia penandatangan. Jadi faktur pajak tidak dibuat di Teks ke PDF. Pembahasan soal itu ada di cara membuat faktur pajak, dan semua ketentuannya diverifikasi ke kanal resmi.

Kalau usaha Anda sudah berkembang dan transaksinya banyak, pembukuan manual mulai rawan salah. Aplikasi yang menerbitkan faktur bernomor otomatis lebih tepat, karena catatan penjualan dan piutang tidak terpecah di dua tempat.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah UMKM wajib membuat faktur? Faktur komersial dibuat ketika pembeli memerlukannya atau ketika usaha Anda perlu mencatat penjualan bertempo dengan rapi. Soal kewajiban membuat faktur pajak, jangan menebak sendiri. Tanyakan ke kantor pajak atau konsultan pajak.

Bolehkah faktur dibuat tanpa kop? Boleh. Yang lebih penting adalah identitas penjual dan pembeli yang lengkap di badan faktur. Usaha kecil bisa memakai nama usaha dan alamat tanpa kop cetak.

Bagaimana kalau faktur yang sudah dikirim ternyata salah? Terbitkan faktur pengganti dengan nomor baru, lalu beri tahu pembeli bahwa faktur sebelumnya tidak dipakai. Jangan mengubah berkas yang sudah dikirim tanpa penjelasan.

Apakah faktur perlu tanda tangan atau cap? Itu tergantung kesepakatan dengan pembeli. Kalau pembeli memintanya, cetak fakturnya, tanda tangani, lalu pindai. Cap visual bisa ditempelkan dengan Stempel PDF bila perlu penanda seperti LUNAS pada salinan arsip.

Apakah faktur bisa dipakai sebagai bukti pembayaran? Tidak. Faktur menyatakan penjualan dan jumlah yang harus dibayar, bukan bahwa pembayaran sudah diterima. Bukti pembayaran diterbitkan terpisah setelah uang masuk.

Mulai dari satu penjualan

Pilih satu penjualan yang datanya paling lengkap, susun fakturnya, lalu simpan berkas teksnya sebagai kerangka untuk transaksi berikutnya. Setelah nomor dan polanya terbentuk, pekerjaan berikutnya jauh lebih cepat. Untuk melihat posisi seluruh dokumen usaha, mulai dari Dokumen Keuangan, dan gambaran umum dokumen ada di Panduan Dokumen.

Sumber resmi

Diperiksa terakhir pada 25 Oktober 2026. Syarat dan angka resmi bisa berubah tiap tahun, jadi rujuk halaman di bawah untuk ketentuan yang berlaku.