Dokumen penawaran harga jasa adalah tulisan yang menawarkan pekerjaan beserta nilainya kepada calon pemberi kerja. Cara membuatnya adalah menyusun lingkup pekerjaan, dasar perhitungan harga, syarat, dan masa berlakunya, lalu mengekspornya lewat Teks ke PDF. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm dan huruf 11 pt yang siap dikirim atau dicetak.
Yang membedakan penawaran jasa dari penawaran barang adalah batas pekerjaannya. Barang punya bentuk dan jumlah yang jelas, sedangkan jasa ditentukan oleh apa yang termasuk dan apa yang tidak. Karena itu, bagian terpenting dalam penawaran jasa bukan harganya, melainkan kejelasan lingkupnya. Dua penawaran dengan harga sama bisa dinilai sangat berbeda kalau lingkupnya dijelaskan dengan tingkat kerincian yang berbeda.
Panduan ini untuk pekerja lepas, konsultan, studio kecil, dan usaha jasa yang menawarkan pekerjaan kepada klien. Kalau yang Anda tawarkan adalah barang dagangan, penekanannya sedikit berbeda dan dijelaskan di surat penawaran harga.
Lingkup pekerjaan adalah inti penawaran jasa
Klien menilai penawaran jasa dari seberapa jelas ia bisa membayangkan hasilnya. Tulis apa yang akan Anda kerjakan, dalam bentuk yang bisa diperiksa, bukan dalam kalimat pemasaran. Kalau pekerjaannya berupa desain, sebut jumlah konsep dan jumlah revisi yang termasuk. Kalau pekerjaannya berupa konsultasi, sebut jumlah sesi dan durasinya.
Sebut juga apa yang tidak termasuk. Biaya bahan, perjalanan ke luar kota, pembelian lisensi, dan pekerjaan tambahan di luar lingkup sering dianggap sudah termasuk kalau tidak disebut. Perbedaan tafsir inilah yang paling sering menjadi perselisihan setelah pekerjaan berjalan. Menuliskannya sejak awal melindungi kedua pihak.
Untuk pekerjaan yang bertahap, bagi lingkupnya menjadi fase. Setiap fase punya keluaran yang jelas dan, kalau perlu, pembayaran tersendiri. Pembagian fase memudahkan klien melihat kemajuan dan memudahkan Anda menagih di titik yang disepakati.
Menyusun dasar perhitungan harga
Harga jasa bisa dihitung dengan beberapa cara, dan cara yang Anda pilih sebaiknya dijelaskan. Cara per proyek menetapkan satu nilai untuk keseluruhan pekerjaan. Cara per satuan waktu menghitung berdasarkan jam atau hari kerja. Cara per satuan hasil menghitung berdasarkan jumlah keluaran, misalnya per artikel atau per desain.
Apa pun caranya, tulis dasar perhitungannya supaya klien bisa mengikuti. Untuk harga per proyek, rincian fase atau komponen pekerjaan membantu klien memahami dari mana angkanya datang. Untuk harga per jam, sebut perkiraan jumlah jam dan tarifnya, serta apa yang terjadi kalau pekerjaan melebihi perkiraan itu.
Cantumkan apakah harga sudah termasuk pajak atau belum, dan apakah biaya lain seperti transportasi dan bahan sudah dihitung. Ketentuan perpajakan yang berlaku diverifikasi ke sumber resmi, bukan ditulis berdasarkan perkiraan. Kejelasan di bagian ini mengurangi tanya jawab sebelum pekerjaan dimulai.
Bagian dokumen penawaran jasa
Kop memuat nama usaha atau nama Anda, alamat, nomor telepon, surel, dan logo kalau ada. Nomor dan tanggal penawaran dicantumkan di bawah kop. Nomor penawaran berguna untuk merujuk dokumen ini saat klien membalas atau menyetujuinya.
Tujuan penawaran menyebut nama klien, jabatannya kalau relevan, dan nama perusahaannya. Sapaan pembuka cukup satu atau dua baris. Bagian isi menjelaskan lingkup pekerjaan, keluaran yang akan diterima, dan jadwal pengerjaannya.
Bagian harga memuat dasar perhitungan, nilai, dan apa yang termasuk serta tidak termasuk. Bagian syarat memuat cara pembayaran, tahapan penagihan, masa berlaku penawaran, dan ketentuan revisi. Penutup memuat ucapan terima kasih singkat, nama penanggung jawab, jabatan, dan kontak yang bisa dihubungi.
Masa berlaku dan syarat pembayaran
Masa berlaku penawaran melindungi Anda dari perubahan biaya. Tanpa masa berlaku, penawaran lama bisa dipakai bertahun-tahun kemudian dengan harga yang sudah tidak relevan. Tulis tanggal berakhirnya dengan jelas, bukan hanya jumlah hari, karena tanggal lebih mudah diperiksa.
Cara pembayaran untuk jasa sebaiknya dikaitkan dengan tahap pekerjaan. Uang muka di awal, pembayaran tengah saat fase tertentu selesai, dan pelunasan saat pekerjaan diserahkan. Kaitan antara pembayaran dan tahap pekerjaan memberi kepastian kepada kedua pihak.
Sebut juga ketentuan revisi. Berapa kali revisi termasuk dalam harga, dan bagaimana perlakuan untuk revisi tambahan. Ketentuan ini sering diabaikan, padahal pekerjaan jasa paling sering membengkak karena revisi yang tidak dibatasi.
Langkah membuat dokumen penawaran harga jasa
- Tentukan lingkup pekerjaan, keluaran, dan jadwalnya.
- Pilih dasar perhitungan harga dan hitung nilainya.
- Tentukan nomor dan tanggal penawaran.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis kop, nomor, tanggal, dan tujuan penawaran.
- Tulis lingkup pekerjaan dan apa yang tidak termasuk.
- Tulis dasar perhitungan harga, nilai, dan tahapan pembayaran.
- Tebalkan total harga dengan penanda bintang ganda.
- Tulis masa berlaku, ketentuan revisi, dan penutup.
- Jalankan proses, unduh PDF-nya, lalu periksa hasilnya.
Kalau rincian harganya sudah tersusun di Excel, ekspor lewat Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS) agar tabelnya rapi. Untuk dokumen yang sudah ada di Word, pakai Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS). Keduanya mempertahankan tata letak dokumen asal, dengan catatan dokumen bertingkat rumit bisa bergeser sedikit dan font yang tidak ada di server diganti font serupa.
Memeriksa sebelum dikirim
Periksa nama klien dan nama perusahaannya, karena kesalahan nama membuat dokumen terlihat tidak serius. Periksa hitungan harga, lalu periksa konsistensi satuannya. Periksa nomor dan tanggal penawaran. Periksa bahwa lingkup pekerjaan tidak memuat janji yang belum bisa Anda penuhi.
Baca ulang bagian syarat. Kalimat yang bisa ditafsirkan dua cara akan ditanyakan kembali, dan pertanyaan itu memakan waktu. Ganti dengan kalimat yang tegas. Kalau ada hal yang belum bisa Anda pastikan, tulis apa adanya daripada menjanjikan sesuatu yang belum siap.
Periksa juga nama berkas PDF. Nama yang memuat nomor penawaran dan nama klien lebih mudah ditemukan kembali. Untuk penawaran yang dikirim ke luar, bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF supaya nama penulis dan nama perangkat tidak terbawa.
Mengirim dan menindaklanjuti
Kirim penawaran sebagai PDF, bukan foto. Format itu menjaga tampilan, ukurannya wajar untuk lampiran, dan teksnya bisa dicari. Kalau berkasnya terlalu besar karena memuat contoh pekerjaan, kecilkan lewat Kompres PDF. Penurunan paling terasa pada PDF berisi foto, yang bisa menyusut sampai sekitar 90 persen.
Setelah dikirim, catat tanggal pengiriman dan tanggal masa berlaku berakhir. Tindak lanjut yang wajar dilakukan sebelum masa berlaku habis. Kalau klien meminta revisi lingkup atau harga, terbitkan penawaran baru dengan nomor baru. Jangan menyunting berkas yang sudah dikirim tanpa memberi tahu, karena klien mungkin sudah menyimpannya.
Simpan salinan PDF dan berkas teks sumbernya. Berkas sumber dipakai untuk menyusun penawaran berikutnya, terutama kalau isinya mirip. Menyimpan pola yang sudah terbukti menghemat waktu dan mengurangi kesalahan.
Kapan penawaran jasa bukan jalur yang tepat
Kalau klien mensyaratkan format tertentu, misalnya formulir dari sistem pengadaan mereka, ikuti formulir itu. Format resmi pihak yang meminta selalu yang mengikat.
Kalau yang diminta adalah proposal lengkap dengan latar belakang, metode kerja, dan jadwal terperinci, dokumen penawaran harga saja tidak cukup. Susun proposalnya secara terpisah dan lampirkan penawaran sebagai ringkasan harga.
Kalau pekerjaannya masih terlalu kabur untuk dihargai, selesaikan dulu lingkupnya. Mengirim penawaran dengan lingkup yang belum final berisiko menimbulkan perbedaan tafsir ketika pekerjaan dimulai, dan perbedaan itu biasanya berakhir pada pembengkakan biaya.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah penawaran jasa perlu memuat portofolio? Boleh dilampirkan secara terpisah kalau relevan. Badan penawaran sebaiknya tetap ringkas, dan portofolio yang besar dikirim sebagai berkas sendiri.
Bagaimana kalau klien meminta harga lebih murah? Terbitkan penawaran baru dengan lingkup yang disesuaikan, bukan sekadar menurunkan angka. Harga yang turun tanpa penyesuaian lingkup membuat pekerjaan merugi.
Apakah harga jasa boleh berubah setelah penawaran disetujui? Perubahan mengikuti kesepakatan. Kalau ada pekerjaan tambahan di luar lingkup, terbitkan penawaran tambahan dengan nomor baru, jangan menagih berdasarkan perkiraan.
Apakah perlu uang muka untuk pekerjaan jasa? Sebaiknya ya, terutama untuk pekerjaan yang panjang. Uang muka mengikat kedua pihak dan menutup biaya awal yang Anda keluarkan.
Bagaimana menangani klien yang tidak membalas penawaran? Kirim satu pengingat yang sopan sebelum masa berlaku habis, lalu berhenti. Mengejar terlalu sering merusak hubungan yang mungkin masih berguna di lain waktu.
Mulai dari satu penawaran
Pilih satu calon klien dan susun penawarannya secara lengkap. Setelah polanya terbentuk, simpan berkas teksnya sebagai kerangka untuk penawaran berikutnya. Untuk dokumen yang menyusul setelah penawaran diterima, lihat faktur sederhana untuk UMKM dan peta pekerjaan di Dokumen Keuangan. Gambaran seluruh dokumen ada di Panduan Dokumen.