Invoice dibuat lewat pembuat invoice di Buat Invoice. Anda mengisi data di panel kiri, kertas pratinjau di panel kanan langsung berubah, lalu invoice diunduh sebagai PDF yang siap dikirim. Tidak ada yang perlu dipasang di perangkat, karena aplikasinya berjalan di peramban. Yang perlu diketahui sejak awal: pembuat invoice ini adalah aplikasi di belakang akun, jadi Anda perlu masuk akun lebih dulu untuk memakainya.
Invoice adalah dokumen untuk menagih pembayaran yang belum terjadi. Ia memuat rincian pekerjaan atau barang, nilainya, dan jatuh temponya. Berbeda dari nota yang mencatat transaksi yang sudah selesai, invoice terbit sebelum uang masuk. Karena itu, kejelasan isinya menentukan seberapa cepat klien memproses pembayaran.
Artikel ini untuk pekerja lepas, pemilik usaha kecil, dan siapa saja yang perlu menerbitkan invoice sendiri tanpa memasang aplikasi akuntansi. Isinya membahas apa yang bisa dikerjakan di pembuat invoice, langkah penggunaannya, dan batas yang perlu diketahui supaya tidak mengharapkan fitur yang tidak ada.
Apa yang bisa dikerjakan di pembuat invoice
Pembuat invoice di Buat Invoice menangani pekerjaan yang paling sering dibutuhkan untuk menerbitkan tagihan. Saat mengisi jumlah dan harga tiap item, totalnya dihitung otomatis. Di bawah total, jumlah tagihan dituliskan dalam bentuk terbilang, sehingga tidak perlu disusun sendiri. Perhitungan uang di aplikasi ini memakai bilangan bulat rupiah, jadi tidak ada pembulatan yang membingungkan.
Ada delapan template tampilan. Tiga di antaranya gratis, dan lima lainnya tersedia untuk paket berbayar. Template hanya mengubah tampilan, bukan isinya, jadi Anda bisa memilih yang paling sesuai dengan citra usaha tanpa mengubah data yang sudah diisi. Warna aksen juga bisa dipilih di panel tampilan.
Data yang bisa dilengkapi antara lain identitas penjual, identitas pembeli, rincian item dengan diskon per baris, diskon total, PPN opsional dengan tarif yang bisa diubah, uang muka, rekening bank, gambar QRIS, logo, tanda tangan, dan kotak meterai. Nomor invoice dibuat otomatis dengan pola tetap dan boleh diubah. Semua ini adalah data yang Anda isi sendiri. Aplikasi tidak menyediakan klausul hukum bawaan, jadi teks catatan dan syarat hanya yang Anda ketik.
Yang perlu diperjelas: invoice yang Anda buat tersimpan sebagai bahan kerja di akun, dan PDF yang diunduh adalah arsipnya. Kalau nanti ada revisi, Anda membuka invoice yang tersimpan dan mengunduh ulang PDF-nya. Karena itu, jaga agar isinya cocok dengan pekerjaan yang benar-benar ditagih.
Beda invoice dari dokumen sejenis
Invoice menagih pembayaran yang belum terjadi. Nota mencatat transaksi yang sudah selesai. Kwitansi menyatakan uang sudah diterima. Ketiganya sering dianggap sama karena semuanya menyebut sejumlah uang, padahal fungsinya berbeda. Menukar fungsi dokumen membuat catatan keuangan kedua pihak kacau.
Untuk transaksi yang sudah selesai dan ingin diberi bukti, gunakan nota. Panduannya ada di Cara Membuat Nota Penjualan. Untuk penagihan pekerjaan, dokumen yang tepat adalah invoice. Untuk usaha yang lebih formal, faktur punya bentuk tersendiri, dan sebagian ketentuannya ditetapkan otoritas pajak.
Kalau pembeli meminta dokumen penjualan dengan bentuk tertentu, misalnya untuk keperluan pajak, ikuti bentuk yang diminta. Invoice komersial yang dibuat sendiri tidak menggantikan dokumen perpajakan yang resmi. Ketentuan pajak berbeda menurut keadaan wajib pajak dan bisa berubah, jadi verifikasi ke kanal resmi kantor pajak.
Sebelum mulai: siapkan data
Kumpulkan data lebih dulu supaya pengisian berjalan lancar. Untuk identitas penjual, siapkan nama usaha, alamat, surel, nomor telepon, dan keterangan pajak kalau ada. Untuk identitas pembeli, siapkan nama perusahaan atau nama orang, alamat, dan bagian yang memproses pembayaran kalau ada.
Siapkan rincian tagihan: nama pekerjaan atau barang, jumlah, satuan, dan harga satuannya. Untuk pekerjaan per jam, siapkan jumlah jam dan tarifnya. Untuk pekerjaan per proyek, siapkan tahap pekerjaan dan nilai tiap tahap. Siapkan juga jatuh tempo, cara pembayaran, dan data rekening kalau dipakai.
Data rekening paling sering menimbulkan masalah kalau salah. Periksa nama bank, nomor rekening, dan nama pemilik rekening dua kali sebelum invoice dikirim, karena pembayaran yang salah masuk sulit ditarik kembali.
Langkah membuat invoice online
- Masuk ke akun Anda, lalu buka Buat Invoice. Halaman ini di belakang akun, jadi tamu akan diarahkan untuk masuk lebih dulu.
- Isi identitas penjual dan identitas pembeli.
- Periksa nomor invoice yang dibuat otomatis, dan ubah kalau perlu.
- Tambahkan item satu per satu, lalu isi jumlah dan harga satuannya. Total akan dihitung otomatis.
- Tambahkan diskon per baris atau diskon total kalau ada.
- Nyalakan PPN kalau diperlukan, lalu sesuaikan tarifnya. Isi uang muka kalau ada pembayaran di muka.
- Isi jatuh tempo, rekening bank, dan gambar QRIS kalau dipakai.
- Pilih template dan warna aksen di panel tampilan.
- Periksa kertas pratinjau di panel kanan. Mengetuk bagian di kertas akan membuka kolom isian yang sesuai.
- Unduh PDF-nya, lalu buka dan periksa hasilnya sebelum dikirim.
Di layar kecil, tampilannya dibagi menjadi dua tab, yaitu isian dan kertas. Mengetuk bagian di kertas akan membuka lembar isian dari bawah, sehingga pengisian tetap nyaman di HP.
Memeriksa invoice sebelum dikirim
Periksa empat hal. Pertama, hitungannya: jumlah dikali harga satuan tiap baris, lalu totalnya setelah diskon, PPN, dan uang muka. Kedua, identitas: nama penjual, nama pembeli, dan nomor invoice. Ketiga, tanggal: tanggal terbit dan jatuh tempo harus masuk akal. Keempat, cara pembayaran: nama bank dan nomor rekening harus benar.
Periksa juga nama berkas PDF-nya. Nama yang menyebut nomor invoice dan nama pembeli lebih mudah dilacak daripada nama seperti invoice.pdf. Simpan salinan PDF-nya bersama catatan tagihan, supaya Anda tahu invoice mana yang belum dibayar.
Batas yang perlu diketahui
Pembuat invoice ini adalah aplikasi di belakang akun, jadi Anda perlu masuk untuk menggunakannya. Tidak ada versi tanpa akun untuk tool ini, berbeda dari tool gambar dan PDF sekali pakai di layanan yang sama. Jumlah invoice yang bisa disimpan mengikuti paket akun: paket Gratis memberi jatah 20 invoice tersimpan, sedangkan paket berbayar memberi jatah yang lebih besar. Rincian tiap paket ada di halaman harga.
Paket berbayar juga membuka template yang lebih banyak. Template gratis tetap bisa dipakai di paket mana pun, dan invoice yang sudah dibuat dengan template berbayar tidak hilang kalau paket berubah. Fitur yang tidak ada di versi ini antara lain pengiriman invoice lewat surel atau pesan dari dalam aplikasi, invoice berulang, laporan keuangan, dan multi-mata uang. Rupiah saja, dan perhitungannya hanya untuk keperluan dokumen, bukan pembukuan akuntansi.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau usaha Anda sudah memakai sistem yang menerbitkan invoice otomatis, pakai sistem itu. Menerbitkan invoice terpisah membuat catatan tagihan terpecah di dua tempat. Kalau klien mensyaratkan format tertentu, misalnya invoice yang dimasukkan ke sistem pengadaan mereka, ikuti format itu.
Kalau yang dibutuhkan adalah catatan transaksi yang sudah selesai, dokumen yang tepat adalah nota atau kwitansi, bukan invoice. Kalau pekerjaan ditagih per termin, sebutkan terminnya dengan jelas supaya pembeli tidak bingung menghitung total proyek.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah perlu akun untuk membuat invoice? Ya. Pembuat invoice ini adalah aplikasi di belakang akun, jadi Anda perlu masuk lebih dulu. Setelah masuk, invoice tersimpan di akun Anda dan bisa dibuka lagi kapan saja.
Apakah total dan terbilang dihitung otomatis? Ya. Total dihitung saat Anda mengisi jumlah dan harga, dan jumlah tagihan dituliskan dalam bentuk terbilang di bawah total.
Apakah bisa memilih template? Bisa. Ada delapan template, tiga gratis dan lima untuk paket berbayar. Template hanya mengubah tampilan, bukan isi.
Apakah invoice bisa dikirim langsung dari aplikasi? Tidak. Yang tersedia adalah mengunduh PDF. Pengiriman lewat surel atau pesan dilakukan dari luar aplikasi, dengan PDF yang sudah diunduh sebagai lampiran.
Apakah ada versi bahasa selain Indonesia? Tidak. Aplikasi ini berbahasa Indonesia dan memakai rupiah saja.
Mulai dari satu tagihan
Susun satu invoice untuk pekerjaan yang paling sederhana lebih dulu. Setelah polanya terbentuk, invoice berikutnya bisa dibuat lebih cepat karena data penjual sudah tersimpan. Buka Buat Invoice, isi datanya, dan unduh PDF-nya. Untuk pekerjaan keuangan lain, telusuri Dokumen Keuangan. Gambaran semua kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.