Invoice freelance dibuat untuk menagih pekerjaan yang sudah atau sedang Anda kerjakan, dengan rincian yang bisa dicocokkan klien. Cara paling praktis adalah menulis isinya di Teks ke PDF, menjalankan prosesnya, lalu mengunduh hasilnya. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45, sehingga tampilannya tetap sama di perangkat klien mana pun.
Bagi pekerja lepas, invoice bukan sekadar formalitas. Klien sering memakai invoice untuk memproses pembayaran, dan invoice yang rinciannya kabur bisa tertahan di bagian keuangan. Semakin jelas pekerjaan yang ditagih, semakin cepat pembayaran berjalan.
Artikel ini untuk pekerja lepas yang menagih klien, baik per proyek, per termin, maupun per jam. Kalau Anda menagih transaksi yang sudah selesai dan ingin memberi bukti pembayaran, dokumen yang tepat adalah nota atau kwitansi, bukan invoice. Untuk usaha yang lebih formal, faktur punya bentuk tersendiri.
Bedakan invoice dari dokumen lain
Invoice diterbitkan sebelum pembayaran terjadi, dan fungsinya meminta klien membayar. Isinya rincian tagihan beserta jatuh temponya. Kalau pekerjaan sudah selesai dan uang sudah Anda terima, dokumen yang dibuat adalah kwitansi, karena isinya pernyataan bahwa uang sudah diterima.
Perbedaan ini penting pada pekerjaan per termin. Termin pertama biasanya ditagih dengan invoice setelah pekerjaan tahap pertama selesai, bukan di awal. Kalau Anda menagih di muka, sebutkan dengan jelas bahwa itu uang muka untuk pekerjaan yang belum dimulai, supaya klien tidak menganggapnya sebagai pelunasan.
Untuk transaksi yang benar-benar sudah selesai dan Anda ingin menyerahkan bukti, lihat panduan nota penjualan. Untuk tagihan yang ditujukan ke instansi dan memerlukan kelengkapan lebih, lihat tagihan pembayaran.
Isi invoice freelance yang lengkap
Invoice yang baik bisa dibaca cepat oleh orang yang tidak terlibat dalam pekerjaan. Mulai dari identitas Anda: nama, alamat, surel, nomor telepon, dan keterangan pajak kalau ada. Cantumkan juga data klien dengan lengkap, termasuk nama perusahaan dan bagian yang memproses pembayaran.
Letakkan nomor invoice dan tanggal penerbitan di bagian atas. Nomor ini akan dirujuk klien saat berkomunikasi dengan bagian keuangannya, jadi harus unik dan mudah disebutkan. Tulis juga nama proyek supaya tagihan mudah dikaitkan dengan pekerjaan yang sedang berjalan.
Rincian pekerjaan adalah bagian inti. Tulis satu baris per item, dengan keterangan yang menyebut hasil pekerjaan, bukan hanya kata "jasa". Untuk pekerjaan per jam, cantumkan jumlah jam dan tarifnya. Untuk pekerjaan per proyek, cantumkan tahap pekerjaan dan nilai tahap itu. Klien yang bisa mencocokkan tagihan dengan hasil pekerjaan biasanya membayar lebih cepat.
Bagian bawah memuat total yang harus dibayar, jatuh tempo, dan cara pembayaran. Kalau ada unsur pajak, angkanya diambil dari ketentuan yang berlaku dan diverifikasi ke sumber resmi, bukan dikira-kira. Cantumkan juga catatan seperti nomor perjanjian atau nomor pesanan kalau ada.
Nomor invoice dan pencatatannya
Nomor invoice adalah penanda yang paling sering menimbulkan masalah pada pekerja lepas. Pakai pola yang tetap, misalnya urutan angka diikuti bulan, dan naikkan urutannya setiap kali menerbitkan invoice baru. Jangan memakai ulang nomor yang sudah terpakai, termasuk untuk invoice yang dibatalkan.
Simpan catatan nomor di satu tempat, misalnya lembar kerja sederhana berisi nomor, tanggal, nama klien, dan nilai tagihan. Catatan ini berguna saat klien menanyakan tagihan yang tidak pernah ia terima, atau saat Anda perlu memeriksa tagihan mana yang belum dibayar.
Untuk pekerjaan per termin, beri keterangan termin di dekat nomornya. Invoice untuk termin dua sebaiknya menyebut bahwa pekerjaan sebelumnya sudah ditagih dan sudah dibayar, supaya klien tidak bingung menghitung total proyek.
Menetapkan termin dan jatuh tempo
Tulis syarat pembayaran dengan tegas: berapa lama setelah invoice diterbitkan pembayaran diharapkan, dan lewat kanal apa. Untuk proyek besar, pisahkan pembayaran menjadi beberapa termin dan sebutkan bagian mana yang sedang ditagih. Kejelasan ini mengurangi percakapan yang tidak perlu.
Cantumkan konsekuensi keterlambatan kalau memang sudah disepakati di perjanjian, misalnya pengingat berkala. Jangan menulis ancaman. Cukup nyatakan ketentuannya. Untuk pekerjaan yang diatur perjanjian, ketentuan keterlambatan mengikuti perjanjian yang disepakati, bukan aturan yang Anda tetapkan sendiri setelah tagihan terbit.
Sebutkan cara pembayaran dengan lengkap: nama bank, nomor rekening, dan nama pemilik rekening. Kesalahan di bagian ini paling merugikan, karena pembayaran bisa masuk ke rekening orang lain. Periksa dua kali sebelum mengirim.
Langkah membuat invoice freelance
- Kumpulkan data pekerjaan: nama klien, rincian hasil pekerjaan, tarif, dan tanggal.
- Tentukan nomor invoice dan tanggal penerbitannya.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis identitas Anda dan identitas klien di bagian atas.
- Tulis rincian pekerjaan satu baris per item. Gunakan tanda hubung diikuti spasi untuk butir, atau angka, titik, dan spasi untuk daftar bernomor.
- Tulis total, jatuh tempo, dan cara pembayaran. Tebalkan total dengan penanda bintang ganda.
- Tambahkan catatan seperti nomor perjanjian atau keterangan termin.
- Jalankan prosesnya, unduh PDF-nya, lalu buka dan periksa hasilnya.
Teks ke PDF tidak membentuk tabel. Kalau rincian tagihan perlu tampil dalam kolom yang rapi, susun di lembar kerja lalu ekspor lewat Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS). Untuk invoice freelance dengan sedikit item, daftar bernomor sudah cukup terbaca.
Memeriksa invoice sebelum dikirim
Periksa empat hal. Pertama, hitungannya: jumlah dikali tarif, lalu totalnya. Kedua, identitas: nama klien, alamat, dan nomor invoice. Ketiga, tanggal: tanggal terbit dan jatuh tempo harus masuk akal. Keempat, cara pembayaran: nama bank dan nomor rekening harus benar.
Periksa juga nama berkasnya. Nama yang menyebut nomor invoice dan nama klien lebih mudah dilacak daripada nama seperti scan.pdf. Kalau invoice dikirim ke perusahaan, bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF supaya nama penulis dan nama perangkat tidak ikut terbawa.
Kalau invoice berisi informasi yang tidak perlu dibaca semua orang, misalnya nomor rekening, pertimbangkan Proteksi PDF untuk mengunci berkasnya. Kirim sandinya lewat saluran yang berbeda dari berkasnya.
Menagih invoice yang belum dibayar
Invoice yang lewat jatuh tempo belum tentu tidak akan dibayar. Sebelum mengirim pengingat, periksa apakah berkasnya benar-benar sampai ke orang yang tepat. Lampiran surel bisa masuk folder spam, dan alamat yang dipakai bisa saja sudah tidak aktif.
Pengingat pertama cukup berupa pesan singkat yang menyebut nomor invoice, tanggal terbit, nilai, dan jatuh temponya. Lampirkan kembali PDF-nya supaya klien tidak perlu mencari. Kalau pengingat pertama tidak dijawab, pengingat berikutnya sebaiknya memuat catatan komunikasi sebelumnya, sehingga tidak terkesan memulai dari awal.
Simpan catatan setiap pengingat beserta tanggalnya. Catatan itu berguna kalau tagihan akhirnya dibayar sebagian, atau kalau klien mengaku tidak pernah menerima invoice. Untuk pekerjaan yang nilainya besar, pertimbangkan membuat perjanjian tertulis sejak awal, karena perjanjian yang jelas memudahkan penyelesaian ketika ada perbedaan pendapat.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau klien mensyaratkan format tertentu, misalnya perusahaan yang meminta invoice dimasukkan ke sistem pengadaan mereka, ikuti format itu. Format internal mereka yang mengikat, dan invoice buatan sendiri tidak menggantikannya.
Kalau Anda bekerja lewat platform yang menerbitkan invoice otomatis, pakai fitur itu. Menerbitkan invoice terpisah membuat catatan penghasilan terpecah di dua tempat.
Untuk keperluan perpajakan, ada dokumen tersendiri yang ketentuannya ditetapkan otoritas pajak. Invoice komersial tidak menggantikannya. Ketentuan tentang kewajiban pajak berbeda menurut keadaan wajib pajak dan bisa berubah, jadi verifikasi ke kanal resmi kantor pajak atau konsultan pajak.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah freelancer perlu menerbitkan invoice? Perlu, kecuali klien menerbitkan dokumennya sendiri. Invoice adalah dasar bagi klien untuk memproses pembayaran dan dasar bagi Anda untuk mencatat penghasilan.
Bolehkah invoice dikirim sebagai foto? Sebaiknya tidak. Foto sulit dibaca, teksnya tidak bisa dicari, dan ukurannya sering melebihi batas lampiran surel. Kirim PDF, kecuali klien meminta format lain.
Bagaimana kalau klien meminta revisi setelah invoice dikirim? Kalau revisi menambah pekerjaan, terbitkan invoice tambahan dengan nomor baru. Jangan mengubah invoice yang sudah dikirim tanpa memberi tahu klien.
Apakah nomor invoice boleh memuat nama klien? Boleh, selama polanya tetap dan tidak membingungkan. Yang penting nomornya unik dan bisa dicari kembali dari catatan Anda.
Bagaimana menandai invoice yang sudah dibayar? Simpan invoice aslinya apa adanya, dan terbitkan kwitansi sebagai bukti. Kalau perlu penanda visual pada salinan arsip, gunakan Stempel PDF dengan cap LUNAS.
Mulai dari satu tagihan
Susun satu invoice untuk pekerjaan yang paling sederhana lebih dulu. Setelah polanya terbentuk, simpan berkas teksnya sebagai contoh untuk tagihan berikutnya, dan simpan juga PDF finalnya. Kebiasaan ini membuat penagihan berikutnya cepat dan konsisten.
Kalau perlu menangani dokumen keuangan lain, mulailah dari Dokumen Keuangan. Daftar lengkap panduannya tersedia di Panduan Dokumen.