Contoh email follow up wawancara berguna untuk melihat bentuk pesan yang sopan, bukan untuk disalin utuh. Empat contoh di bawah mewakili keadaan yang berbeda: menindaklanjuti sesi yang baru selesai, menanyakan kabar setelah tenggat lewat, menindaklanjuti setelah tes teknis, dan mengabarkan bahwa Anda menerima tawaran lain. Setiap contoh menyebut bagian mana yang harus diganti dengan keadaan Anda.
Sebelum memakai salah satunya, ganti seluruh isi dalam kurung. Nama, posisi, tanggal, dan saluran penjadwalan adalah tempat kosong. Kalau ada kalimat yang tidak sesuai dengan keadaan Anda, hapus. Aturan kapan pesan layak dikirim ada di cara follow up setelah wawancara, dan halaman ini fokus pada bentuk pesannya.
Aturan yang berlaku untuk semua contoh
Pesan follow up setelah wawancara dikirim satu kali. Panjangnya tiga sampai empat kalimat, dan isinya menyebut posisi serta tanggal wawancara. Jangan mengulang jawaban yang sudah disampaikan di sesi, jangan melampirkan berkas yang tidak diminta, dan jangan menanyakan keputusan secara langsung.
Kirim lewat saluran yang dipakai untuk menjadwalkan wawancara. Kalau penjadwalan lewat surel, balas surel itu. Kalau lewat pesan aplikasi, balas di sana. Membuat utas baru dengan subjek berbeda membuat penerimanya kehilangan konteks.
Subjek yang jelas membantu pesan ditemukan kembali. Pola yang aman menyebut jenis pesan, posisi, dan nama Anda. Hindari subjek yang hanya berbunyi "Menanyakan hasil" atau "Follow up" tanpa keterangan.
Contoh 1: setelah wawancara, tenggat belum lewat
Contoh ini untuk keadaan yang paling sering: sesi baru selesai beberapa hari lalu, dan Anda ingin mengirim terima kasih serta menegaskan minat. Perhatikan bahwa pesan ini tidak menanyakan hasil.
Subjek: Tindak lanjut wawancara Staf Administrasi - [Nama Anda]
Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Pewawancara].
Saya [Nama Anda], peserta wawancara posisi Staf Administrasi pada [tanggal]. Terima kasih atas waktu dan penjelasan yang diberikan saat sesi berlangsung.
Saya masih berminat mengikuti proses ini dan siap dihubungi pada jam kerja kalau ada informasi lanjutan. Terima kasih.
Hormat saya, [Nama Anda] [Nomor telepon]
Yang perlu diganti hanya empat hal: nama pewawancara, posisi, tanggal, dan identitas Anda. Kalau pewawancara tidak memperkenalkan namanya, gunakan sapaan "Bapak/Ibu" tanpa nama, jangan menebak.
Contoh 2: tenggat yang dijanjikan sudah lewat
Kalau pewawancara menyebut rentang waktu dan rentang itu sudah lewat tanpa kabar, pesannya boleh menyebut tenggat itu. Tetap tanpa nada menuntut.
Subjek: Tindak lanjut wawancara Data Analyst - [Nama Anda]
Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Pewawancara].
Saya [Nama Anda], peserta wawancara posisi Data Analyst pada [tanggal]. Saat sesi, Bapak/Ibu menyampaikan bahwa kabar seleksi bisa ditunggu sekitar [rentang waktu].
Saya ingin memastikan tidak ada informasi yang terlewat, dan menegaskan bahwa saya masih berminat. Saya siap dihubungi kapan saja pada jam kerja. Terima kasih.
Hormat saya, [Nama Anda]
Kalimat "memastikan tidak ada informasi yang terlewat" menyampaikan hal yang sama dengan "saya belum menerima kabar", tetapi tidak menempatkan penerimanya di posisi bersalah. Perbedaan nada ini yang membuat pesan tetap enak dibaca.
Kalau tidak ada rentang waktu yang pernah disebut, hilangkan kalimat kedua dan ganti dengan penyebutan tanggal wawancara saja. Pesan tetap bisa dipahami tanpa menyebut janji yang tidak pernah ada.
Contoh 3: setelah tes teknis
Kalau Anda mengikuti tes tertulis, tes keterampilan, atau tugas yang dikirim lewat surel, follow up-nya menyebut tes itu sebagai konteks. Bentuk wawancara seperti ini dibahas di wawancara teknis.
Subjek: Tindak lanjut tes Excel - [Nama Anda]
Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Pewawancara].
Saya [Nama Anda], peserta seleksi posisi Staf Keuangan. Saya mengirim jawaban tes Excel pada [tanggal] dan sudah memastikan berkasnya bisa dibuka.
Saya masih berminat melanjutkan proses ini dan siap dihubungi kalau ada tahap berikutnya. Terima kasih.
Hormat saya, [Nama Anda]
Satu hal yang tidak perlu dilakukan: menanyakan benar atau salahnya jawaban Anda. Penilaian tes bukan bahan percakapan lewat surel, dan pertanyaan seperti itu menempatkan penerimanya pada posisi yang tidak nyaman.
Contoh 4: mengabarkan tawaran lain
Kalau Anda sudah menerima tawaran dari perusahaan lain sementara satu proses masih berjalan, memberi tahu dengan sopan adalah tindakan yang baik. Sampaikan sebagai informasi, bukan sebagai tekanan.
Subjek: Informasi tawaran lain - [Nama Anda]
Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Pewawancara].
Saya [Nama Anda], peserta wawancara posisi [Posisi] pada [tanggal]. Saya ingin menyampaikan bahwa saya menerima tawaran kerja lain dengan batas jawaban [tanggal].
Saya tetap lebih memilih proses ini dan ingin menanyakannya dengan sopan. Kalau ada informasi yang bisa dibagikan, saya akan sangat menghargainya. Terima kasih.
Hormat saya, [Nama Anda]
Pesan seperti ini hanya dikirim kalau Anda benar-benar sudah menerima tawaran tertulis, bukan tawaran lisan yang belum pasti. Menyebut tawaran yang belum ada untuk mempercepat proses adalah hal yang tidak jujur, dan risikonya lebih besar daripada manfaatnya.
Versi pendek untuk pesan aplikasi
Kalau penjadwalan berlangsung lewat pesan aplikasi, format surelnya dipadatkan. Contohnya: "Selamat pagi, Pak/Bu [Nama]. Saya [Nama Anda], peserta wawancara posisi [Posisi] pada [tanggal]. Terima kasih atas waktunya. Saya masih berminat dan siap dihubungi kalau ada informasi lanjutan." Selesai dalam tiga kalimat.
Jangan memakai singkatan yang tidak jelas dan jangan mengirim beberapa pesan pendek berturut-turut. Satu pesan yang utuh lebih sopan daripada lima pesan terpotong yang membuat notifikasi berbunyi berkali-kali.
Kesalahan yang sering muncul di contoh
Kesalahan pertama, menyalin contoh tanpa mengganti konteksnya. Pesan yang menyebut posisi lain atau tanggal yang salah menunjukkan contoh dipakai mentah-mentah, dan itu merusak kesan yang justru ingin dijaga.
Kesalahan kedua, menambahkan paragraf penjelasan panjang tentang mengapa Anda layak dipilih. Follow up bukan tempat melamar ulang. Cukup tiga sampai empat kalimat.
Kesalahan ketiga, menyalin kalimat pembuka surel lamaran ke pesan follow up. Sapaan dan isinya berbeda karena konteksnya berbeda. Kalau Anda perlu menyegarkan ingatan tentang penulisan surel, aturannya ada di cara menulis email lamaran kerja.
Kesalahan keempat, memakai tanda pisah panjang atau singkatan gaul yang tidak cocok dengan suasana kerja. Tulis dengan kalimat biasa, tanda baca wajar, dan ejaan yang benar.
Kapan contoh ini tidak dipakai
Kalau pengumuman lowongan menyebut bahwa hanya kandidat terpilih yang akan dihubungi, jangan mengirim follow up dalam bentuk apa pun. Contoh di halaman ini mengandaikan bahwa Anda memang boleh menanyakan kabar.
Kalau wawancara dijadwalkan lewat portal rekrutmen yang tidak punya fitur pesan, jangan mencari alamat surel perekrut di internet. Kirim pertanyaan lewat saluran yang tersedia di portal, atau tunggu.
Kalau Anda sudah mengirim satu follow up dan tidak dijawab, hentikan. Menyalin contoh kedua dan mengirimnya lagi dengan kalimat berbeda tetap dihitung sebagai pesan berulang.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah contohnya boleh dipakai apa adanya? Tidak. Ganti nama, posisi, tanggal, dan saluran dengan keadaan Anda. Contoh hanya menunjukkan kerangka dan nada.
Apakah follow up sebaiknya dikirim lewat surel atau pesan aplikasi? Ikuti saluran yang dipakai untuk menjadwalkan wawancara. Kalau penjadwalan lewat surel, balas surel itu; kalau lewat pesan aplikasi, balas di sana.
Apakah perlu melampirkan CV lagi? Tidak, kecuali diminta. Berkas lamaran Anda sudah tersimpan sejak pengiriman pertama, dan lampiran tambahan yang tidak diminta hanya menambah pekerjaan penerimanya.
Apakah pesan terima kasih dan follow up itu sama? Bisa digabung dalam satu pesan. Kalau Anda mengirim terima kasih pada hari yang sama, tidak perlu mengirim pesan tindak lanjut lagi setelahnya.
Bagaimana kalau nama pewawancara tidak diketahui? Gunakan sapaan umum yang sopan tanpa nama. Jangan menebak nama atau menanyakan nama lewat pesan kepada orang yang tidak berkepentingan.
Apakah boleh memakai bahasa Inggris? Boleh kalau seluruh proses wawancaranya berbahasa Inggris. Frasa yang lazim dipakai ada di wawancara bahasa inggris.
Dari contoh ke pesan Anda
Pilih satu contoh yang paling dekat dengan keadaan Anda, tulis ulang dengan kalimat sendiri, lalu bacakan sekali sebelum dikirim. Setelah pesan terkirim, catat tanggal dan salurannya, lalu lanjutkan menyiapkan kemungkinan lain. Panduan tahapannya ada di Wawancara Kerja, dan kalau CV perlu diperbarui sebelum melamar lagi, kerjakan di Pembuat CV. Panduan karier lainnya ada di Panduan CV dan Karier.