Cara Mengisi Formulir PDF dari Hasil Scan

Formulir PDF hasil scan tidak punya kolom yang bisa diketik, karena halamannya tersimpan sebagai gambar. Tool Isi Formulir PDF membaca kolom dari struktur AcroForm di dalam berkas, dan berkas hasil pindai tidak menyimpan struktur itu. Halaman tool memberi tahu keadaan tersebut apa adanya, bukan memproses berkas dengan kolom kosong. Jadi untuk formulir seperti ini, jalur pengisiannya berbeda sejak awal.

Dua jalur tersedia, dan keduanya tidak mengisi kolom. Jalur pertama menambahkan teks di atas gambar halaman lewat editor PDF, dengan posisi dan ukuran huruf yang diatur sendiri. Jalur kedua mencetak berkasnya, mengisi dengan tangan, lalu memindai ulang hasilnya. Memilih di antara keduanya bergantung pada panjang isian dan syarat instansinya.

Artikel ini menjelaskan cara memastikan berkasnya memang pindaian, kedua jalur pengisian beserta kapan masing-masing dipakai, dan batas yang perlu diketahui sebelum mulai.

Memastikan berkasnya memang pindaian

Pemeriksaan ini dilakukan sebelum tool apa pun dibuka, dan hanya butuh beberapa detik. Buka berkasnya di pembaca PDF, lalu seret kursor di atas satu baris teks. Kalau teksnya tersorot, berkasnya punya lapisan teks. Kalau tidak ada yang tersorot dan pencarian tidak menemukan kata yang jelas terlihat, berkasnya hasil pindai.

Pemeriksaan kedua adalah mengklik satu kotak yang seharusnya diisi. Kalau muncul kursor teks atau kotak yang bisa dicentang, kolomnya aktif dan berkasnya berformulir digital. Kalau tidak ada reaksi, berkasnya gambar halaman.

Hasil dua pemeriksaan itu menentukan jalurnya. Berkas dengan lapisan teks dan kolom aktif diisi lewat tool formulir. Berkas dengan lapisan teks tetapi tanpa kolom ditambahi teks manual. Berkas tanpa lapisan teks, yang berarti pindaian, juga ditambahi teks manual atau dicetak lalu diisi dengan tangan.

Jalur pertama: menambahkan teks di atas halaman

Jalur ini menambahkan lapisan teks baru di atas gambar halaman lewat Edit PDF. Teks baru diletakkan pada posisi yang diinginkan, dan ukurannya disesuaikan dengan tulisan di sekitarnya supaya terlihat menyatu. Isian singkat seperti nama, tanggal, dan nomor paling cocok dikerjakan dengan cara ini.

Urutan kerjanya perlu diperhatikan. Rapikan dulu orientasi halaman yang miring, pangkas tepi yang masih menyisakan meja atau bayangan, baru tambahkan teks. Memutar atau memangkas halaman setelah teks dipasang membuat teks itu ikut bergeser dan posisinya harus diatur ulang.

Untuk mengisi kotak yang harus dicentang, sediakan penanda kecil pada kotak yang sesuai. Untuk mengisi kolom yang panjang, perbesar halaman dulu supaya ukuran huruf dan posisi barisnya bisa disejajarkan dengan garis kolom. Periksa hasilnya di pratinjau sebelum diunduh.

Jalur kedua: cetak, isi dengan tangan, lalu pindai ulang

Jalur ini mencetak formulirnya, mengisi dengan tangan, lalu memindai hasilnya menjadi PDF baru. Cara ini lebih cepat untuk isian yang panjang, dan hasilnya sering lebih rapi karena tulisan tangan tidak perlu disejajarkan dengan kotak secara digital.

Jalur ini juga satu-satunya pilihan saat instansi mensyaratkan tanda tangan basah. Beberapa kantor memang meminta isian tulisan tangan atau tanda tangan asli di atas kertas, dan permintaan itu harus dipenuhi apa adanya. Untuk kebutuhan itu, isian digital tidak menggantikannya.

Saat mencetak, perhatikan ukuran kertas dan skalanya. Pilih ukuran kertas yang sama dengan halaman formulir, dan ganti skala ke ukuran sebenarnya supaya proporsinya tidak berubah. Cara lengkapnya ada di Cara Mencetak Formulir PDF Kosong.

Kapan memilih jalur yang mana

Tambahkan teks manual kalau isiannya singkat dan hasilnya akan dikirim sebagai berkas digital. Jalur ini tidak memerlukan printer atau pemindai, dan bisa dikerjakan dari mana saja. Untuk satu keterangan tambahan seperti nomor atau tanggal, jalur ini yang paling cepat.

Cetak dan isi dengan tangan kalau isiannya panjang, kalau tulisan tangan lebih nyaman, atau kalau instansi mensyaratkan tanda tangan basah. Jalur ini juga lebih baik saat hasil pindainya bermutu rendah, karena menambahkan teks di atas gambar yang buram hanya menambah lapisan baru di atas masalah lama.

Kalau berkasnya akan sering disunting atau perlu dicari kata-katanya, pertimbangkan memindai ulang dengan pemindai yang punya fitur pengenalan huruf. Hasilnya berupa berkas dengan lapisan teks, dan masalahnya selesai dari akarnya. Namun perlu diketahui bahwa OCR belum tersedia di layanan ini, sehingga berkas pindai tetap diperlakukan sebagai gambar dan teksnya belum bisa dicari.

Batas yang perlu diketahui sebelum mulai

Teks yang ditambahkan manual bukan nilai kolom. Ia lapisan tampilan di atas gambar halaman, sehingga tidak bisa diketik ulang seperti kolom formulir digital. Kalau ada isian yang salah, teks itu harus ditutup atau dihapus, bukan diedit di kolomnya.

Menutup bagian yang salah dengan area putih bersifat tampilan. Isi di bawahnya tetap ada di dalam berkas dan bisa tembus bila teksnya disalin. Untuk data rahasia, cara itu tidak dipakai, dan data yang benar-benar harus hilang perlu penyensoran permanen.

Hasil pindai juga belum bisa dicari kata-katanya. Karena halamannya dikenali sebagai gambar, pencarian tidak akan menemukan apa pun di dalamnya. Hal ini berlaku untuk berkas pindai asli maupun berkas pindai yang sudah ditambahi teks manual.

Masalah yang sering terjadi

Kolom tidak muncul saat berkas diunggah ke tool formulir. Itu memang sifat berkas pindai. Tool membaca kolom dari struktur AcroForm, dan berkas pindai tidak punya struktur itu. Gunakan jalur penambahan teks manual.

Teks baru tidak menyatu dengan tulisan lama. Perbesar tampilan, lalu samakan ukuran, ketebalan, dan posisi barisnya. Perbedaan kecil tetap terlihat pada dokumen yang dicetak, jadi periksa hasilnya pada pembesaran penuh.

Halaman masih miring saat teks ditambahkan. Rapikan orientasinya lebih dulu. Teks yang ditulis di atas halaman miring akan ikut terlihat miring, dan posisinya harus diatur ulang setelah halaman diputar.

Tepi halaman menyisakan meja atau bayangan. Pangkas lebih dulu sebelum menambahkan teks. Pemangkasan tidak menghapus isi halaman, hanya mempersempit batas tampilannya.

Hasil pindai terlalu gelap atau buram. Mutu pindai menentukan seberapa rapi teks tambahan terlihat. Kalau mutunya rendah, memindai ulang dokumennya lebih hemat daripada menambal tampilannya.

Isian terlihat rapi di layar tetapi berbeda saat dicetak. Periksa pratinjau cetak sebelum mencetak. Tampilan di kertas kadang berbeda dari tampilan di layar.

Kapan sebaiknya berkas pindai tidak diproses online

Berkas pindai sering berisi dokumen identitas, berkas kepegawaian, atau dokumen perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor. Berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Kalau kebijakan kantor melarang berkas keluar, kerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri, dan keterangan perlakuan berkasnya ada di kebijakan privasi.

Kalau dokumennya harus diarsipkan dalam jangka panjang, pertimbangkan format arsip setelah pengisian selesai. PDF/A menyimpan dokumen dalam bentuk yang dirancang untuk dibaca puluhan tahun ke depan, dan penjelasannya ada di kelompok Optimalkan.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah formulir pindaian bisa diubah menjadi berkolom digital? Bisa, tetapi bukan lewat pengisian otomatis. Struktur kolom harus dibuat ulang dengan aplikasi yang mendukung pembuatan formulir. Tool di sini mengisi kolom yang sudah ada, bukan membuat kolom baru dari gambar.

Apakah teks manual bisa dicari setelah disimpan? Tidak. Halaman aslinya tetap gambar, dan teks tambahan adalah lapisan tampilan. Pencarian tidak akan menemukan kata di dalamnya.

Bisakah teks manual diedit setelah berkas disimpan? Bisa dihapus atau ditimpa dengan teks baru, tetapi tidak bisa diketik ulang seperti kolom formulir. Perbaikan berarti menutup teks lama lalu menulis penggantinya.

Apakah hasil pindai bisa ditandatangani setelah diisi? Bisa, penanda visual bisa dipasang di atas halaman setelah isian selesai. Namun tanda tangan gambar berbeda dari tanda tangan elektronik tersertifikasi, dan untuk tanda tangan basah jalurnya tetap cetak dan tanda tangani.

Apakah mencetak lalu memindai ulang menurunkan mutu berkas? Setiap pemindaian ulang menambah penurunan mutu, terutama pada garis tipis. Kalau hasilnya akan dipakai untuk keperluan resmi, pindai pada mutu yang cukup tinggi dan periksa hasilnya sebelum dikirim.

Memilih jalur untuk formulir pindaian

Untuk isian singkat, tambahkan teks manual lewat Edit PDF dan atur posisinya dengan rapi. Untuk isian panjang atau tanda tangan basah, cetak formulirnya dengan skala yang benar, isi dengan tangan, lalu pindai ulang. Gambaran seluruh pekerjaan formulir, termasuk membedakan formulir digital dan pindaian, ada di Formulir PDF, dan cara mengedit hasil pindai secara umum dijelaskan di Cara Mengedit PDF Scan.