Formulir PDF dengan tulisan tangan diselesaikan dengan mencetak berkasnya, mengisi dengan pena, lalu memindai hasilnya menjadi PDF baru. Cara ini yang dipakai saat instansi mensyaratkan tulisan tangan atau tanda tangan basah, karena isian digital tidak menggantikan tanda tangan asli di atas kertas. Untuk isian singkat yang tidak mensyaratkan tanda tangan basah, tulisan tangan juga bisa ditempel sebagai gambar di atas halaman lewat editor PDF, meskipun hasilnya bukan isian kolom.
Pilihan mana yang tepat bergantung pada syarat instansinya. Kalau yang diminta adalah tanda tangan asli, jalurnya hanya cetak dan pindai. Kalau yang diminta sekadar tampilan tulisan tangan pada berkas digital, gambar tulisan bisa ditempel di atas halaman. Mengetahui perbedaan ini mencegah berkas dikerjakan dua kali.
Artikel ini membahas kedua jalur, cara memindai hasil tulisan tangan agar rapi, dan batas yang perlu diketahui sebelum memilih.
Kenapa sebagian formulir harus ditulis tangan
Alasan paling umum adalah syarat tanda tangan basah. Sebagian instansi menganggap tanda tangan di atas kertas lebih kuat daripada tanda tangan digital, dan kebijakan mereka menentukan cara pengisian. Selama syarat itu berlaku, isian digital tidak bisa menggantikannya, sekalipun formulirnya berkolom digital.
Alasan kedua adalah verifikasi tulisan. Sebagian formulir meminta isian tulisan tangan supaya bisa dibandingkan dengan tanda tangan atau tulisan pada dokumen lain. Untuk keperluan seperti itu, isian yang diketik tidak memenuhi syarat, dan formulirnya harus diisi dengan pena.
Alasan ketiga adalah kebiasaan administrasi. Sebagian kantor belum menyiapkan alur isian elektronik, sehingga formulirnya selalu dicetak lalu diisi dengan tangan. Dalam keadaan itu, mengikuti alur yang berlaku lebih cepat daripada memaksakan cara digital.
Karena alasan-alasannya bersifat kebijakan, tidak ada aturan umum yang bisa dipakai untuk semua instansi. Yang menentukan adalah keterangan pada formulir atau arahan petugas.
Membedakan formulir berkolom dan formulir pindaian
Sebelum mencetak, periksa jenis berkasnya. Formulir berkolom digital bisa dicetak kosong lalu diisi dengan tangan, dan kotak isiannya tercetak sebagai kotak. Formulir pindaian juga bisa dicetak, karena halamannya memang gambar yang siap dicetak.
Pemeriksaannya cukup satu klik. Buka berkasnya di pembaca PDF, lalu klik satu kotak yang seharusnya diisi. Kalau muncul kursor teks atau kotak yang bisa dicentang, berkasnya berkolom digital. Kalau tidak ada reaksi, berkasnya pindaian.
Jalur cetak, isi, dan pindai
- Buka berkas formulirnya di pembaca PDF, lalu pilih menu cetak.
- Pilih ukuran kertas yang sama dengan halaman formulir, biasanya A4.
- Ganti skala ke ukuran sebenarnya, bukan fit to page, supaya proporsinya tidak berubah.
- Cetak satu lembar percobaan, lalu periksa apakah seluruh kotak isian tercetak rapi.
- Isi formulirnya dengan pena yang jelas, dan pastikan tulisan tidak keluar dari kotak.
- Periksa kembali seluruh isian sebelum dipindai, termasuk kotak centang dan tanda tangan.
- Pindai hasilnya pada mutu yang cukup tinggi, lalu simpan sebagai PDF dengan nama yang jelas.
Langkah keempat menghemat kertas dan waktu. Satu lembar percobaan menunjukkan apakah skala dan ukuran kertasnya sudah benar, sebelum kesalahan yang sama terulang di halaman lain. Pengaturan cetak selengkapnya ada di Cara Mencetak Formulir PDF Kosong.
Menjaga hasil pindai tetap rapi
Mutu hasil pindai menentukan apakah berkasnya diterima sistem. Tiga hal yang perlu dijaga. Pertama, ketajaman gambar. Pindai pada resolusi yang cukup tinggi supaya tulisan terbaca jelas, dan bersihkan kaca pemindai sebelum memindai.
Kedua, kecerahan. Pindai yang terlalu gelap membuat tulisan sulit dibaca, sedangkan yang terlalu terang membuat garis formulir pudar. Atur kecerahannya di perangkat pemindai, dan periksa hasilnya sebelum menutup aplikasi.
Ketiga, kemiringan halaman. Letakkan kertas lurus di pemindai supaya hasilnya tidak miring. Kalau hasilnya tetap miring, halamannya bisa ditegakkan setelah dipindai, dan caranya ada di Cara Mengedit PDF Scan.
Setelah dipindai, periksa hasilnya dengan membuka berkas di pembaca PDF. Pastikan seluruh halaman ikut dan orientasinya benar sebelum berkas dikirim.
Jalur digital untuk isian tulisan singkat
Kalau yang dibutuhkan hanya tampilan tulisan tangan pada berkas digital, tanpa tanda tangan basah, tulisan bisa ditempel sebagai gambar di atas halaman. Caranya: tulis di kertas putih, foto atau pindai dengan latar terang, lalu tempelkan gambar itu pada posisi kolom lewat editor.
Untuk hasil yang rapi, tulis di kertas putih polos tanpa garis, lalu pindai pada latar yang bersih. Setelah gambar ditempel, atur ukurannya supaya sejajar dengan kolom, dan periksa posisinya di pratinjau. Gambar berlatar putih akan menutupi apa pun di bawahnya, jadi hindari menimpa teks yang harus tetap terlihat.
Perlu diingat bahwa gambar tulisan bukan isian kolom. Ia lapisan tampilan di atas halaman, sehingga tidak bisa diketik ulang seperti kolom formulir digital. Untuk isian yang panjang, mencetak dan menulis dengan tangan tetap lebih cepat dan lebih rapi.
Batas yang perlu diketahui
Tulisan tangan yang ditempel sebagai gambar tidak bisa diverifikasi sebagai tulisan asli. Ia hanya tampilan, bukan bukti keaslian. Kalau instansi meminta tanda tangan yang bisa diperiksa keasliannya, jalur yang tepat bukan tool gambar, melainkan sistem tanda tangan elektronik tersertifikasi yang diterbitkan penyedia resmi.
Tanda tangan gambar juga berbeda dari tanda tangan elektronik. Tanda tangan elektronik dibuat dengan sertifikat digital, sedangkan tanda tangan gambar hanya potret tulisan yang ditempel. Untuk syarat dan keabsahan pada kasus tertentu, periksa aturan terbaru dan kebijakan instansi yang bersangkutan, dan jangan mengandalkan satu sumber saja.
Kalau formulirnya memuat data pribadi lengkap, pertimbangkan cara penyimpanannya. Berkas yang memuat nama, nomor identitas, dan alamat sebaiknya dikunci sebelum dikirim lewat surel. Caranya ada di Cara Menyimpan Formulir PDF yang Sudah Diisi.
Masalah yang sering terjadi
Tulisan keluar dari kotak. Pilih pena berukuran lebih kecil, atau tulis lebih ringkas. Kalau ruangnya terlalu sempit, gunakan singkatan yang lazim dan jelas.
Hasil pindai terlalu gelap atau buram. Atur kecerahan dan resolusi pemindai, lalu pindai ulang. Hasil yang buram bisa ditolak sistem yang memerlukan tulisan terbaca jelas.
Halaman hasil pindai miring. Letakkan kertas lurus di pemindai, atau tegakkan halamannya setelah dipindai lewat editor. Halaman miring membuat berkasnya terlihat tidak rapi.
Sebagian halaman tidak ikut terpindai. Periksa kembali berkasnya setelah dipindai. Kalau ada halaman yang terlewat, pindai halaman itu lalu gabungkan berkasnya.
Formulir ditolak karena bukan tulisan tangan asli. Periksa kembali syarat instansinya. Kalau yang diminta tanda tangan basah, berkas harus ditandatangani di atas kertas, bukan ditempel gambarnya.
Kapan cara ini tidak dipakai
Cara ini tidak dipakai kalau instansi menerima isian digital dan formulirnya berkolom aktif. Untuk keadaan itu, mengisi langsung di peramban lewat Isi Formulir PDF lebih cepat dan hasilnya lebih rapi.
Cara ini juga tidak dipakai untuk formulir panjang yang harus terbaca mesin, karena isian tulisan tangan sulit dikenali sistem otomatis. Kalau formulirnya hanya perlu dibaca untuk mengetahui syarat, membukanya di pembaca PDF sudah cukup.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah formulir berkolom digital boleh diisi dengan tangan? Boleh, kecuali instansi melarangnya. Cetak formulirnya kosong, isi dengan pena, lalu pindai hasilnya. Setelah dipindai, berkasnya tidak lagi punya kolom yang bisa diketik.
Apakah tulisan tangan yang ditempel sebagai gambar bisa dihapus? Bisa, gambar itu lapisan tampilan yang bisa ditutup atau dihapus di editor. Namun cara itu tidak dipakai untuk data rahasia, karena isi di bawahnya tetap ada di dalam berkas.
Bagaimana kalau tulisan tangan salah? Untuk isian di atas kertas, gunakan tip-ex atau tulis ulang di lembar baru. Untuk isian yang sudah dipindai, tutup bagian yang salah lalu tulis penggantinya, atau isi ulang lembar barunya.
Apakah formulir tulisan tangan bisa digabung dengan dokumen lain? Bisa. Setelah hasil pindainya tersimpan sebagai PDF, berkasnya bisa digabung dengan dokumen lain. Caranya ada di Cara Menggabungkan PDF dan Menyusun Urutannya.
Apakah tanda tangan di formulir tulisan tangan harus asli? Itu bergantung pada syarat instansinya. Kalau yang diminta tanda tangan basah, tanda tangan harus dibubuhkan di atas kertas. Kalau yang diterima tanda tangan elektronik tersertifikasi, jalurnya lewat penyedia resmi.
Memilih jalur yang sesuai syarat
Baca dulu syarat instansinya. Kalau tulisan tangan atau tanda tangan basah diwajibkan, cetak formulirnya, isi dengan tangan, lalu pindai pada mutu yang cukup tinggi. Kalau isian elektronik diterima dan formulirnya berkolom digital, buka Isi Formulir PDF dan isi langsung di peramban. Gambaran seluruh pekerjaan formulir ada di Formulir PDF, dan jalur untuk berkas pindai dijelaskan di Cara Mengisi Formulir PDF dari Hasil Scan.