Formulir PDF yang sudah diisi dicetak dengan membuka berkas hasil unduhan di pembaca PDF, lalu memilih cetak seperti dokumen biasa. Dua hal menentukan hasilnya rapi: isian yang sudah dibekukan lebih dulu dan pengaturan skala pada ukuran sebenarnya. Kalau keduanya benar, kotak isian tercetak dengan isinya di posisi yang sama seperti di layar, tanpa bagian yang bergeser atau hilang.
Banyak orang mencetak formulir terisi lalu mendapati kotaknya kosong atau isiannya berpindah. Penyebabnya biasanya bukan berkasnya rusak, melainkan kombinasi kolom formulir yang belum dibekukan dan pengaturan cetak yang menyesuaikan halaman ke kertas. Memahami keduanya menyelesaikan sebagian besar masalah cetak formulir.
Artikel ini membahas urutan mencetak formulir terisi, mengapa isian sebaiknya dibekukan lebih dulu, pengaturan cetak yang menentukan hasilnya, dan kapan mencetak bukan langkah yang tepat.
Kapan mencetak formulir terisi masuk akal
Mencetak formulir terisi masuk akal saat instansi mensyaratkan berkas fisik, misalnya untuk arsip kantor atau berkas yang harus ditandatangani basah setelah diisi. Untuk kebutuhan seperti itu, formulir diisi digital lebih dulu, dicetak, lalu ditandatangani dengan tangan.
Cara ini juga masuk akal saat formulir harus diserahkan bersama dokumen lain dalam satu bundel fisik. Mencetak hasil isian memastikan seluruh bagian terbaca seragam, tanpa tulisan tangan yang berbeda-beda di tiap lembar.
Cara ini tidak dipakai kalau instansi menerima isian elektronik. Kalau formulir boleh dikirim sebagai PDF, tidak ada alasan mencetaknya. Mengirim berkas digital lebih cepat, dan isiannya masih bisa diperbaiki sebelum dikirim. Mencetak hanya menambah langkah tanpa mengubah hasil di sisi penerima.
Kenapa isian sebaiknya dibekukan lebih dulu
Formulir digital menyimpan jawaban sebagai nilai kolom, terpisah dari gambar halaman. Saat mencetak, sebagian aplikasi mencetak kolom beserta isinya, tetapi sebagian lain menampilkan kolom dengan cara berbeda atau mengabaikan lapisan formulir. Perbedaan antar aplikasi inilah yang membuat kotak isian kadang bergeser atau tidak tercetak.
Flatten PDF menyatukan isian dan anotasi menjadi satu lapisan cetak permanen. Setelah diratakan, isian menjadi bagian dari gambar halaman, sehingga yang tercetak persis seperti yang terlihat. Karena kolomnya tidak lagi bisa diubah setelah dibekukan, pastikan seluruh isian sudah benar sebelum menjalankannya.
Pembekuan juga mencegah penerima mengubah nilai di perjalanan. Untuk formulir yang dicetak lalu dikirim sebagai berkas, hasil flatten tampil sama di aplikasi mana pun, tanpa risiko kotak bergeser karena perbedaan pembaca PDF.
Langkah mencetak formulir yang sudah diisi
- Selesaikan seluruh isian lewat Isi Formulir PDF, lalu unduh berkasnya.
- Buka hasil unduhan dan periksa kembali setiap kolom, termasuk kotak centang di bagian bawah.
- Kalau isian sudah final dan formulir akan dicetak, bekukan lebih dulu lewat Flatten PDF.
- Buka berkas hasil di pembaca PDF, lalu tekan menu cetak.
- Pilih ukuran kertas yang sesuai dengan formulir, biasanya A4.
- Pilih skala ukuran sebenarnya, bukan fit to page atau shrink to fit.
- Periksa pratinjau, pastikan seluruh kotak isian berada di dalam batas halaman.
- Cetak satu lembar percobaan, periksa hasilnya, baru cetak sisanya.
Langkah kedelapan menghemat kertas. Satu lembar percobaan menunjukkan apakah skala dan ukuran kertasnya sudah benar, sebelum kesalahan yang sama terulang di lembar berikutnya.
Pengaturan cetak yang menentukan hasilnya
Ukuran kertas adalah pengaturan pertama. Formulir resmi umumnya memakai A4, tetapi ada juga yang memakai Letter atau ukuran khusus. Kalau ukuran kertas di pengaturan berbeda dari ukuran halaman formulir, isinya akan tergeser atau terpotong. Ukuran kertas standar yang biasa dipakai di Indonesia dibahas di Ukuran Kertas PDF Standar di Indonesia.
Skala adalah pengaturan kedua. Pilihan fit to page atau shrink to fit menyesuaikan isi halaman agar muat di kertas, dan penyesuaian itu mengubah ukuran aslinya. Untuk formulir terisi, skala yang berubah membuat kotak isian tidak sejajar dengan isinya. Pilih ukuran sebenarnya supaya proporsinya terjaga.
Orientasi dan margin printer juga perlu diperiksa. Formulir ada yang tegak dan ada yang mendatar, dan orientasi yang salah membuat halaman tercetak menyamping. Sebagian printer tidak bisa mencetak sampai tepi kertas, sehingga bagian yang terlalu dekat tepi bisa terpotong. Pratinjau memperlihatkan keduanya sebelum kertas terpakai.
Mencetak tanpa membekukan
Kalau formulirnya hanya perlu dicetak sekali dan isiannya tidak akan berubah, mencetak tanpa membekukan masih bisa dilakukan, asalkan pratinjau diperiksa dengan teliti. Sebagian pembaca PDF mencetak kolom dan isinya dengan benar, sehingga pembekuan tidak selalu diperlukan.
Yang perlu diperhatikan adalah kemungkinan kotak bergeser di aplikasi lain. Kalau berkasnya juga akan dikirim ke pihak lain yang membuka dengan aplikasi berbeda, pembekuan lebih dulu membuat tampilannya seragam di semua aplikasi. Untuk formulir yang hanya dicetak di satu komputer dan tidak dikirim, perbedaan ini jarang menjadi masalah.
Untuk isian yang masih mungkin berubah, jangan bekukan. Biarkan kolomnya aktif sampai isian benar-benar final, baru cetak. Membekukan lebih dulu lalu menemukan kesalahan memaksa pengisian ulang dari salinan sebelum dibekukan.
Kapan mencetak bukan langkah yang tepat
Mencetak bukan langkah yang tepat kalau instansi menerima berkas digital. Kirim PDF-nya langsung, dan isiannya masih bisa diperbaiki kalau ada koreksi sebelum tenggat.
Mencetak juga bukan langkah yang tepat kalau formulirnya hasil pindai tanpa kolom digital. Isian pada berkas seperti itu tidak tersimpan sebagai nilai kolom, sehingga yang tercetak adalah teks tambahan yang menempel di gambar halaman. Untuk kebutuhan seperti itu, mencetak formulir kosong lalu mengisi dengan tangan sering lebih rapi.
Kalau formulir memerlukan tanda tangan basah, mencetak adalah bagian dari alurnya, bukan pilihan. Cetak, tanda tangani, lalu pindai hasilnya. Urutan itu tidak berubah karena formulirnya digital.
Setelah formulir tercetak
Periksa hasil cetak sebelum dikirim. Pastikan seluruh isian tercetak di kolom yang benar, kotak centang yang diperlukan sudah terlihat, dan tidak ada bagian yang terpotong di tepi. Untuk formulir yang akan ditandatangani, sediakan ruang tanda tangan yang cukup.
Kalau formulir tercetak akan dipindai ulang untuk diarsipkan, simpan hasilnya sebagai PDF dengan nama yang jelas. Hasil pindai tidak punya kolom digital, sehingga isiannya tidak bisa diketik ulang. Untuk berkas yang perlu diarsipkan jangka panjang, perhatikan orientasi dan batas halamannya.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah isian ikut tercetak kalau formulir belum dibekukan? Sebagian besar pembaca PDF mencetak kolom beserta isinya. Namun tampilannya bisa berbeda antar aplikasi. Membekukan isian lebih dulu memastikan hasil cetak sama dengan yang terlihat di layar.
Kenapa kotak isian tercetak kosong? Kemungkinan berkas yang dicetak adalah berkas asli yang belum diisi, bukan hasil unduhan. Buka berkas hasil unduhan dari folder tempatnya disimpan, lalu cetak berkas itu.
Apakah formulir terisi harus dicetak berwarna? Tidak selalu. Sebagian formulir memakai warna untuk menandai bagian yang wajib diisi. Kalau warnanya hanya hiasan, cetak hitam putih sudah cukup.
Bisakah mencetak hanya halaman tertentu? Bisa. Atur rentang halaman pada pengaturan cetak. Untuk formulir panjang, cetak halaman yang memuat isian dan tanda tangan saja, kecuali instansi meminta seluruh halaman.
Apakah mencetak mengubah berkas formulirnya? Tidak. Mencetak tidak mengubah berkasnya sama sekali. Berkas tetap seperti semula dan bisa dicetak ulang kapan saja.
Mencetak formulir dengan rapi
Selesaikan isian lewat Isi Formulir PDF, bekukan lewat Flatten PDF kalau isian sudah final, lalu cetak dengan skala ukuran sebenarnya. Periksa satu lembar percobaan sebelum mencetak sisanya. Gambaran seluruh pekerjaan formulir ada di Formulir PDF, dan cara mencetak formulir kosong dijelaskan di Cara Mencetak Formulir PDF Kosong.