Formulir PDF yang sudah diisi digabungkan lewat Gabung PDF. Unggah beberapa berkas, geser urutannya di pratinjau, lalu jalankan proses. Nilai yang sudah tersimpan di kolom formulir ikut terbawa ke berkas gabungan, karena penggabungan menyatukan objek halaman asli, bukan menggambar ulang isinya. Formulir terisi tidak perlu dikosongkan atau diisi ulang hanya karena akan disatukan.
Yang menentukan hasil akhir bukan proses penggabungannya, melainkan dua hal di sekitarnya: urutan berkas dan status isian. Urutan menentukan susunan halaman akhir, dan status isian menentukan apakah nilai kolom masih bisa diubah setelah berkas jadi. Keduanya diperiksa sebelum proses dijalankan, bukan sesudahnya.
Artikel ini membahas alur menggabungkan beberapa formulir terisi, cara menjaga isian tetap utuh, dan kapan berkas sebaiknya dibekukan lebih dulu sebelum disatukan.
Kapan menggabungkan formulir terisi masuk akal
Cara ini dipakai saat satu pengajuan menuntut beberapa berkas dan portal penerima hanya menerima satu unggahan. Contohnya pendaftaran yang meminta formulir utama, lampiran formulir pendukung, dan surat pernyataan dalam satu paket. Menggabung ketiganya menjadi satu berkas memudahkan penerima membuka seluruh lampiran sekaligus.
Cara ini juga masuk akal saat formulir digital digabung dengan hasil pindai formulir lain yang sudah diisi tangan. Bagian digital tetap membawa nilai kolomnya, sedangkan halaman pindaian menyatu sebagai gambar. Urutan berkas disusun mengikuti urutan yang diminta instansi, bukan mengikuti nama berkas.
Cara ini tidak dipakai kalau setiap formulir ditujukan untuk penerima yang berbeda. Kalau formulir pendaftaran dikirim ke satu bagian dan formulir keuangan ke bagian lain, menyatukannya justru menyulitkan penerima. Untuk kebutuhan seperti itu, pisahkan berkas sesuai tujuannya, dan cara menyusun ulang halaman ada di Mengatur Halaman PDF: Gabung, Pisah, dan Urutkan.
Apa yang terjadi pada isian saat digabung
Formulir digital menyimpan jawabannya sebagai nilai kolom di dalam berkas, terpisah dari gambar halaman. Saat beberapa berkas digabung, objek halaman masing-masing dipindahkan ke dokumen baru beserta kolomnya. Karena nilai kolom ikut terbawa, isian yang sudah diisi tetap terlihat dan tetap bisa diketik ulang setelah penggabungan.
Sifat ini berbeda dari membekukan isian. Flatten PDF menyatukan kolom dan anotasi menjadi satu lapisan cetak permanen, sehingga kolomnya tidak lagi bisa diisi oleh siapa pun. Kalau tujuannya menyatukan berkas tanpa menghilangkan kemampuan memperbaiki isian, penggabungan adalah langkah yang tepat. Kalau tujuannya mengunci isian, pembekuan dilakukan terpisah.
Satu hal perlu diperiksa saat formulir berasal dari instansi yang berbeda. Formulir yang dibuat oleh pihak berbeda bisa memakai nama kolom yang sama. Setelah digabung, periksa hasilnya di pembaca PDF dan pastikan setiap isian tetap berada di halaman asalnya. Pemeriksaan ini cepat dan mencegah kebingungan setelah berkas dikirim.
Langkah menggabungkan formulir terisi
- Pastikan setiap formulir sudah selesai diisi dan diperiksa. Kalau ada yang belum, isi dulu lewat Isi Formulir PDF.
- Beri nama berkas dengan awalan angka sesuai urutan yang diinginkan, misalnya 1-formulir-utama, 2-lampiran, 3-pernyataan.
- Buka Gabung PDF, lalu unggah seluruh berkasnya.
- Periksa urutan di daftar unggahan dan geser bila perlu. Urutan di daftar menjadi urutan hasil.
- Periksa jumlah halaman setiap berkas, terutama formulir panjang yang punya lampiran.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh berkas gabungan.
- Buka hasilnya di pembaca PDF, klik beberapa kolom, dan pastikan nilai yang tersimpan masih muncul.
Langkah terakhir adalah pemeriksaan yang paling sering dilewatkan. Membuka ulang hasil gabungan menunjukkan apakah isian benar-benar ikut tersimpan, dan sekaligus memastikan urutan halamannya sesuai keinginan.
Menyusun urutan berkas
Nama berkas menentukan urutan awal, dan sistem menyusunnya mengikuti abjad. Ini membuat scan1.pdf, scan10.pdf, dan scan2.pdf tersusun sebagai scan1, scan10, scan2, bukan sesuai angka. Beri nama dengan angka nol di depan, seperti scan01 dan scan02, atau periksa urutan di daftar unggahan sebelum proses dijalankan.
Urutan yang benar mengikuti instruksi penerima. Sebagian instansi menyebut urutan berkas secara tegas di petunjuk pengisian, misalnya formulir utama lebih dulu, lalu lampiran identitas, lalu surat pernyataan. Kalau urutan setelah digabung ternyata salah, hasilnya masih bisa ditata ulang lewat Atur Halaman PDF, tetapi memperbaiki urutan sebelum proses jauh lebih cepat.
Kapan membekukan sebelum menggabung
Kalau isian sudah final dan tidak boleh berubah lagi, bekukan setiap formulir lebih dulu lewat Flatten PDF, baru gabungkan berkas hasilnya. Urutan ini membuat berkas gabungan berisi halaman yang isiannya sudah membeku, sehingga penerima tidak bisa mengubah nilainya di perjalanan.
Sebaliknya, kalau masih ada kemungkinan koreksi, biarkan kolomnya tetap aktif dan gabungkan apa adanya. Isian yang belum dibekukan masih bisa diperbaiki setelah penggabungan, dan itu menghemat satu putaran pengisian penuh kalau ternyata ada angka yang salah. Simpan salinan sebelum dibekukan untuk berjaga-jaga.
Untuk formulir yang memuat data pribadi, pembekuan biasanya dilanjutkan dengan penguncian. Urutan yang disarankan: isi seluruh kolom, bekukan isian, gabungkan berkas, lalu kunci hasilnya lewat Proteksi PDF dengan sandi yang panjang.
Kapan cara ini tidak dipakai
Cara ini tidak dipakai untuk menyatukan formulir yang harus tetap terpisah di sisi penerima. Beberapa sistem menerima satu berkas per jenis formulir, dan menggabungkannya membuat berkas ditolak. Periksa petunjuk unggahan sebelum menggabung.
Cara ini juga tidak dipakai kalau salah satu formulir masih terkunci kata sandi. Berkas terkunci tidak bisa dibaca tool sampai kuncinya dibuka. Buka dulu proteksinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar, baru ikutkan berkasnya dalam penggabungan.
Kalau instansi mensyaratkan tanda tangan basah di atas kertas, penggabungan digital tidak menggantikannya. Cetak formulirnya, isi dan tanda tangani dengan tangan, lalu pindai hasilnya sebelum disatukan.
Memeriksa hasil gabungan
Periksa tiga hal setelah berkas gabungan jadi. Pertama, urutan halamannya sesuai instruksi. Kedua, seluruh isian yang sudah diisi masih terlihat di kolom yang benar. Ketiga, jumlah halaman sama dengan jumlah halaman seluruh berkas sumber.
Untuk berkas yang akan dikirim lewat surel, pertimbangkan membersihkan metadatanya lebih dulu. Metadata dokumen bisa memuat nama penulis, aplikasi pembuat, dan judul internal yang tidak perlu ikut terbaca penerima. Caranya ada di Cara Menghapus Properti PDF Sebelum Dikirim.
Kalau ukuran berkas gabungan melewati batas unggahan portal, kecilkan lebih dulu. Langkahnya ada di Cara Mengompres PDF Tanpa Mengurangi Kualitas.
Pertanyaan yang sering muncul
Bisakah menggabung formulir yang sebagian sudah diisi dan sebagian masih kosong? Bisa. Berkas yang sudah terisi membawa nilai kolomnya, sedangkan berkas kosong tetap kosong. Isian yang kosong bisa diisi setelah penggabungan lewat tool formulir.
Apakah isian bisa diedit setelah formulir digabung? Bisa, selama kolomnya belum dibekukan. Nilai isian tersimpan di field berkas gabungan, jadi hasilnya bisa dibuka lagi dan diubah di kolom yang sama.
Bagaimana kalau urutan berkas ternyata salah setelah digabung? Hasil gabungan bisa ditata ulang halaman demi halaman lewat tool susunan halaman. Memperbaiki urutan sebelum proses tetap lebih cepat, karena tidak perlu membuka dan menata ulang hasilnya.
Apakah formulir terkunci bisa digabung? Tidak sebelum kuncinya dibuka. Berkas yang dilindungi kata sandi tidak bisa dibaca tool penggabungan. Buka kuncinya lebih dulu dengan sandi yang benar, lalu gabungkan salinannya.
Apakah menggabung formulir memperbesar ukuran berkas? Ukuran hasil gabungan mengikuti isi seluruh berkas sumber. Kalau beberapa berkas membawa gambar atau font yang sama, ukurannya bisa bertambah. Ukuran yang paling menentukan biasanya gambar di dalam formulir, bukan jumlah kolomnya.
Menggabungkan formulir dengan rapi
Susun urutan berkas, gabungkan lewat Gabung PDF, lalu buka hasilnya untuk memastikan isian tetap utuh. Kalau isian sudah final dan tidak boleh berubah, bekukan setiap formulir lebih dulu lewat Flatten PDF, baru gabungkan. Gambaran seluruh pekerjaan formulir, termasuk cara membedakan formulir digital dan pindaian, ada di Formulir PDF.