Formulir PDF berkolom digital bisa diisi dari HP dengan membuka Isi Formulir PDF di peramban ponsel. Unggah berkasnya, dan kolom yang terbaca dari struktur AcroForm ditampilkan untuk diisi: kotak teks, centang, tombol radio, dan daftar pilihan. Tidak ada aplikasi yang perlu dipasang dari toko aplikasi, dan hasil isiannya tersimpan ke field berkas sehingga bisa dibuka lagi kalau ada yang perlu diperbaiki.
Syaratnya sama seperti di komputer: formulirnya harus punya kolom digital. Berkas hasil pindai tanpa field tidak punya kolom yang bisa dibaca, dan halaman tool akan memberi tahu apa adanya. Mengetahui hal ini sebelum mengunggah lebih berguna daripada berharap formulir pindaian bisa diketik otomatis dari ponsel.
Yang berbeda saat bekerja dari HP adalah ukuran layar dan cara menunjuk. Jari menutupi bagian yang sedang dilihat, papan ketik layar menutup separuh halaman, dan ketukan yang meleset mudah berpindah kolom. Karena itu urutan kerjanya disusun sedikit berbeda: perbesar dulu, isi satu kolom, lalu periksa sebelum lanjut.
Kapan mengisi formulir dari HP masuk akal
Cara ini cocok untuk formulir pendek yang harus segera dikirim: formulir pendaftaran singkat, konfirmasi kehadiran, atau berkas administrasi yang lampirannya sudah ada di ponsel. Berkas yang tersimpan di ponsel, misalnya lampiran surel atau hasil unduhan dari aplikasi pesan, bisa langsung dibuka tanpa dipindahkan ke komputer.
Cara ini tidak cocok untuk formulir panjang dengan puluhan kolom, terutama yang memuat tabel atau lampiran teks. Layar kecil membuat kolom yang belum terisi mudah terlewat, dan kesalahan yang lolos baru ketahuan setelah berkas terkirim. Untuk formulir seperti itu, kerjakan di komputer.
Cara ini juga tidak dipakai kalau instansi mensyaratkan tanda tangan basah. Isian digital dari ponsel tidak menggantikan tanda tangan asli di atas kertas. Untuk kebutuhan itu, cetak formulirnya, isi dengan tangan, lalu pindai.
Menyiapkan berkas di ponsel
- Unduh lampiran formulirnya dari surel atau aplikasi pesan, lalu simpan di folder yang mudah ditemukan.
- Buka berkasnya sekilas di pembaca PDF ponsel untuk melihat jumlah halaman dan bagian yang perlu diisi.
- Ketuk satu kolom yang seharusnya diisi. Kalau muncul kursor teks, kolomnya aktif dan berkasnya berformulir digital.
- Perbesar ke ukuran yang membuat tulisan terbaca jelas, karena papan ketik layar akan menutupi bagian bawah halaman.
Langkah ketiga menentukan jalur pekerjaan. Formulir berkolom digital diisi lewat tool formulir, sedangkan berkas pindai hanya bisa ditambahi teks manual. Memeriksa lebih dulu menghemat satu putaran pengunggahan yang tidak perlu.
Langkah mengisi formulir di HP
- Buka Isi Formulir PDF di peramban ponsel.
- Ketuk area unggah, lalu pilih berkas formulir dari penyimpanan ponsel.
- Tunggu sampai kolom selesai dibaca. Berkas besar butuh waktu lebih lama di ponsel.
- Perbesar halaman, lalu isi kolom teks satu per satu lewat papan ketik layar.
- Untuk tombol radio dan daftar pilihan, ketuk nilainya dari daftar yang muncul.
- Centang kotak persetujuan yang biasanya berada di bagian bawah formulir.
- Tutup papan ketik, lalu gulir seluruh halaman untuk mencari kolom yang belum terisi.
- Unduh PDF terisi, lalu buka kembali untuk memastikan isiannya tersimpan.
Langkah ketujuh sering dilewatkan. Papan ketik yang masih terbuka menyembunyikan bagian bawah halaman, dan kolom di sana mudah tidak terlihat sampai berkasnya dikirim.
Mengetik di layar kecil
Mengetik panjang di ponsel lebih lambat dan lebih rawan salah ketik daripada di komputer. Untuk isian yang lebih dari satu baris, tulis dulu di aplikasi catatan, lalu salin dan tempel ke kolomnya. Cara itu mengurangi salah ketik dan membuat isinya bisa diperiksa sebelum dipasang.
Untuk memilih kolom berikutnya, ketuk tepat di dalam kotak isiannya. Ketukan yang meleset ke luar kotak bisa menggulir halaman dan membuat posisi berpindah. Setelah mengisi satu kolom, periksa nilainya sebelum pindah, karena memperbaiki belakangan berarti harus mencari kolom itu lagi di antara puluhan kolom lain.
Letakkan ponsel pada permukaan datar atau pegang dengan dua tangan saat mengisi bagian akhir. Ketukan yang goyah saat menekan tombol unduh bisa membatalkan pengisian, dan mengulanginya dari awal memakan waktu.
Memeriksa hasil sebelum dikirim
Periksa hasilnya dengan urutan yang sama setiap kali. Pertama, gulir dari halaman pertama sampai terakhir sambil menandai kolom yang masih kosong. Kedua, cocokkan isian dengan dokumen sumber, terutama nama sesuai kartu identitas, nomor identitas, dan tanggal lahir.
Ketiga, buka kembali berkas hasil unduhan dan pastikan nilainya muncul di kolom yang sama. Langkah ini memastikan isian benar-benar tersimpan ke field berkas, bukan hanya tampil di layar saat pengisian. Kalau ada kolom yang kosong kembali, berarti berkas yang dibuka bukan hasil unduhan yang benar.
Kalau ada komputer yang bisa dipakai, buka hasilnya di sana untuk pemeriksaan terakhir. Layar besar memperlihatkan kolom yang terlewat dengan lebih jelas.
Masalah yang sering terjadi
Berkas tidak ditemukan di pemilih berkas. Sebagian lampiran hanya tersedia di penyimpanan sementara. Unduh ulang lampirannya, lalu simpan ke folder Dokumen atau Unduhan sebelum membuka tool.
Kolom tidak muncul sama sekali. Berkasnya tidak punya struktur AcroForm, kemungkinan besar hasil pindai. Untuk berkas seperti itu, jalurnya adalah menambahkan teks manual lewat Edit PDF.
Papan ketik menutupi kolom yang sedang diisi. Perbesar halaman lalu gulir sedikit ke atas sebelum mulai mengetik. Menutup papan ketik setelah selesai membantu melihat hasilnya secara utuh.
Salah ketik dan kolom sulit ditemukan lagi. Isi ulang kolom itu dengan mengetuk tepat di dalam kotaknya. Untuk isian panjang, salin dari aplikasi catatan supaya kesalahannya lebih sedikit.
Formulir meminta kata sandi. Formulir yang dilindungi tidak bisa diisi sebelum kuncinya dibuka. Buka dulu proteksinya dengan sandi yang benar.
Kapan sebaiknya pindah ke komputer
Formulir berisi data pribadi lengkap sebaiknya diisi dengan aplikasi desktop di komputer sendiri. Berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Untuk berkas yang tidak boleh keluar dari jaringan kantor, kerjakan di komputer sesuai kebijakan yang berlaku.
Formulir panjang dengan banyak kolom juga lebih nyaman dikerjakan di komputer. Pekerjaan seperti itu menuntut pemeriksaan berulang pada bagian yang sama, dan melakukannya di layar kecil memperbesar peluang ada kolom yang terlewat.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah bisa dipakai dari iPhone dan Android? Bisa, selama peramban di ponsel masih diperbarui. Tool berjalan di peramban, bukan di sistem operasi tertentu, jadi langkahnya sama di keduanya.
Apakah butuh koneksi internet? Ya. Berkas diunggah ke pemroses dan hasilnya dikirim balik, jadi koneksi diperlukan selama pengunggahan dan pengunduhan.
Apakah isian tersimpan kalau halaman peramban ditutup? Isian tersimpan ke field berkas setelah Anda menekan tombol proses dan mengunduh hasilnya. Kalau halaman ditutup sebelum diunduh, isian yang belum diproses tidak tersimpan.
Apakah hasilnya sama dengan mengisi di komputer? Tool yang dipakai sama dan aturan pengisiannya sama. Yang berbeda hanya kenyamanan mengerjakannya, karena layar ponsel lebih kecil.
Setelah formulir terisi
Periksa kolom yang terlewat, lalu simpan berkasnya dengan nama yang jelas. Kalau formulir akan dikirim ke pihak lain, bekukan isiannya lebih dulu lewat Flatten PDF supaya tidak bisa diubah di perjalanan. Untuk formulir yang memuat data pribadi dan akan dikirim lewat surel, pertimbangkan juga membersihkan metadatanya. Gambaran seluruh pekerjaan formulir ada di Formulir PDF, dan alur mengisi formulir di komputer dijelaskan di Cara Mengisi Formulir PDF yang Tidak Bisa Diketik.