Formulir PDF kosong dicetak dengan membuka berkasnya di pembaca PDF, memilih cetak, lalu memastikan ukuran kertas dan skalanya benar sebelum mencetak. Tiga hal menentukan hasilnya rapi: ukuran kertas sesuai aslinya, skala pada ukuran sebenarnya, dan seluruh kotak isian ikut tercetak. Kalau ketiganya benar, garis dan kotak formulir akan tercetak pada posisi yang sama seperti di layar.
Sebelum mencetak, ada baiknya memastikan bahwa mencetak memang jalur yang tepat. Formulir berkolom digital bisa diisi langsung di peramban lewat Isi Formulir PDF, dan hasilnya lebih rapi daripada isian tangan. Mencetak formulir kosong baru masuk akal saat instansi mensyaratkan isian tulisan tangan, atau saat berkasnya berupa pindaian tanpa kolom.
Artikel ini membahas cara mencetak formulir kosong dengan benar, kesalahan pengaturan yang membuat hasilnya tidak rapi, dan kapan mengisi digital lebih hemat daripada mencetak.
Kapan mencetak formulir kosong masuk akal
Mencetak formulir kosong masuk akal saat instansi mensyaratkan tanda tangan basah di atas kertas. Beberapa kantor memang meminta isian tulisan tangan, dan permintaan itu harus dipenuhi apa adanya. Untuk kebutuhan itu, cetak formulirnya, isi dengan tangan, lalu pindai hasilnya.
Cara ini juga masuk akal saat berkasnya hasil pindai tanpa kolom digital. Berkas seperti itu tidak bisa diisi di peramban, sehingga mencetak lalu mengisi dengan tangan adalah pilihan yang cepat, terutama untuk isian panjang.
Cara ini tidak dipakai kalau formulirnya berkolom digital dan instansi menerima isian elektronik. Mengisi langsung di peramban lebih cepat, hasilnya lebih rapi, dan isiannya masih bisa diperbaiki sebelum berkas final. Mencetak formulir yang sebenarnya bisa diketik hanya menambah pekerjaan.
Memeriksa berkas sebelum mencetak
Sebelum mencetak, periksa dua hal. Pertama, pastikan berkasnya memang formulir yang benar, bukan versi lama. Formulir sering diperbarui, dan mencetak versi lama berakhir dengan berkas yang ditolak. Periksa judul, nomor versi, dan tanggal di halaman formulir.
Kedua, periksa jumlah halaman. Formulir panjang sering memuat bagian lampiran atau petunjuk pengisian di halaman belakang. Pastikan seluruh halaman yang diperlukan ikut tercetak, termasuk halaman yang memuat kotak tanda tangan.
Kalau formulirnya berisi kolom digital yang tidak perlu, tidak ada masalah. Kolom kosong akan tercetak sebagai kotak kosong, dan itu memang tampilan yang diinginkan saat mengisi dengan tangan.
Langkah mencetak formulir PDF kosong
- Buka berkas formulirnya di pembaca PDF di komputer.
- Tekan menu cetak, lalu pilih printer yang akan dipakai.
- Pada pengaturan kertas, pilih ukuran yang sesuai dengan formulir, biasanya A4.
- Pada pengaturan skala, pilih ukuran sebenarnya, bukan fit to page atau shrink to fit.
- Pada pengaturan halaman, pilih seluruh halaman atau halaman tertentu sesuai kebutuhan.
- Periksa pratinjau cetak, dan pastikan seluruh kotak isian terlihat di dalam batas halaman.
- Cetak satu lembar percobaan lebih dulu, lalu periksa hasilnya sebelum mencetak sisanya.
Langkah ketujuh menghemat kertas. Satu lembar percobaan menunjukkan apakah skala dan ukuran kertasnya sudah benar, sebelum kesalahan yang sama terulang di puluhan lembar.
Pengaturan yang menentukan hasilnya rapi
Ukuran kertas adalah pengaturan pertama yang perlu diperiksa. Formulir resmi umumnya memakai A4, tetapi ada juga yang memakai Letter atau ukuran khusus. Kalau ukuran kertas di pengaturan berbeda dari ukuran halaman formulir, isinya akan tergeser atau terpotong. Ukuran kertas standar yang biasa dipakai di Indonesia dibahas di Ukuran Kertas PDF Standar di Indonesia.
Skala adalah pengaturan kedua. Pilihan fit to page atau shrink to fit menyesuaikan isi halaman agar muat di kertas, dan penyesuaian itu mengubah ukuran aslinya. Untuk formulir yang akan diisi dengan tangan, skala yang berubah membuat kotak isian tidak sejajar dengan tulisan. Pilih ukuran sebenarnya supaya proporsinya terjaga.
Orientasi adalah pengaturan ketiga. Formulir ada yang tegak dan ada yang mendatar. Orientasi yang salah membuat halaman tercetak menyamping dan bagian formulir terpotong. Periksa pratinjau untuk memastikan orientasinya sesuai.
Margin printer adalah pengaturan keempat. Sebagian printer tidak bisa mencetak sampai tepi kertas, dan bagian formulir yang terlalu dekat tepi bisa terpotong. Kalau formulirnya memakai margin sempit, periksa pratinjau dengan teliti.
Mencetak formulir berkolom agar tetap bisa diisi
Formulir berkolom digital bisa dicetak kosong, lalu diisi dengan tangan di atas kertas. Kolom yang kosong tercetak sebagai kotak, dan itu memang tampilan yang benar untuk formulir kosong.
Kalau formulirnya justru akan diisi di peramban lalu dicetak, urutannya berbeda: isi kolomnya lebih dulu, lalu cetak hasil isiannya. Agar tampilannya tidak bergeser saat dicetak, bekukan isiannya lebih dulu lewat Flatten PDF. Kolom yang dibekukan tercetak dengan isinya, tanpa risiko kotak bergeser atau isian hilang karena perbedaan aplikasi.
Masalah yang sering terjadi
Formulir tercetak terpotong di tepi. Penyebabnya biasanya skala atau ukuran kertas yang tidak sesuai. Pilih ukuran kertas yang sama dengan halaman formulir, dan ganti skala ke ukuran sebenarnya.
Isi halaman lebih kecil dari kertas. Pilihan fit to page sedang aktif. Ganti ke ukuran sebenarnya supaya proporsinya sesuai aslinya.
Sebagian halaman tidak tercetak. Periksa pengaturan rentang halaman. Kalau yang dipilih hanya halaman tertentu, halaman lain tidak ikut tercetak. Pilih seluruh halaman untuk formulir lengkap.
Garis formulir tercetak putus atau pudar. Kualitas cetak yang rendah bisa membuat garis tipis tidak tercetak jelas. Naikkan kualitas cetak, atau ganti tinta atau toner yang mulai habis.
Kotak isian tidak terlihat di hasil cetak. Beberapa formulir memakai kotak yang sangat tipis. Periksa pratinjau cetak pada pembesaran penuh, dan kalau perlu naikkan kualitas cetak agar garisnya jelas.
Halaman tercetak terbalik. Periksa pengaturan orientasi dan pengaturan duplex. Untuk formulir satu sisi, matikan cetak dua sisi supaya halaman belakang tidak ikut tercetak.
Setelah formulir tercetak
Isi formulirnya dengan pena yang jelas, lalu periksa kembali sebelum dipindai. Pastikan tulisan tidak keluar dari kotak, dan kotak centang yang diperlukan sudah ditandai. Setelah selesai, pindai hasilnya dan simpan sebagai PDF dengan nama yang jelas.
Untuk hasil pindai yang akan diarsipkan, perhatikan orientasi dan batas halamannya. Halaman yang miring atau menyisakan tepi meja sebaiknya dirapikan dulu. Caranya ada di Cara Mengedit PDF Scan.
Kapan mengisi digital lebih hemat daripada mencetak
Mengisi digital lebih hemat saat formulirnya berkolom digital dan instansi menerima isian elektronik. Tidak ada kertas yang terpakai, isiannya bisa diperbaiki sebelum dikirim, dan hasilnya bisa langsung dikirim lewat surel. Untuk formulir pendaftaran yang diunduh dari portal, jalur ini biasanya yang paling cepat.
Mengisi digital juga lebih rapi. Tidak ada tulisan yang keluar dari kotak, dan tidak ada hasil pindai yang miring. Kalau formulir memerlukan tanda tangan, penanda visual bisa dipasang setelah isian selesai, meskipun untuk tanda tangan basah jalurnya tetap cetak dan tanda tangani.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah formulir kosong harus dicetak berwarna? Tidak selalu. Sebagian formulir memakai warna untuk menandai bagian yang wajib diisi. Kalau warnanya hanya hiasan, cetak hitam putih sudah cukup. Periksa keterangan di formulirnya.
Berapa lembar yang sebaiknya dicetak lebih dulu? Satu lembar percobaan sudah cukup untuk memeriksa skala dan ukuran kertas. Kalau hasilnya benar, cetak sisanya.
Apakah formulir yang sudah dicetak bisa dipindai dan diisi digital? Hasil pindainya tidak punya kolom, jadi isian digital tidak bisa dipakai. Kalau isiannya sudah di atas kertas, jalurnya adalah mengisi dengan tangan lalu memindai.
Apakah mencetak formulir mengubah berkas aslinya? Tidak. Mencetak tidak mengubah berkasnya sama sekali. Berkas tetap kosong dan bisa dicetak ulang kapan saja.
Apakah formulir berkolom bisa dicetak setelah diisi di peramban? Bisa. Isi kolomnya lebih dulu, bekukan isiannya, lalu cetak hasilnya supaya tampilannya tidak bergeser.
Mencetak atau mengisi, pilih yang sesuai
Kalau formulirnya berkolom digital dan isian elektronik diterima, buka Isi Formulir PDF dan isi langsung di peramban. Kalau instansi mensyaratkan isian tangan, cetak formulirnya dengan skala yang benar, isi dengan tangan, lalu pindai. Gambaran seluruh pekerjaan formulir ada di Formulir PDF, dan cara mencetak formulir yang sudah diisi dijelaskan di kelompok yang sama.