Berkas pajak usaha adalah kumpulan dokumen yang menjadi dasar kewajiban perpajakan sebuah usaha: catatan pembukuan, bukti transaksi, bukti pemotongan, dan bukti pembayaran. Cara menyiapkannya adalah merapikan catatan lebih dulu, menyusun buktinya menurut periode, lalu memastikan format dan kelengkapannya sesuai ketentuan yang berlaku. Artikel ini menjelaskan urutan pekerjaan itu tanpa merinci tarif, karena semua ketentuan yang mengikat harus diverifikasi ke kantor pajak atau konsultan pajak, dan rujukan aturannya dikumpulkan di bagian Sumber resmi pada akhir artikel.

Aturan perpajakan tidak berdiri sendiri, melainkan melekat pada jenis kegiatan dan keadaan wajib pajaknya. Karena itu, contoh yang beredar di internet, termasuk yang tampak resmi, belum tentu cocok dengan usaha Anda. Yang mengikat adalah pengumuman dan panduan di kanal resmi Direktorat Jenderal Pajak (DJP), keterangan dari kantor pelayanan pajak setempat, atau penjelasan konsultan pajak yang Anda percayai.

Artikel ini bukan nasihat pajak. Kalau usaha Anda punya keadaan khusus, misalnya kegiatan yang baru dimulai, perubahan bentuk usaha, atau transaksi yang berbeda dari kegiatan sehari-hari, tanyakan lebih dulu sebelum menyusun berkas apa pun. Berkas yang disusun berdasarkan tebakan hanya menunda masalah.

Kenapa berkas pajak usaha berbeda dari berkas pribadi

Berkas pajak usaha menyangkut kegiatan yang terus berjalan, sedangkan berkas pribadi menyangkut penghasilan seseorang. Karena itu, berkas usaha harus bisa menjelaskan aliran uang usaha dari waktu ke waktu: pemasukan dari mana, pengeluaran untuk apa, dan bagaimana angka-angka itu saling terhubung.

Perbedaan kedua terletak pada volume. Usaha kecil pun bisa punya puluhan transaksi sebulan, dan jumlah itu membuat penyusunan berkas secara manual menjadi berat kalau catatannya tidak rapi. Karena itu, pekerjaan yang paling menentukan bukan menyusun berkasnya, melainkan merawat catatannya setiap hari.

Perbedaan ketiga terletak pada keterkaitan antar dokumen. Angka di satu dokumen harus cocok dengan angka di dokumen lain: total penjualan cocok dengan catatan pemasukan, dan bukti pemotongan cocok dengan catatan penjualan tertentu. Ketidakcocokan antar dokumen adalah temuan yang paling sering, dan menelusurinya memakan waktu lebih banyak daripada mencegahnya.

Mulai dari pembukuan yang rapi

Pembukuan adalah fondasi berkas pajak usaha. Tanpa catatan yang lengkap, berkas pajak hanya menjadi tumpukan bukti yang tidak bisa dijelaskan. Rapikan pencatatan lebih dulu: catat setiap transaksi pada hari yang sama, dengan tanggal, keterangan, kategori, dan nominal.

Pisahkan uang usaha dari uang pribadi sejak awal. Pencampuran keduanya membuat laporan usaha tidak bisa dipercaya, karena pengeluaran pribadi bisa masuk ke catatan usaha atau sebaliknya. Kalau pemilik mengambil uang untuk keperluan pribadi, catat sebagai pengambilan pemilik, bukan sebagai biaya usaha.

Simpan bukti setiap transaksi. Untuk penjualan, bukti yang lazim adalah invoice dan kwitansi. Untuk pembelian, simpan nota, kuitansi, atau bukti transfer. Bukti itu yang dipakai saat mencocokkan angka ketika ada pertanyaan.

Kalau pencatatan masih manual, kerjakan di lembar kerja dengan kolom tanggal, keterangan, kategori, pemasukan, dan pengeluaran. Satu baris untuk satu transaksi, tanpa menggabungkan beberapa transaksi dalam satu baris. Kerangka dan cara penyusunannya ada di cara membuat pembukuan sederhana.

Ketentuan membedakan pembukuan dan pencatatan. Menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor 81 Tahun 2024, orang pribadi yang menjalankan usaha atau pekerjaan bebas dan badan wajib menyelenggarakan pembukuan. Orang pribadi tertentu, misalnya yang boleh memakai Norma Penghitungan Penghasilan Neto dan yang peredaran brutonya tidak melebihi batas yang ditetapkan, cukup melakukan pencatatan (Pasal 448 sampai Pasal 451). Pembukuan minimal memuat catatan harta, kewajiban, modal, penghasilan dan biaya, serta harga perolehan dan penyerahan barang atau jasa, termasuk penjualan dan pembelian (Pasal 455 ayat 7). Mana yang berlaku untuk usaha Anda, tanyakan ke kantor pajak atau konsultan pajak.

Menyusun berkas menurut periode

Susun berkas pajak menurut periode, misalnya per bulan atau per tahun, lalu kelompokkan menurut jenis dokumen di dalamnya. Pemisahan periode membuat pencarian cepat saat ada permintaan dari kantor pajak, dan memudahkan pencocokan dengan catatan pembukuan.

Untuk setiap periode, kumpulkan empat kelompok dokumen. Pertama, catatan penjualan atau pemasukan beserta buktinya. Kedua, catatan pembelian atau pengeluaran beserta buktinya. Ketiga, bukti pemotongan yang diterima dan yang diterbitkan. Keempat, bukti pembayaran pajak yang sudah dilakukan. Bukti potong yang Anda terima dari lawan transaksi bisa diunduh di Coretax DJP lewat Portal Saya, eBupot, lalu Bukti Potong Saya (Coretaxpedia DJP).

Cocokkan total di setiap kelompok dengan catatan pembukuan. Selisih kecil biasanya berasal dari bukti yang belum tercatat atau transaksi yang tercatat dua kali. Telusuri selisihnya sebelum berkas disimpan, karena selisih yang dibiarkan akan muncul lagi saat ada pemeriksaan.

Urutan pekerjaan menyiapkan berkas pajak usaha

  1. Baca panduan resmi yang berlaku pada periode itu, dari kanal resmi otoritas pajak.
  2. Pastikan status dan kewajiban perpajakan usaha sesuai keadaan tahun berjalan.
  3. Rapikan pembukuan dengan mencatat transaksi yang belum tercatat dan mengoreksi yang keliru.
  4. Kumpulkan bukti transaksi dan kelompokkan menurut periode.
  5. Cocokkan total tiap kelompok dengan catatan pembukuan.
  6. Siapkan dokumen yang diterbitkan usaha, seperti invoice dan bukti pemotongan.
  7. Susun berkas menurut periode dan jenis, lalu beri nama yang jelas.
  8. Simpan salinan dan atur arsipnya, termasuk cadangan di tempat lain.
  9. Catat tanggal penyusunan dan sumber panduan yang dipakai untuk arsip internal.

Penerbitan dokumen resmi perpajakan tidak bisa digantikan oleh tool apa pun di layanan ini. Tool di katalog ini bekerja pada berkas, bukan pada kewajiban pajaknya. Yang bisa dibantu adalah merapikan dokumen pendukung atau catatan internal, bukan menerbitkan dokumen resmi.

Kalau dokumen resminya berbentuk formulir digital

Sebagian dokumen perpajakan disediakan dalam bentuk formulir berkolom digital. Kalau berkas yang Anda terima punya kolom yang bisa diisi, Isi Formulir PDF bisa dipakai untuk mengisinya. Kolom dibaca dari struktur AcroForm, dan isian tersimpan ke field berkas sehingga hasil unduhannya masih bisa dibuka dan diperbaiki.

Ada dua batas. Pertama, tool itu hanya mengisi kolom, tidak menghitung dan tidak menentukan angka. Kedua, berkas hasil pindai tanpa kolom digital tidak bisa diisi otomatis, karena teksnya hanya gambar. Kalau formulir Anda berbentuk pindaian, jalurnya adalah mencetak dan mengisi dengan tangan, atau memakai berkas digital dari sumber resmi.

Sebelum mengirim formulir yang sudah diisi, periksa kembali setiap angka terhadap dokumen sumber. Untuk formulir yang memuat data usaha dan nilai transaksi, simpan salinan sebelum berkasnya dibekukan, dan pertimbangkan membersihkan metadatanya lewat panduan metadata PDF.

Mengemas dan mengamankan berkas

Berkas pajak usaha memuat data keuangan yang sensitif. Saat berkas dikirim ke kantor pajak, konsultan, atau pihak lain, kemas dalam bentuk PDF, bukan lembar kerja. PDF membuat tampilan tetap sama dan menyembunyikan rumus di baliknya.

Bila satu urusan memerlukan beberapa berkas sekaligus, satukan dengan Gabung PDF. Urutan berkasnya bisa diatur lewat pratinjau. Kalau ukurannya melewati batas unggahan, Kompres PDF menurunkan resolusi gambar yang berlebihan lalu merapikan struktur berkasnya. PDF yang memuat foto dapat menyusut jauh, sementara PDF teks nyaris tidak berubah ukurannya.

Kalau ada bagian yang tidak perlu dibaca penerima, Sensor PDF menghapus datanya secara permanen sehingga tidak bisa disalin lagi. Bila dikirim lewat surel, pasang kata sandi dan atur izin cetak, salin, serta ubah lewat Proteksi PDF. Kirim sandinya lewat jalur yang berbeda dari berkasnya.

Untuk arsip yang harus tetap terbaca bertahun-tahun, PDF/A (format arsip ISO) mengemas berkas dalam profil arsip ISO 19005, dengan font yang belum tertanam turut disertakan.

Kapan sebaiknya menyerahkan ke ahli

Kalau transaksi usaha Anda menyangkut perlakuan khusus, atau Anda tidak yakin dengan status dan kewajiban yang berlaku, jangan menyusun berkas berdasarkan tebakan. Tanyakan lebih dulu ke kantor pajak atau konsultan pajak. Memperbaiki berkas yang salah dasar jauh lebih berat daripada memastikan sejak awal.

Kalau usaha Anda sedang berubah bentuk atau kepemilikan, urusan perpajakan biasanya ikut berubah. Libatkan konsultan sejak awal perubahan, bukan setelah dokumen pertama disusun. Perubahan yang direncanakan lebih murah daripada perubahan yang mendadak.

Kalau berkas pajak usaha belum boleh keluar dari jaringan kantor, susun dan simpan dengan aplikasi di komputer sendiri. Berkas pada layanan ini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikembalikan ke peramban tanpa disimpan permanen, tetapi selama proses berlangsung berkas tetap meninggalkan perangkat. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah berkas pajak usaha harus memakai aplikasi akuntansi? Tidak harus. PMK 81/2024 membolehkan pencatatan orang pribadi dilakukan secara elektronik maupun non-elektronik (Pasal 454), jadi lembar kerja dengan pencatatan yang rapi bisa dipakai. Usaha yang wajib menyelenggarakan pembukuan tetap harus memenuhi ketentuan pembukuan di atas. Aplikasi akuntansi menjadi lebih tepat ketika transaksinya bertambah banyak atau ketika usaha memerlukan laporan yang lebih lengkap.

Apakah bukti transaksi harus asli? Yang penting adalah buktinya bisa ditelusuri dan cocok dengan catatannya. Simpan salinan digital yang jelas terbaca, dan simpan aslinya kalau memang diperlukan. Ketentuan tentang bentuk bukti yang diminta mengikuti panduan resmi.

Bagaimana kalau ada transaksi yang buktinya hilang? Catat keterangannya, dan tanyakan ke kantor pajak atau konsultan bagaimana perlakuannya. Jangan mengganti bukti yang hilang dengan dokumen yang dibuat-buat.

Apakah berkas pajak usaha perlu diarsipkan bertahun-tahun? Perlu. Buku, catatan, dan dokumen yang menjadi dasar pembukuan atau pencatatan wajib disimpan selama 10 tahun di Indonesia, di tempat kegiatan atau tempat tinggal wajib pajak orang pribadi, atau di tempat kedudukan wajib pajak badan (UU KUP Pasal 28 ayat 11; PMK 81/2024 memuat kewajiban penyimpanan yang sama untuk pencatatan orang pribadi). Dokumen perpajakan juga bisa diminta kembali saat ada pemeriksaan. Format arsip seperti PDF/A membantu menjaga keterbacaannya.

Apakah tool ini menghitung pajak usaha? Tidak. Tool di sini hanya menyusun dan merapikan dokumen, bukan menghitung kewajiban pajak. Untuk perhitungan yang mengikat, gunakan ketentuan resmi atau konsultan pajak.

Mulai dari membenahi catatan

Sebelum memikirkan format berkas, rapikan pembukuan dan bukti transaksinya. Catatan yang lengkap membuat berkas pajak usaha bisa disusun kapan saja tanpa tergesa-gesa. Setelah itu, baca ketentuan resminya dari kanal resmi, dan tanyakan hal yang belum jelas sebelum menerbitkan dokumen. Topik keuangan lain ada di Dokumen Keuangan, dan peta seluruh dokumen ada di Panduan Dokumen.

Sumber resmi

Diperiksa terakhir pada 20 Oktober 2026. Ketentuan perpajakan bisa berubah, jadi rujuk halaman di bawah untuk aturan yang berlaku.