Cara mengompres berkas keuangan yang paling efektif adalah menyatukan seluruh bagian lebih dulu, lalu memperkecil hasil gabungannya lewat Kompres PDF. Tool ini menurunkan resolusi gambar yang berlebihan, dengan batas efektif 150 DPI, lalu merapikan struktur berkas. PDF yang berisi foto atau pindaian bisa menyusut sampai sekitar 90 persen, sedangkan PDF teks nyaris tidak berubah. Ukuran sebelum dan sesudah ditampilkan setelah proses selesai.
Berkas keuangan punya campuran isi yang khas: lembar kerja yang diekspor berisi teks dan tabel, bercampur dengan lampiran pindaian seperti bukti transfer, nota, dan rekening koran. Campuran itulah yang menentukan seberapa banyak berkas bisa diperkecil. Bagian pindaian menyusut paling banyak, sedangkan bagian teks hampir tidak bergerak. Memahami hal ini mencegah Anda mengulang kompres berkali-kali pada berkas yang memang tidak bisa kecil.
Batas ukuran unggahan ditetapkan penerima dan berbeda antara satu portal dan portal lain. Yang mengikat adalah ketentuan di pengumuman resminya, jadi baca angka batasnya di sana lebih dulu. Artikel ini membahas cara bekerja pada berkasnya, bukan syarat unggahan yang berlaku.
Kenapa berkas keuangan membengkak
Tiga penyebab utamanya. Pindaian beresolusi tinggi, karena setiap halaman bukti transfer atau nota disimpan sebagai gambar penuh. Foto dokumen dari ponsel, yang ukurannya jauh melebihi kebutuhan baca. Dan jumlah lampiran yang banyak, karena setiap bukti menambah bobot.
Sebaliknya, laporan yang lahir dari aplikasi kantor lalu diekspor ke PDF biasanya kecil. Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS) dan Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS) menghasilkan teks vektor, dan teks vektor tidak menyimpan piksel gambar. Kalau laporan Anda terasa besar padahal isinya tabel dan ketikan, kemungkinan besar ada lampiran pindaian atau gambar di dalamnya.
Menyatukan dulu, mengompres kemudian
Kompres dilakukan pada berkas final, bukan pada tiap bagian secara terpisah. Mengompres lima lampiran satu per satu berarti lima kali proses, dan setiap proses menurunkan kualitas gambar di bagian itu. Menyatukan dulu lalu mengompres sekali membuat mutunya turun merata dan pekerjaannya hanya sekali.
Urutannya: finalkan setiap bagian, ubah semuanya ke PDF, gabungkan lewat Gabung PDF, periksa jumlah halamannya, baru kompres. Penggabungan mempertahankan penanda buku dan menerima sampai 20 berkas per proses.
Sebelum menyatukan, buang halaman yang tidak diminta. Kadang lampiran yang tidak disebut di daftar ikut terbawa sejak awal, dan halaman seperti itu menambah berat tanpa menambah nilai. Membuangnya sebelum kompres lebih baik daripada menurunkan mutu seluruh halaman.
Langkah mengompres berkas keuangan
- Pastikan berkas yang akan dikompres adalah hasil gabungan yang sudah final.
- Catat ukuran berkasnya sebelum diproses, supaya bisa dibandingkan.
- Buka Kompres PDF di peramban.
- Unggah berkasnya. Satu kali proses menerima satu berkas, dengan batas ukuran mengikuti paket yang Anda pakai.
- Jalankan prosesnya.
- Lihat ukuran sebelum dan sesudah yang ditampilkan setelah proses selesai.
- Unduh hasilnya.
- Buka hasilnya dan periksa halaman yang memuat angka dan tabel.
Kalau hasilnya masih di atas batas, jangan langsung mengompres ulang berkas yang sama. Kompres berulang menurunkan kualitas gambar tanpa hasil yang sebanding. Lebih baik periksa dulu apa yang membuat berkasnya besar.
Membaca hasil kompres dengan jujur
Penurunan ukuran tidak bisa dijanjikan di muka. Berkas yang sebagian besar isinya pindaian bisa menyusut drastis. Berkas yang berisi teks vektor dengan sedikit gambar hanya turun sedikit. Kalau berkas Anda hampir tidak berubah setelah dikompres, itu bukan kegagalan proses, melainkan tanda bahwa isinya memang teks, bukan gambar.
Yang perlu dijaga adalah keterbacaan angka, bukan angka ukurannya semata. Halaman yang masih terbaca jelas saat diperbesar sudah cukup. Halaman yang angkanya mulai kabur atau garis tabelnya putus berarti kompresnya terlalu jauh, dan berkas seperti itu berisiko dipersoalkan saat diperiksa.
Cara memeriksa yang paling cepat adalah membuka halaman terpadat. Halaman yang memuat tabel angka atau rincian transaksi adalah halaman yang paling cepat menunjukkan penurunan mutu. Kalau halaman itu masih terbaca, halaman lain biasanya juga aman.
Kalau hasilnya belum cukup kecil
Ada beberapa langkah yang bisa dicoba sebelum mengulang proses yang sama. Periksa dulu apakah seluruh lampiran memang diminta. Bukti transaksi yang tidak disebut di daftar bisa dibuang, dan itu langsung mengurangi berat berkas.
Kedua, periksa resolusi pindaian aslinya. Kalau bukti transfer atau nota dipindai pada resolusi yang jauh melebihi kebutuhan baca, memindai ulang pada resolusi yang lebih wajar menghasilkan berkas yang lebih kecil sejak awal. Mutunya lebih terkendali daripada kompres berulang.
Ketiga, pisahkan lampiran yang tidak wajib. Sebagian penerima hanya meminta laporan utama, sementara bukti pendukung disimpan untuk diperiksa kemudian. Mengirim laporan utama lebih dulu, lalu menyusulkan bukti bila diminta, sering menyelesaikan masalah ukuran tanpa menurunkan mutu.
Masalah yang sering terjadi
Hasil kompres masih melewati batas unggahan. Periksa dulu berapa halaman yang benar-benar perlu disertakan. Buang halaman yang tidak diperlukan lewat Atur Urutan Halaman, dengan catatan halaman yang tidak disebut akan terbuang, jadi simpan salinan aslinya.
Angka pada tabel jadi kurang tajam. Ini konsekuensi wajar dari penurunan resolusi gambar. Kalau tabel itu harus tetap tajam, ekspor ulang dari lembar kerja sumbernya sebagai teks vektor, karena teks vektor tidak ikut turun ketajamannya saat dikompres.
Ukuran hampir tidak berubah. Berarti berkasnya didominasi teks vektor. Mengompres ulang tidak akan banyak membantu. Yang bisa dilakukan adalah memastikan tidak ada gambar berukuran besar yang tidak perlu di dalam berkas.
Berkas terasa lambat dibuka setelah dikompres. Biasanya karena jumlah halamannya besar, bukan karena kompresnya. Coba buka di pembaca PDF yang berbeda untuk memastikan.
Memeriksa hasil sebelum dikirim
Buka hasil kompres dan periksa empat hal. Jumlah halamannya sama dengan sebelum dikompres. Setiap halaman terbaca, terutama halaman yang memuat angka. Tanda tangan, cap, dan stempel masih terlihat. Dan total pada halaman ringkasan masih cocok dengan rinciannya, karena angka yang kabur bisa membuat salah baca.
Bandingkan juga dengan daftar yang diminta penerima. Kompres tidak boleh mengubah isi, tetapi halaman tertentu bisa jadi sulit dibaca. Kalau ada halaman yang tidak lagi memenuhi syarat keterbacaan, ulangi dari berkas aslinya tanpa kompres, lalu cari cara lain untuk memenuhi batas ukuran.
Untuk berkas yang akan dikirim ke luar, bersihkan metadatanya lewat panduan metadata PDF. Berkas dari lembar kerja dan pemindai bisa memuat nama penyusun dan nama perangkat, dan keterangan itu tidak perlu sampai ke penerima.
Kapan sebaiknya tidak mengompres
Kalau penerima tidak menyebut batas ukuran dan berkasnya sudah bisa diunggah, tidak ada alasan mengompres. Setiap kompres menurunkan kualitas gambar, sekecil apa pun penurunannya.
Kalau dokumen mensyaratkan keterbacaan tertentu, misalnya laporan yang akan diperiksa baris per baris, jangan dikompres sampai angkanya meragukan. Lebih baik mencari kanal pengiriman lain yang muat daripada menurunkan mutu laporan yang dinilai.
Kalau berkasnya memuat data keuangan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor, kerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Berkas di layanan ini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah kompres bisa menghilangkan tanda tangan di laporan? Tidak. Kompres hanya menurunkan resolusi gambar dan merapikan struktur. Tanda tangan gambar tetap ada, hanya ketajamannya yang bisa sedikit turun. Periksa hasilnya sebelum dikirim.
Lebih baik kompres sebelum atau sesudah berkas digabung? Sesudah digabung. Satu kali proses pada berkas final lebih hemat dan hasilnya merata.
Apakah angka di tabel Excel yang diekspor ke PDF ikut turun ketajamannya? Tidak, selama tabel itu diekspor sebagai teks vektor. Yang turun ketajamannya adalah gambar, bukan teks. Itulah sebabnya laporan dari lembar kerja biasanya hampir tidak berubah ukurannya.
Apakah hasil kompres masih bisa dicari kata-katanya? Tergantung asalnya. Kalau berkas asalnya lahir digital, teksnya tetap bisa dicari. Kalau asalnya hasil pindai, teksnya memang gambar sejak awal, dan OCR belum tersedia di layanan ini.
Kalau hasilnya belum cukup kecil, apa langkah berikutnya? Periksa dulu bagian mana yang berat. Kurangi lampiran yang tidak diminta, atau tanyakan ke penerima soal kanal unggah yang sesuai. Jangan mengompres berkali-kali pada berkas yang sama.
Menutup pekerjaan berkas keuangan
Kumpulkan bagian yang final, buang lampiran yang tidak diminta, gabungkan, kompres sekali pada hasil gabungan, lalu periksa halaman yang memuat angka. Simpan berkas asli, berkas gabungan, dan berkas hasil kompres di folder terpisah supaya revisi tidak menimpa arsip. Batas paket dan harganya ada di halaman harga. Untuk pekerjaan keuangan lain, buka Dokumen Keuangan, dan peta seluruh dokumen ada di Panduan Dokumen.