Cara meminta referensi kerja yang baik dimulai dari memilih orang yang benar-benar mengenal pekerjaan Anda, meminta izin sebelum namanya dicantumkan, dan membekalinya konteks tentang posisi yang dilamar. Referensi bukan sekadar nama yang ditempel di CV. Ia adalah kesediaan seseorang untuk menjawab pertanyaan tentang Anda, dan kesediaan itu perlu dihormati.
Referensi kerja berbeda dari surat rekomendasi tertulis. Referensi biasanya berupa kesediaan dihubungi, sedangkan surat rekomendasi adalah dokumen tertulis yang bisa Anda lampirkan. Sebagian perusahaan meminta salah satunya, sebagian meminta keduanya, dan sebagian tidak meminta apa pun di tahap awal.
Perlu dipahami sejak awal: Anda tidak bisa memaksa siapa pun menjadi referensi. Orang yang Anda minta berhak menolak, dan penolakan itu bukan penilaian buruk tentang Anda. Mungkin ia sedang sibuk, merasa belum cukup mengenal pekerjaan Anda, atau terikat kebijakan perusahaan tentang pemberian keterangan.
Pilih orang yang benar-benar tahu pekerjaan Anda
Referensi yang kuat adalah orang yang pernah bekerja dekat dengan Anda dan bisa menyebut contoh konkret. Atasan langsung biasanya pilihan pertama, karena ia menilai hasil kerja Anda. Rekan setim bisa menjadi pilihan kedua, terutama kalau ia melihat cara Anda bekerja sehari-hari.
Jabatan yang tinggi tidak otomatis membuat referensi lebih kuat. Direktur yang hanya bertemu Anda dua kali tidak bisa bercerita banyak. Sebaliknya, koordinator proyek yang bekerja dengan Anda setiap hari bisa memberi keterangan yang jauh lebih meyakinkan.
Pilih dua sampai tiga orang dengan sudut pandang yang berbeda: satu yang menilai hasil, satu yang bekerja dekat sehari-hari, dan kalau ada, satu dari pekerjaan atau bidang yang berbeda. Tanyakan kesediaan mereka lebih dulu, lalu simpan kontaknya dengan rapi.
Kapan sebaiknya meminta
Waktu yang paling baik adalah sebelum namanya dibutuhkan, bukan saat rekruter menelepon mendadak. Beri tahu orang yang Anda pilih bahwa namanya mungkin dihubungi, dan minta izinnya. Orang yang sudah tahu akan lebih siap menjawab daripada yang ditelepon tanpa pemberitahuan.
Kalau Anda akan melamar dalam waktu dekat, hubungi referensi Anda beberapa hari sebelumnya. Sampaikan posisi yang dilamar dan perusahaan yang dituju. Kalau lamarannya banyak, cukup sebutkan bidang dan jenis posisinya, lalu perbarui kalau ada yang serius.
Untuk orang yang sudah lama tidak berhubungan dengan Anda, hubungi lebih awal. Sapa dengan singkat, ingatkan konteks kerja sama Anda dulu, baru sampaikan permintaannya. Memberi waktu untuk mengingat kembali lebih sopan daripada meminta jawaban saat itu juga.
Cara menyampaikan permintaan
Sampaikan permintaan secara langsung, lewat pesan atau percakapan, bukan lewat pesan yang diteruskan ke banyak orang. Jelaskan tiga hal: posisi yang dilamar, mengapa Anda memilihnya sebagai referensi, dan apa yang mungkin ditanyakan. Tiga hal itu membuat permintaan Anda terasa jelas dan mudah dijawab.
Contoh kalimatnya bisa berbentuk seperti ini: "Saya melamar posisi analis di perusahaan X. Boleh saya mencantumkan nama Anda sebagai referensi? Yang mungkin ditanyakan seputar cara kerja saya saat menangani laporan bulanan." Kalimat seperti itu memberi gambaran tentang apa yang diminta, sehingga orangnya bisa memutuskan dengan sadar.
Sertakan juga tenggat waktunya kalau ada, dan tanyakan cara terbaik untuk menghubunginya. Sebagian orang lebih suka dihubungi lewat surel, sebagian lewat telepon. Menyesuaikan dengan kesediaannya membuat prosesnya lebih lancar untuk semua pihak.
Membekali referensi dengan konteks
Setelah ia setuju, kirimkan informasi yang ia butuhkan: posisi yang dilamar, uraian singkat pekerjaannya, dan poin yang relevan dari pengalaman Anda bersamanya. Ia tidak perlu menghafal riwayat Anda; Anda yang menyediakan bahan pengingatnya.
Cara yang paling membantu adalah mengirimkan ringkasan singkat tentang pekerjaan yang Anda kerjakan bersamanya. Sebut satu atau dua contoh yang paling relevan dengan posisi yang dilamar. Referensi yang punya contoh konkret menjawab dengan lebih yakin, dan jawabannya terdengar lebih meyakinkan.
Kalau rekruternya menghubungi lewat surel, pastikan Anda sudah memberi tahu referensi Anda sebelumnya. Kalau ada perubahan jadwal atau posisi yang dilamar berubah, kabari lagi. Referensi yang mendapat telepon yang tidak ia duga cenderung menjawab dengan ragu.
Kalau orang yang diminta menolak
Penolakan bisa terjadi karena alasan yang tidak berhubungan dengan Anda. Terimalah dengan tenang, dan jangan memaksa atau bertanya berulang kali. Hubungan kerja yang baik lebih berharga daripada satu referensi.
Kalau penolakannya karena ia merasa belum cukup mengenal pekerjaan Anda, tanyakan apakah ada orang lain yang menurutnya lebih tepat. Pertanyaan itu sopan dan sering membuka jalan. Kalau penolakannya karena kebijakan perusahaan, cari referensi dari tempat kerja sebelumnya.
Kalau Anda tidak punya siapa pun yang bisa diminta, ada pilihan lain. Anda bisa meminta rekan dari kegiatan organisasi, kerja sukarela, atau kerja lepas, selama mereka benar-benar tahu pekerjaan Anda. Yang penting adalah keterangannya jujur, bukan jabatannya tinggi.
Referensi dari pekerjaan yang sekarang
Meminta referensi dari atasan di tempat kerja yang sekarang punya risiko tersendiri. Kalau Anda belum siap memberi tahu bahwa Anda sedang mencari peluang, permintaan itu bisa membuka keadaan yang belum Anda inginkan. Pertimbangkan masaknya lebih dulu.
Kalau terpaksa, pilih rekan setim yang Anda percaya, atau atasan dari pekerjaan sebelumnya. Sebagian perusahaan juga punya kebijakan bahwa keterangan kepegawaian hanya diberikan oleh bagian sumber daya manusia, biasanya terbatas pada konfirmasi jabatan dan masa kerja. Tanyakan kebijakan itu sebelum mencantumkan nama siapa pun.
Kalau Anda sudah memberi tahu atasan bahwa Anda akan pindah, memintanya menjadi referensi justru bisa berjalan baik. Banyak atasan bersedia membantu selama perpindahannya dilakukan dengan cara yang rapi dan pekerjaan Anda diserahkan dengan tuntas.
Menjaga hubungan setelahnya
Setelah prosesnya selesai, kabari referensi Anda tentang hasilnya, baik berhasil maupun belum. Kabar itu penting karena ia sudah meluangkan waktunya. Kalau Anda diterima, ucapkan terima kasih sekali lagi, dan sebutkan bahwa bantuannya berarti.
Jaga hubungan itu di luar urusan lamaran. Sesekali bertukar kabar, atau mengirim ucapan pada momen tertentu, sudah cukup. Referensi yang hubungannya terawat akan bersedia membantu lagi di kemudian hari, dan karier Anda bergerak lebih lama daripada satu lamaran.
Simpan catatan tentang siapa saja yang pernah menjadi referensi Anda, untuk posisi apa, dan kapan. Catatan itu berguna ketika Anda membutuhkan referensi lagi, dan mencegah Anda meminta orang yang sama berkali-kali tanpa memberi kabar.
Kapan referensi tidak diperlukan
Tidak semua lamaran meminta referensi. Banyak perusahaan baru memintanya di tahap akhir, setelah wawancara berjalan baik. Kalau pengumumannya tidak menyebut referensi, jangan menambahkan kolomnya di CV hanya karena kebiasaan.
Kalau perusahaan meminta referensi di tahap awal, ikuti format yang diminta. Sebagian meminta nama dan kontak, sebagian meminta surat resmi. Periksa ketentuannya dan sampaikan ke referensi Anda supaya ia tahu bentuk keterangan yang diharapkan.
Untuk pekerjaan yang baru pertama kali Anda jalani, referensi dari pekerjaan formal mungkin belum ada. Gunakan referensi dari dosen, pembimbing kegiatan, atau pemberi kerja lepas. Yang dinilai adalah kejujuran keterangannya, bukan jenis institusinya.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah saya perlu memberi tahu referensi sebelum mencantumkan namanya? Ya, selalu. Mencantumkan nama tanpa izin bisa membuat orangnya terkejut saat dihubungi, dan itu merugikan Anda sendiri. Izin juga memberi kesempatan baginya menyiapkan jawaban.
Siapa yang paling baik menjadi referensi? Orang yang pernah bekerja dekat dengan Anda dan bisa menyebut contoh konkret. Atasan langsung atau rekan setim biasanya lebih baik daripada pejabat tinggi yang jarang berinteraksi dengan Anda.
Bagaimana kalau atasan lama sudah tidak bisa dihubungi? Cari penggantinya dari rekan kerja atau dari pekerjaan lain. Kalau tidak ada sama sekali, sampaikan keadaan itu apa adanya kepada perekrut, dan tawarkan referensi dari kegiatan lain yang relevan.
Apakah referensi harus dari atasan? Tidak selalu. Rekan setim, klien, atau pembimbing bisa menjadi referensi selama mereka mengenal pekerjaan Anda. Yang penting keterangannya jujur dan relevan.
Apakah referensi bisa diganti di tengah proses? Bisa, tetapi beri tahu perekrutnya dan referensi lama dengan sopan. Perubahan mendadak tanpa penjelasan bisa menimbulkan pertanyaan yang tidak perlu.
Setelah referensinya siap
Catat nama, hubungan kerja, kontak, dan konteks kesediaannya. Simpan di tempat yang mudah Anda temukan saat melamar. Kalau Anda perlu menyusun dokumen lamaran, Pembuat CV menyediakan bagian yang bisa diisi dan diurutkan, dan bagian kosong tidak ikut tercetak.
Kalau Anda ingin mengirim catatan atau surat sebagai PDF, Teks ke PDF bisa membuatnya rapi dalam beberapa langkah. Peta lengkap topik karier ada di Karier Jangka Panjang, dan panduan menyusun CV serta lamaran ada di Panduan CV dan Karier.