PDF tidak bisa di-upload bisa berarti beberapa hal yang berbeda, dan pesan galat yang muncul sering tidak menyebutkan yang mana. Empat sebab yang paling sering: ukurannya melewati batas portal, berkasnya tidak dikenali sebagai PDF, portalnya sedang bermasalah atau meminta syarat tambahan, dan koneksinya terputus saat unggahan berjalan. Keempat sebab ini memerlukan tindakan yang berbeda, sehingga memeriksa satu per satu lebih hemat daripada langsung mengecilkan berkas.
Urutan yang paling murah dimulai dari membaca pesan galatnya sampai habis, karena sebagian portal menyebut batasnya secara jelas. Kalau batasnya tidak disebut, periksa ukuran berkas, lalu periksa apakah portalnya benar-benar menerima jenis berkas yang Anda kirim. Bagian di bawah memisahkan sebab-sebab itu dan menempatkan Kompres PDF di posisi yang tepat.
Langkah pertama: baca pesan galatnya
Pesan galat adalah petunjuk yang paling langsung, meskipun sering diabaikan. Sebagian portal menulis batas ukurannya secara eksplisit, misalnya maksimal 2 MB, 500 KB, atau 10 MB. Sebagian lagi menyebut jenis berkas yang diterima. Ada juga yang hanya menampilkan pesan umum, dan pada kasus itu pemeriksaan manual diperlukan.
Perhatikan kapan pesannya muncul. Penolakan yang muncul segera setelah berkas dipilih biasanya soal format atau ukuran. Penolakan yang muncul setelah beberapa saat, ketika unggahan sudah berjalan, biasanya soal koneksi atau batas waktu di sisi server.
Sebab pertama: ukuran melewati batas
Ini sebab yang paling sering. Setiap portal punya batas ukuran sendiri, dan angkanya berbeda-beda antar penyelenggara. Ada yang membatasi 500 KB untuk berkas lamaran, ada yang membatasi 2 MB untuk unggahan dokumen, ada yang memberi ruang sampai 10 MB. Batas itu tidak bisa ditawar, jadi yang perlu dilakukan adalah mengecilkan berkas sampai di bawahnya.
Sebelum mengecilkan, periksa dulu berapa selisihnya. Kalau berkasnya 1,2 MB dan batasnya 1 MB, satu kali kompresi biasanya cukup. Kalau berkasnya 20 MB dan batasnya 2 MB, sumber ukurannya perlu diperiksa lebih dulu, karena ada kemungkinan gambar beresolusi tinggi atau lampiran besar yang ikut terbawa. Perhitungan dan patokan ukurannya dibahas di Berapa Ukuran PDF yang Ideal.
Pengecilan dikerjakan lewat Kompres PDF. Tool ini menurunkan resolusi gambar yang melebihi ukuran tampilnya dan merapikan struktur berkas. Hasil uji nyata: PDF 45,9 MB berisi 8 foto menjadi 4,46 MB, turun 90,3 persen. PDF pindaian 1,43 MB menjadi 262 KB, turun 82 persen, dan teksnya tetap terbaca. PDF berisi teks saja 3.565 byte menjadi 3.561 byte, nyaris tidak berubah, karena tidak ada gambar yang bisa dikecilkan.
Angka terakhir itu penting untuk diingat. Kalau berkas Anda berisi teks saja dan ukurannya sudah kecil, kompresi tidak akan banyak menolong. Pada kasus itu, yang perlu diperiksa adalah lampiran yang ikut terbawa atau gambar besar yang tersembunyi di dalam dokumen.
Sebab kedua: berkasnya tidak dikenali sebagai PDF
Sistem kadang menolak berkas yang sebenarnya PDF karena ekstensinya salah, tipe berkasnya tidak cocok, atau berkasnya sebenarnya gambar yang diberi nama .pdf. Tiga pemeriksaan berikut memisahkannya.
Pertama, periksa ekstensi berkasnya. Nama berkas harus berakhir dengan .pdf, bukan .PDF.pdf, .pdf.jpg, atau tanpa ekstensi sama sekali. Sebagian sistem juga menolak nama berkas dengan karakter khusus, spasi berlebih, atau panjang yang melebihi batas.
Kedua, coba buka berkasnya dengan pembaca PDF. Kalau berkas itu sebenarnya gambar atau dokumen lain, pembaca PDF akan menolaknya. Berkas yang tidak bisa dibuka sebagai PDF memang bukan PDF, apa pun namanya.
Ketiga, periksa bagaimana berkas itu dibuat. Berkas yang diekspor dari aplikasi biasanya punya tipe yang benar. Berkas yang diubah namanya secara manual dari JPG menjadi PDF akan tetap berisi gambar, dan sistem yang memeriksa isi berkas akan menolaknya. Penjelasan soal perbedaan ini ada di Mengoptimalkan Ukuran PDF.
Kalau berkasnya memang gambar yang perlu diunggah sebagai PDF, konversi yang benar dilakukan lewat JPG ke PDF. Penggantian ekstensi secara manual tidak mengubah isi berkasnya.
Sebab ketiga: portal meminta syarat tambahan
Sebagian portal tidak hanya membatasi ukuran dan jenis berkas. Ada yang meminta jumlah halaman tertentu, nama berkas dengan pola tertentu, atau isi yang bisa dibaca mesin. Portal yang memeriksa isi dokumen bisa menolak berkas hasil pindai yang tidak punya lapisan teks, karena sistemnya tidak bisa membaca apa pun dari gambar halaman.
Kalau portalnya meminta jumlah halaman tertentu, halaman berlebih bisa dibuang lewat Hapus Halaman PDF, dan halaman yang perlu disusun ulang diatur lewat Atur Halaman PDF. Kalau portalnya meminta berkas bernomor halaman rapi, penomoran ditambahkan lewat Nomor Halaman PDF sebelum diunggah.
Kalau portalnya menolak berkas hasil pindai, perlu diketahui bahwa OCR belum tersedia di layanan ini. Berkas pindai diperlakukan sebagai gambar, dan teksnya belum bisa dicari atau diekstrak. Untuk keperluan itu, pemindaian ulang perlu dilakukan dengan aplikasi yang punya OCR, atau teksnya diketik ulang.
Sebab keempat: koneksi dan sesi portal
Unggahan yang gagal setelah berjalan beberapa saat biasanya bukan soal berkasnya. Koneksi yang tidak stabil, berkas yang terlalu besar untuk koneksi yang tersedia, atau sesi login yang kedaluwarsa bisa menghentikan unggahan di tengah. Gejalanya: tidak ada pesan tentang ukuran atau format, hanya unggahan yang berhenti atau halaman yang kembali ke formulir kosong.
Penanganannya: coba lagi pada waktu yang berbeda, pindah ke jaringan yang lebih stabil, perkecil berkasnya, atau masuk ulang ke portal sebelum mengunggah. Untuk berkas besar, mengunggah dari komputer dengan koneksi kabel biasanya lebih berhasil daripada dari ponsel.
Urutan pemeriksaan yang disarankan
- Baca pesan galatnya sampai habis, dan catat kapan pesannya muncul.
- Periksa ukuran berkas di pengelola berkas, lalu bandingkan dengan batas yang tertulis di formulir.
- Periksa ekstensi dan nama berkasnya.
- Buka berkasnya dengan pembaca PDF untuk memastikan isinya benar-benar PDF.
- Periksa syarat tambahan di formulir, apakah ada ketentuan jumlah halaman atau nama berkas.
- Kalau semua syarat terpenuhi tetapi unggahan tetap gagal, coba jaringan lain dan masuk ulang ke portal.
- Baru setelah itu, kecilkan berkasnya dan ulangi unggahan.
Urutan ini menghindari pengecilan berkas yang tidak perlu. Berkas yang ditolak karena ekstensi salah akan tetap ditolak meskipun ukurannya sudah jauh di bawah batas.
Kalau batasnya sangat kecil
Sebagian portal meminta ukuran yang sangat kecil, misalnya 200 KB atau 500 KB. Untuk berkas yang berisi foto atau pindaian, batas itu bisa dicapai lewat Kompres PDF, karena gambarnya yang menyumbang ukuran terbesar. Untuk berkas berisi teks saja, batas itu biasanya sudah terpenuhi sejak awal.
Kalau setelah dikompres berkasnya masih di atas batas, periksa apakah ada gambar atau lampiran besar yang bisa dibuang lebih dulu.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Berkas berisi data pribadi lengkap atau dokumen perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya dikecilkan dengan aplikasi desktop di komputer sendiri. Berkas tetap meninggalkan perangkat selama diproses di layanan online, meskipun tidak ditulis ke penyimpanan permanen. Untuk berkas yang boleh diproses online, keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah berkas yang di bawah batas pasti diterima? Tidak selalu. Batas ukuran hanya salah satu syarat. Portal juga bisa memeriksa jenis berkas, jumlah halaman, atau nama berkasnya.
Kenapa berkas saya ditolak padahal ujung namanya .pdf? Ekstensi saja tidak cukup. Sistem bisa memeriksa isi berkasnya, dan berkas yang sebenarnya gambar dengan nama .pdf akan ditolak. Buka dulu dengan pembaca PDF untuk memastikan.
Apakah mengompres berkas mengurangi jumlah halamannya? Tidak. Kompresi tidak membuang halaman. Kalau halaman berkurang, sumbernya ada di berkas masukan.
Apakah hasil kompresi masih memenuhi syarat keterbacaan? Untuk dokumen berisi foto atau pindaian, periksa hasilnya setelah diunduh. Teks pada dokumen pindaian ikut mengecil resolusinya karena hurufnya bagian dari gambar halaman. Kalau teksnya kurang jelas, pakai hasil kompresi hanya untuk unggahan dan simpan berkas aslinya.
Kenapa unggahan gagal padahal berkasnya kecil? Kemungkinan koneksinya tidak stabil, sesi portalnya kedaluwarsa, atau portalnya sedang bermasalah. Coba jaringan lain dan masuk ulang sebelum mengecilkan berkas lagi.
Mulai dari membaca syaratnya
Baca batas dan syarat di formulir portal lebih dulu, lalu periksa berkas Anda terhadap syarat itu satu per satu. Kalau ukurannya yang melewati batas, kecilkan lewat Kompres PDF dari berkas asli, bukan dari hasil kompresi sebelumnya. Peta lengkap masalah berkas PDF ada di Masalah PDF, dan topik PDF secara umum ada di Panduan PDF.