Formulir PDF menjadi bisa diketik hanya kalau berkasnya sudah punya kolom digital. Kolom itu dibaca dari struktur AcroForm di dalam berkas, dan berkas hasil pindai tidak menyimpan struktur tersebut. Jadi mengubah formulir pindai menjadi berkolom yang bisa diketik bukan sesuatu yang bisa dikerjakan dengan mengisi kolom kosong. Yang bisa dikerjakan di sini adalah menambahkan teks di atas gambar halaman lewat editor, dan itu menghasilkan isian yang terlihat, bukan kolom yang benar-benar aktif.
Perbedaan ini penting supaya harapannya sesuai dengan hasilnya. Isian yang ditambahkan manual menyatu sebagai lapisan tampilan, bukan tersimpan sebagai nilai kolom. Ia tidak bisa diketik ulang seperti formulir digital, dan tidak muncul di daftar kolom saat berkas dibuka di tool formulir. Untuk membuat kolom yang benar-benar aktif, berkasnya harus dibuat ulang dengan aplikasi yang mendukung pembuatan formulir.
Artikel ini menjelaskan mengapa berkas pindai tidak bisa diubah menjadi berkolom, jalur manual yang tersedia, dan kapan membuat ulang formulirnya lebih tepat daripada menambal halaman gambar.
Kenapa formulir pindai tidak bisa diubah menjadi berkolom
Hasil pindai menyimpan halamannya sebagai gambar. Yang tersimpan adalah susunan piksel, bukan huruf atau objek kolom. Karena tidak ada objek kolom di dalam berkas, tidak ada yang bisa diaktifkan menjadi kotak isian. Keadaan ini bukan kerusakan, melainkan sifat berkas yang memang hanya menyimpan tampilan halaman.
Kolom formulir digital adalah objek tersendiri di dalam struktur PDF. Setiap kolom punya nama, jenis, dan nilai, dan objek itulah yang dibaca tool pengisian. Berkas pindai tidak punya objek semacam itu. Menambahkan lapisan teks di atas gambar halaman tidak menciptakan objek kolom; ia hanya menambah tulisan yang menempel di permukaan halaman.
Karena itu, pertanyaan "bagaimana membuat kolomnya aktif" hanya punya satu jawaban jujur: kolomnya harus dibuat. Pembuatan kolom dilakukan dengan aplikasi yang mendukung penyuntingan formulir, dan hasilnya adalah berkas baru berstruktur AcroForm. Tool di sini mengisi kolom yang sudah ada, bukan membuat kolom dari gambar.
Memastikan berkasnya memang pindai
Pemeriksaan ini dilakukan sebelum memilih jalur, dan hanya butuh beberapa detik. Buka berkasnya di pembaca PDF, lalu seret kursor di atas satu baris teks. Kalau teksnya tersorot, berkasnya punya lapisan teks. Kalau tidak ada yang tersorot dan pencarian tidak menemukan kata yang jelas terlihat, berkasnya hasil pindai.
Pemeriksaan kedua adalah mengklik satu kotak yang seharusnya diisi. Kalau muncul kursor teks atau kotak yang bisa dicentang, kolomnya aktif dan berkasnya berformulir digital. Kalau tidak ada reaksi, berkasnya gambar halaman. Dua pemeriksaan itu memisahkan tiga keadaan: formulir berkolom, dokumen berteks tanpa kolom, dan berkas pindai.
Hasil pemeriksaan menentukan langkah berikutnya. Berkas berkolom diisi lewat Isi Formulir PDF. Berkas pindai dan dokumen tanpa kolom memerlukan jalur manual, dan penjelasan lengkap untuk berkas pindai ada di Cara Mengisi Formulir PDF dari Hasil Scan.
Jalur manual yang tersedia
Jalur manual menambahkan teks di atas gambar halaman lewat Edit PDF. Teks baru diletakkan pada posisi yang diinginkan, dan ukurannya disesuaikan dengan tulisan di sekitarnya supaya terlihat menyatu. Isian singkat seperti nama, tanggal, dan nomor paling cocok dikerjakan dengan cara ini.
Urutan kerjanya perlu diperhatikan. Rapikan dulu orientasi halaman yang miring, pangkas tepi yang masih menyisakan meja atau bayangan, baru tambahkan teks. Memutar atau memangkas halaman setelah teks dipasang membuat teks itu ikut bergeser dan posisinya harus diatur ulang. Cara mengedit hasil pindai secara umum dijelaskan di Cara Mengedit PDF Scan.
Untuk mengisi kotak yang harus dicentang, sediakan penanda kecil pada kotak yang sesuai. Untuk mengisi kolom panjang, perbesar halaman dulu supaya ukuran huruf dan posisi barisnya bisa disejajarkan dengan garis kolom. Periksa hasilnya di pratinjau sebelum diunduh, karena perbedaan kecil tetap terlihat pada dokumen yang dicetak.
Batas jalur manual
Teks yang ditempel di atas halaman tidak pernah menjadi nilai field. Ia hidup sebagai lapisan gambar di permukaan halaman, jadi tool formulir tidak akan mengenalinya sebagai isian. Konsekuensinya, memperbaiki kekeliruan berarti menutup atau menghapus lapisan itu, bukan mengklik kolom dan mengetik ulang.
Menutup bagian yang salah dengan area putih bersifat tampilan. Isi di bawahnya tetap ada di dalam berkas dan bisa tembus bila teksnya disalin. Untuk data rahasia, cara itu tidak dipakai, dan data yang benar-benar harus hilang perlu penyensoran permanen. Perbedaan keduanya dijelaskan di Cara Menyensor Teks PDF Permanen.
Hasilnya juga belum bisa dicari kata-katanya. Karena halamannya dikenali sebagai gambar, pencarian tidak akan menemukan apa pun di dalamnya. OCR belum tersedia, sehingga berkas pindai diperlakukan sebagai gambar dan teksnya belum bisa dicari maupun disalin.
Kapan membuat ulang formulirnya lebih tepat
Membuat ulang formulir lebih tepat kalau berkasnya akan diisi berulang kali, misalnya formulir pendaftaran yang dipakai setiap periode. Kolom yang dibuat ulang bisa diisi berkali-kali, diedit, dan dibekukan seperti formulir digital pada umumnya. Satu kali pembuatan menghemat banyak pengisian manual di kemudian hari.
Membuat ulang juga lebih tepat kalau isiannya panjang dan berulang. Menempelkan teks satu per satu di atas gambar halaman memakan waktu, dan setiap kesalahan harus ditutup lalu ditulis ulang. Formulir berkolom menyimpan nilai di field, sehingga koreksi cukup dilakukan di kolom yang salah.
Pembuatan kolom memerlukan aplikasi yang mendukung penyuntingan formulir, dan langkahnya berada di luar layanan ini. Yang perlu diingat, tool di sini menerima formulir yang sudah berkolom, bukan membuat kolom dari gambar.
Kapan menambahkan teks manual lebih cepat
Menambahkan teks manual lebih cepat kalau yang diperlukan hanya satu atau dua keterangan, misalnya nomor surat atau tanggal. Membuat ulang seluruh formulir untuk dua isian singkat tidak sebanding dengan pekerjaannya. Jalur manual juga tidak memerlukan printer atau pemindai.
Jalur manual juga lebih cepat kalau berkasnya hanya akan dipakai sekali. Untuk satu pengajuan yang tidak berulang, menempelkan teks pada posisinya sudah cukup, dan hasilnya bisa langsung dikirim sebagai PDF.
Sebaliknya, kalau instansi mensyaratkan tulisan tangan atau tanda tangan basah, jalur manual digital juga tidak dipakai. Cetak formulirnya, isi dengan tangan, lalu pindai hasilnya. Untuk kebutuhan seperti itu, permintaan instansi harus dipenuhi apa adanya.
Kapan sebaiknya berkas pindai tidak diproses online
Sebelum diunggah ke layanan mana pun, pertimbangkan isi berkasnya. Berkas pindai kerap memuat identitas, data kepegawaian, atau dokumen perusahaan yang belum boleh meninggalkan jaringan kantor. Saat diproses di sini, berkas melintas ke pemroses lalu dikembalikan ke peramban tanpa disimpan permanen, tetapi selama proses berlangsung berkas berada di luar perangkat. Bila aturan kantor melarangnya, pakai aplikasi di komputer sendiri, dan rincian perlakuan berkasnya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah tool di sini bisa mengubah berkas pindai menjadi formulir berkolom? Tidak. Tool mengisi kolom yang sudah ada di dalam berkas. Membuat kolom dari gambar memerlukan aplikasi yang mendukung penyuntingan formulir, dan hasilnya berkas baru berstruktur AcroForm.
Apakah teks yang ditambahkan manual tersimpan sebagai nilai kolom? Tidak. Teks itu lapisan tampilan di atas gambar halaman. Ia terlihat di posisi yang benar, tetapi tidak bisa diketik ulang seperti kolom formulir digital.
Bisakah formulir pindai diisi otomatis kalau teksnya sudah terdeteksi? Belum. OCR belum tersedia, sehingga berkas pindai tetap diperlakukan sebagai gambar dan teksnya belum bisa dicari. Pengisian otomatis hanya bekerja pada berkas yang punya kolom digital.
Apa bedanya dokumen tanpa kolom dan berkas pindai? Dokumen tanpa kolom punya lapisan teks yang bisa dicari dan disalin, tetapi tidak punya kotak isian. Berkas pindai tidak punya lapisan teks sama sekali. Keduanya sama-sama tidak bisa diisi lewat tool formulir, dan jalur manualnya hampir sama.
Kalau saya punya aplikasi pembuat formulir, apakah berkasnya lalu bisa diisi di sini? Bisa. Setelah kolomnya dibuat, berkasnya menjadi formulir digital dan kolomnya terbaca oleh Isi Formulir PDF.
Memilih jalur yang jujur
Kalau berkasnya berkolom digital, isi langsung lewat Isi Formulir PDF. Kalau berkasnya pindai dan isiannya singkat, tambahkan teks manual lewat Edit PDF. Kalau berkasnya akan dipakai berulang, buat ulang formulirnya dengan aplikasi yang mendukung pembuatan kolom. Gambaran seluruh pekerjaan formulir ada di Formulir PDF.