Formulir PDF diisi lewat Isi Formulir PDF. Unggah berkasnya, lalu kolom yang terbaca dari struktur AcroForm di dalam berkas ditampilkan untuk diisi: kolom teks muncul sebagai kotak isian, kotak centang muncul sebagai centang, tombol radio dan kolom pilihan muncul sebagai daftar nilai yang bisa dipilih. Setelah selesai, berkas diunduh dengan isian yang tersimpan di dalam field, bukan ditempel sebagai gambar.
Kalau formulir yang Anda buka tidak bereaksi saat diklik, penyebabnya hampir selalu satu: berkasnya tidak punya kolom digital. Hasil pindai kertas biasa menyimpan halamannya sebagai gambar, jadi tidak ada kolom yang bisa dibaca. Halaman tool memberi tahu keadaan itu apa adanya, dan untuk berkas seperti itu jalurnya berbeda, yaitu menambahkan teks manual atau mencetak lalu mengisi dengan tangan.
Artikel ini membahas formulir yang memang berkolom digital, dari mengunggah sampai memeriksa hasil. Formulir pindaian dan formulir terkunci punya pembahasan sendiri, karena keduanya menuntut langkah tambahan sebelum kolomnya bisa dipakai.
Kapan mengisi formulir langsung di peramban
Jalur ini dipakai saat instansi menyediakan berkas isian elektronik. Formulir pendaftaran, berkas kepegawaian, dan formulir administrasi yang diunduh dari portal biasanya sudah membawa kolom aktif. Mengisinya di peramban lebih rapi daripada mencetak lalu menulis tangan, dan hasilnya masih bisa diperbaiki kalau ada salah ketik.
Jalur ini tidak dipakai kalau instansi mensyaratkan tanda tangan basah di atas kertas. Beberapa kantor memang meminta isian tulisan tangan, dan permintaan itu harus dipenuhi apa adanya. Untuk kebutuhan seperti itu, cetak formulirnya, isi dengan tangan, lalu pindai hasilnya. Cara mencetak formulir kosong dibahas terpisah di kelompok ini.
Jalur ini juga tidak dipakai kalau formulirnya berisi data yang tidak boleh meninggalkan jaringan kantor. Berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Untuk dokumen seperti itu, aplikasi desktop di komputer sendiri lebih aman.
Apa yang terbaca dari berkas
Kolom formulir disimpan sebagai objek di dalam berkas PDF, dan setiap kolom punya nama, jenis, serta nilai. Saat Anda mengetik, yang berubah adalah nilai kolom itu, bukan gambar halaman. Karena itu isian tetap bisa dibuka lagi dan diedit di kolom yang sama setelah berkas diunduh.
Empat jenis kolom yang ditampilkan sebagai kontrol isian. Kolom teks tampil sebagai kotak isian, kotak centang tampil sebagai centang, tombol radio tampil sebagai daftar nilai dengan satu pilihan, dan kolom pilihan atau dropdown tampil sebagai daftar nilai yang bisa dipilih. Untuk tombol radio dan kolom pilihan, nilai yang sah dibaca dari berkas dan ditampilkan, jadi Anda memilih dari daftar, bukan menebak isinya.
Dua hal tidak ditampilkan sebagai kolom isian: tombol aksi dan kolom tanda tangan yang tertanam di dalam berkas. Keduanya bukan tempat mengetik, sehingga tidak muncul di daftar. Kalau formulir memerlukan tanda tangan, penanda visual dipasang lewat tool terpisah setelah isian selesai.
Langkah mengisi formulir PDF
- Siapkan berkas formulirnya di perangkat, lalu buka Isi Formulir PDF.
- Unggah satu berkas PDF. Batas ukuran per berkas mengikuti paket yang dipakai, dan rinciannya ada di halaman harga.
- Tunggu sampai kolom selesai dibaca. Jumlah kolom yang ditemukan ditampilkan sebelum Anda mengisi.
- Isi kolom teks satu per satu. Untuk kolom pilihan dan tombol radio, pilih nilai dari daftar yang muncul.
- Centang kotak yang sesuai. Bagian bawah formulir sering memuat pernyataan persetujuan yang mudah terlewat.
- Periksa kembali kolom yang paling sering salah: nama sesuai dokumen resmi, nomor identitas, dan tanggal lahir.
- Unduh PDF terisi, lalu buka kembali berkasnya untuk memastikan nilai yang tersimpan muncul di kolomnya.
Langkah terakhir penting. Membuka ulang hasil unduhan menunjukkan apakah isian benar-benar tersimpan ke field, bukan hanya tampil di layar saat pengisian. Kalau ada kolom yang kosong kembali, berarti berkas yang dibuka bukan hasil unduhan yang benar.
Memeriksa isian sebelum dikirim
Periksa tiga hal setelah isian selesai. Pertama, seluruh kolom wajib sudah terisi, termasuk kotak centang di bagian bawah. Kedua, isian sesuai dengan dokumen sumber, terutama nama yang harus sama persis dengan kartu identitas. Ketiga, berkas hasilnya masih bisa dibuka di pembaca PDF lain tanpa peringatan.
Kalau formulir akan dikirim ke pihak lain, pertimbangkan membekukan isiannya lebih dulu. Flatten PDF menyatukan isian dan anotasi menjadi satu lapisan cetak permanen, sehingga kolomnya tidak lagi bisa diubah oleh siapa pun, termasuk Anda. Simpan dulu salinan yang belum dibekukan, baru bekukan salinannya, supaya koreksi masih mungkin dilakukan.
Masalah yang sering terjadi
Kolom tidak muncul sama sekali. Berkasnya tidak punya struktur AcroForm. Kemungkinan besar formulir itu hasil pindai. Untuk berkas seperti itu, teks ditambahkan manual lewat Edit PDF, dengan pembahasan di Cara Mengedit PDF Scan.
Sebagian kolom muncul, sebagian tidak. Tombol aksi dan kolom tanda tangan memang tidak ditampilkan sebagai kolom isian. Kolom itu bukan tempat mengetik, jadi ketiadaannya wajar.
Isian hilang setelah diunduh. Biasanya berkas yang dibuka adalah berkas kosong yang diunggah pertama kali, bukan hasil unduhan. Buka lagi berkas hasil unduhan dari folder unduhan.
Nilai pilihan tidak sesuai harapan. Tombol radio dan kolom pilihan hanya menerima nilai yang tersedia di berkas. Kalau nilai yang Anda inginkan tidak ada di daftar, formulirnya memang tidak menyediakan pilihan itu.
Formulir meminta kata sandi. Formulir yang dilindungi tidak bisa diisi sebelum kuncinya dibuka. Buka dulu proteksinya dengan sandi yang benar, baru isi kolomnya.
Kapan cara ini tidak dipakai
Cara ini tidak dipakai untuk formulir pindaian tanpa field digital, karena tidak ada kolom yang bisa dibaca. Cara ini juga tidak dipakai untuk formulir yang menuntut tanda tangan basah, karena isian digital tidak menggantikan tanda tangan asli di atas kertas.
Cara ini tidak dipakai untuk mengubah susunan halaman formulir, misalnya menghapus satu bagian atau menggabungkan beberapa berkas. Pekerjaan seperti itu memakai tool susunan halaman, dan pembahasan menggabungkan beberapa formulir terisi menjadi satu berkas ada di Cara Menggabungkan PDF dan Menyusun Urutannya.
Pertanyaan yang sering muncul
Bisakah saya kembali ke kolom sebelumnya setelah pindah ke kolom lain? Bisa. Seluruh kolom tetap tampil selama pengisian, dan Anda bisa mengubah nilai mana pun sebelum mengunduh. Isian baru dikunci kalau berkasnya dibekukan.
Apakah formulir dengan banyak halaman ditangani sekaligus? Ya, selama kolomnya berada di dalam satu berkas. Berkas diproses sebagai satu dokumen, dan kolom di seluruh halaman ditampilkan bersama. Kalau formulirnya terpisah menjadi beberapa berkas, gabungkan dulu berkasnya.
Apa yang terjadi kalau saya mengunggah formulir yang sudah pernah diisi? Nilai yang sudah ada ikut terbaca dan muncul di kolomnya. Anda bisa memperbaiki nilai tertentu tanpa mengisi ulang dari awal, karena isian tersimpan di field berkas.
Apakah hasil isian bisa dicetak langsung? Bisa. Berkas hasil unduhan adalah PDF biasa yang bisa dibuka dan dicetak. Kalau ingin tampilannya tidak bergeser di aplikasi lain, bekukan isiannya lebih dulu sebelum dicetak.
Mulai dari kolom yang ingin diisi
Kalau formulir Anda berkolom digital, buka Isi Formulir PDF, unggah berkasnya, dan isi kolomnya langsung di peramban. Setelah isian final, bekukan lewat Flatten PDF supaya tidak bisa diubah. Gambaran seluruh pekerjaan formulir, termasuk cara membedakan formulir digital dan pindaian, ada di Formulir PDF.