Formulir PDF terbagi dua berdasarkan isi berkasnya. Formulir berkolom digital menyimpan kolom isian sebagai objek di dalam berkas, sehingga bisa diisi langsung di peramban lewat Isi Formulir PDF. Formulir pindaian hanya menyimpan halaman sebagai gambar, sehingga tidak punya kolom yang bisa dibaca dan harus diisi dengan cara lain. Membedakan keduanya adalah langkah pertama sebelum memilih jalur pengisian.
Pembedaan ini bukan soal istilah teknis. Salah mengenali jenis formulir berakhir dengan pekerjaan yang diulang: mengunggah formulir pindaian ke tool kolom akan berakhir tanpa kolom, dan mencetak formulir yang sebenarnya bisa diketik hanya membuang waktu. Satu kali pemeriksaan sebelum mengunggah mencegah keduanya.
Artikel ini menjelaskan jenis formulir yang ada, cara mengenalinya dalam beberapa detik, dan jenis kolom yang biasanya menyusun sebuah formulir digital. Penjelasan di sini bersifat mengenali, bukan panduan langkah pengisian, karena langkahnya bergantung pada jenis yang Anda hadapi.
Dua jenis besar dan satu kelompok perantara
Jenis pertama adalah formulir berkolom digital, sering disebut formulir interaktif atau AcroForm. Kolomnya disimpan sebagai objek di dalam berkas, dan setiap kolom punya nama, jenis, serta nilai. Instansi yang menyiapkan berkas isian elektronik memberi formulir jenis ini, dan ciri khasnya adalah bereaksi saat diklik.
Jenis kedua adalah formulir pindaian. Halamannya berupa gambar hasil pemindaian kertas, dan tidak ada objek kolom di dalamnya. Berkas jenis ini tampak sama di layar, tetapi tidak bereaksi saat diklik karena tidak ada kolom untuk menerima ketikan. Formulir yang dikirim sebagai hasil cetak lalu difoto atau dipindai biasanya masuk kelompok ini.
Kelompok perantara adalah formulir yang halamannya digital, tetapi kolomnya tidak disiapkan untuk diisi. Berkasnya punya lapisan teks yang bisa dicari, tetapi tidak punya kotak isian. Kelompok ini muncul saat dokumen dibuat dari aplikasi pengolah kata lalu diekspor tanpa menambahkan kolom formulir. Secara tampilan ia terlihat seperti formulir, tetapi secara teknis ia sama dengan dokumen biasa.
Cara membedakan dalam beberapa detik
Cara tercepat adalah mengklik satu kolom yang seharusnya diisi. Kalau muncul kursor teks, kotak yang bisa dicentang, atau daftar nilai, formulirnya berkolom digital. Kalau tidak ada reaksi apa pun, berkasnya gambar halaman atau dokumen tanpa kolom.
Cara kedua adalah mencoba menyeret kursor di atas satu baris teks. Kalau teksnya tersorot, berkasnya punya lapisan teks. Kalau tidak ada yang tersorot, berkasnya pindaian. Cara ini membedakan formulir pindaian dari dua jenis lainnya, meskipun belum memastikan kolomnya aktif.
Cara ketiga adalah mencoba mencari satu kata lewat fitur pencarian di pembaca PDF. Kalau kata yang jelas terlihat di halaman tidak ditemukan, berkasnya gambar. Hasil pencarian yang kosong pada teks yang terlihat adalah tanda paling jelas bahwa halamannya bukan teks.
Ketiga cara itu dilakukan di pembaca PDF biasa, sebelum tool apa pun dibuka. Pemeriksaan lebih awal menghemat pengunggahan berkas yang memang tidak akan menampilkan kolom.
Jenis kolom yang menyusun formulir digital
Formulir berkolom digital umumnya disusun dari beberapa jenis kolom, dan setiap jenis tampil sebagai kontrol yang berbeda saat diisi.
Kolom teks adalah kotak isian untuk nama, alamat, nomor identitas, atau tanggal. Kolom ini menampung ketikan bebas, dan panjang isian biasanya mengikuti lebar kotak.
Kotak centang dipakai untuk pilihan yang bisa lebih dari satu, misalnya daftar persetujuan atau pilihan layanan. Di tool formulir, kotak centang tampil sebagai centang yang bisa dinyalakan dan dimatikan.
Tombol radio dipakai untuk pilihan tunggal di antara beberapa opsi, misalnya jenis kelamin atau status kepegawaian. Di tool formulir, tombol radio tampil sebagai daftar nilai yang hanya menerima satu pilihan.
Kolom pilihan atau dropdown juga dipakai untuk pilihan tunggal, tetapi tampilannya memadatkan banyak opsi ke dalam satu daftar. Nilai yang sah untuk tombol radio dan kolom pilihan dibaca dari berkas dan ditampilkan, sehingga Anda memilih dari daftar, bukan menebak isinya.
Dua hal tidak termasuk kolom isian: tombol aksi dan kolom tanda tangan yang tertanam di dalam berkas. Keduanya tidak ditampilkan sebagai kolom karena bukan tempat mengetik.
Yang menentukan jenis formulir
Penyebab utama perbedaan jenis formulir adalah cara berkasnya dibuat. Berkas yang diekspor dari aplikasi dengan dukungan kolom formulir membawa struktur AcroForm. Berkas yang dipindai dari kertas tidak membawa struktur itu, karena pemindai hanya merekam tampilan halaman.
Cara instansi mendistribusikan formulir juga berpengaruh. Portal yang menyediakan berkas isian elektronik cenderung memberi formulir berkolom digital. Kantor yang mengirim formulir lewat surat atau meminta berkas dicetak sendiri cenderung memberi formulir pindaian.
Karena itu, jenis formulir tidak bisa ditebak dari namanya. Dua formulir dengan judul sama bisa berbeda jenis kalau sumbernya berbeda. Satu-satunya cara memastikan adalah memeriksa berkasnya, bukan mengandalkan dugaan.
Kenapa mengenali jenisnya penting
Setiap jenis formulir menuntut jalur pengisian yang berbeda, dan memilih jalur yang salah berarti mengulang pekerjaan.
Formulir berkolom digital diisi lewat Isi Formulir PDF. Isiannya tersimpan ke field berkas, sehingga bisa dibuka lagi dan diedit di kolom yang sama. Setelah isian final, berkasnya bisa dibekukan lewat Flatten PDF supaya tidak bisa diubah.
Formulir pindaian tidak bisa memakai jalur itu. Dua pilihan tersedia: menambahkan teks manual di atas gambar halaman lewat Edit PDF, atau mencetak berkasnya, mengisi dengan tangan, lalu memindai ulang. Pilihan pertama lebih rapi untuk isian singkat, sedangkan pilihan kedua lebih cepat untuk isian panjang. Pembahasan lengkapnya ada di Cara Mengisi Formulir PDF dari Hasil Scan.
Formulir tanpa kolom yang halamannya digital juga tidak punya kotak isian. Berkas jenis ini bisa ditambahi teks manual, dan teks yang ditambahkan akan menyatu dengan lapisan teks yang sudah ada.
Kapan tidak perlu memilih jenis apa pun
Kalau formulirnya hanya perlu dibaca untuk mengetahui syarat atau tenggat, tidak ada yang perlu diisi. Membukanya di pembaca PDF sudah cukup, dan tidak ada gunanya memeriksa jenis kolom.
Kalau formulirnya akan dicetak untuk diisi dengan tangan, jenis kolomnya juga tidak relevan. Yang perlu diperiksa adalah apakah halamannya tercetak rapi, bukan apakah kolomnya aktif.
Kalau formulirnya memerlukan tanda tangan basah, jalurnya sudah ditentukan oleh instansi: cetak, isi, tanda tangani, lalu pindai. Jenis kolom digital tidak mengubah kebutuhan itu.
Kesalahan umum saat menilai jenis formulir
Menganggap semua formulir PDF bisa diketik. Sebagian besar formulir yang beredar sebagai lampiran adalah hasil pindai, dan berkas seperti itu tidak punya kolom. Menganggap semuanya bisa diketik membuat orang membuang waktu mengunggah berkas yang salah.
Menilai jenis dari tampilannya. Formulir pindaian dan formulir berkolom digital bisa terlihat identik di layar, karena keduanya menampilkan garis dan kotak yang sama. Yang membedakan hanya reaksi saat diklik.
Menganggap formulir tanpa kolom berarti rusak. Berkas tanpa kolom bukan berkas rusak. Ia hanya tidak menyertakan struktur isian, dan itu keadaan yang sah untuk dokumen yang memang dibuat untuk dicetak.
Menyimpulkan jenis dari satu halaman saja. Berkas gabungan bisa punya halaman berkolom dan halaman pindaian sekaligus. Kalau formulirnya terdiri dari beberapa bagian dari sumber berbeda, periksa setiap bagian sebelum menyimpulkan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah formulir berkolom digital selalu bisa diisi di peramban? Selama berkasnya tidak dikunci kata sandi, kolomnya bisa diisi. Formulir yang dilindungi harus dibuka dulu kuncinya sebelum kolomnya bisa dipakai.
Bagaimana kalau hanya sebagian kolom yang muncul? Tombol aksi dan kolom tanda tangan memang tidak ditampilkan sebagai kolom isian. Kolom lain yang tidak muncul bisa jadi punya nama yang tidak dikenali, dan itu jarang terjadi pada formulir resmi.
Apakah jenis kolom memengaruhi keabsahan formulir? Tidak. Yang menentukan keabsahan adalah syarat instansinya, misalnya tanda tangan basah atau format berkas tertentu. Jenis kolom hanya memengaruhi cara mengisi.
Apakah formulir yang saya isi bisa dibuka di aplikasi lain? Bisa. Isian disimpan ke field berkas, jadi aplikasi pembaca PDF lain yang mendukung formulir akan menampilkan nilai yang sama.
Menentukan langkah setelah jenisnya dikenali
Setelah jenis formulirnya dikenali, jalur pengisiannya menjadi jelas. Formulir berkolom digital dibuka di Isi Formulir PDF, sedangkan formulir pindaian ditangani lewat penambahan teks manual atau cetak dan pindai. Gambaran seluruh pekerjaan formulir, termasuk membekukan isian dan mengunci berkas, ada di Formulir PDF. Untuk melihat langkah pengisian formulir digital secara lengkap, buka Cara Mengisi Formulir PDF yang Tidak Bisa Diketik.