Kotak hitam tebal tidak cukup untuk menyensor karena ia hanya menutupi tampilan. Teks aslinya masih ada di dalam berkas, di bawah lapisan yang menutupinya, dan bisa dibaca alat lain atau disalin dari sana. Sensor yang benar menghapus isi di area yang ditandai dari berkas, bukan menumpuk lapisan di atasnya.
Kesalahpahaman ini mahal. Berkas yang terlihat aman di layar bisa memuat data yang justru ingin disembunyikan, dan begitu berkas dikirim, datanya tidak bisa ditarik kembali. Artikel ini menjelaskan kenapa cara-cara yang terlihat aman itu bocor, apa yang harus dipakai sebagai gantinya, dan bagaimana cara memeriksa hasilnya sendiri.
Tiga cara yang terlihat aman tetapi bocor
Menggambar kotak hitam. Kotak yang digambar di atas teks sebagai bentuk atau anotasi menambah objek baru di halaman. Teks di bawahnya tidak berubah sedikit pun. Alat yang membaca isi berkas, bukan tampilannya, akan menemukan teks itu utuh.
Menambahkan anotasi atau komentar. Beberapa aplikasi menyediakan alat penyorot dan penanda. Penanda itu tersimpan sebagai anotasi, dan anotasinya bisa dihapus dengan satu klik oleh penerima. Setelah anotasinya hilang, teks yang tadi tertutup kembali terbaca. Ini bukan sensor, melainkan catatan yang bisa dibatalkan.
Menyunting gambar. Mengubah halaman menjadi gambar, menutup bagian yang sensitif di aplikasi penyunting gambar, lalu menyusun ulang menjadi PDF memang menghilangkan teks aslinya. Masalahnya, cara ini membuang seluruh lapisan teks dokumen, sehingga berkas hasilnya tidak bisa dicari dan tidak bisa disalin sama sekali, termasuk bagian yang seharusnya tetap bisa dibaca. Ukuran berkasnya juga membengkak karena seluruh halaman berubah menjadi gambar. Ini cara yang mahal untuk hasil yang kasar.
Kenapa teks tetap bisa dibaca
PDF menyimpan isi halaman sebagai objek yang terpisah dari tampilannya. Teks disimpan sebagai kode huruf dengan posisi tertentu, sedangkan kotak hitam adalah objek lain yang menempati lapisan berbeda. Pembaca PDF menggambar keduanya, dan mata melihat kotak hitam menutupi teks. Alat yang membaca struktur berkas melihat dua objek terpisah: teks yang utuh dan kotak yang menutupinya.
Karena itu, menutup teks dengan kotak tidak mengubah fakta bahwa teksnya ada di berkas. Siapa pun yang membuka berkas itu dengan alat yang membaca isinya bisa menemukan kembali kata atau angka yang ada di bawah kotak. Cara paling sederhana untuk membuktikannya: coba salin area yang tertutup, lalu tempelkan di tempat lain. Kalau kata atau angkanya muncul, berarti teksnya masih ada.
Cara yang benar: hapus, bukan tutup
Cara yang benar adalah menghapus isi di area yang ditandai dari berkas. Sensor PDF mengerjakan itu: area ditandai dengan menarik kotak di pratinjau, lalu isi di dalamnya dihapus dari berkas dan digantikan blok hitam. Teks di area itu tidak bisa disalin atau dicari lagi, dan tindakannya tidak bisa dibatalkan.
Alurnya singkat. Unggah berkas, tandai setiap area yang memuat data rahasia, periksa ulang tandanya, lalu jalankan prosesnya. Bisa lebih dari satu kotak, termasuk di halaman yang berbeda, jadi satu dokumen dengan beberapa bagian sensitif cukup diproses sekali.
Perlu diperhatikan juga: sensor bekerja pada isi halaman, bukan pada properti dokumen. Nama penyusun dan judul yang tersimpan di properti PDF tidak ikut terhapus. Bagian itu dibersihkan dengan langkah tersendiri, dan penjelasan tentang apa saja yang tersimpan ada di Metadata Apa Saja yang Tersimpan di PDF.
Cara memeriksa hasilnya sendiri
Setelah berkas diproses, jangan hanya melihat tampilannya. Lakukan tiga pemeriksaan ini pada berkas hasil.
Pertama, coba seret kursor di atas area yang dihitamkan. Kalau ada yang tersorot, sensornya belum bersih. Kedua, coba cari kata atau angka yang tadi disensor lewat fitur pencarian pembaca PDF. Kalau hasilnya ditemukan, datanya masih ada di berkas.
Ketiga, periksa properti dokumen dan nama berkas. Keduanya tidak disentuh oleh sensor halaman, dan keduanya sering memuat identitas yang justru ingin disembunyikan. Kalau ada nama di sana, bersihkan dengan langkah di Cara Menghapus Properti PDF Sebelum Dikirim.
Kapan kotak hitam justru memadai
Kotak hitam atau anotasi tetap berguna untuk hal lain: menandai bagian yang perlu dibahas, menyorot kalimat penting, atau menambahkan catatan untuk rekan kerja. Untuk keperluan itu, anotasi adalah alat yang tepat karena memang bisa diubah dan dihapus.
Yang salah adalah memakai alat itu untuk data rahasia. Aturan sederhananya: kalau penerima tidak boleh tahu isi di balik penutupnya, alatnya harus Sensor PDF. Kalau penutupnya hanya untuk memandu pembaca, anotasi biasa sudah cukup.
Hal yang sama berlaku untuk Tip-ex. Tip-ex PDF menutup area dengan kotak putih, dan itu memang bukan penghapusan. Isi di bawah kotak tetap ada di dalam berkas dan bisa tembus bila teksnya disalin. Alat itu cocok untuk merapikan kesalahan ketik pada halaman berlatar putih, bukan untuk data rahasia.
Kesalahan umum lain di sekitar sensor
Menyensor di dokumen sumber, bukan di PDF final. Kalau dokumennya masih akan diekspor ulang, data yang sudah dihitamkan di PDF bisa muncul kembali di ekspor berikutnya. Kerjakan sensor pada berkas final.
Mengira menghapus halaman sama dengan menyensor. Menghapus halaman membuang seluruh halaman, bukan sebagian isinya. Kalau yang perlu hilang hanya satu paragraf, cara itu berlebihan dan menghilangkan informasi lain.
Mengompres berkas sesudah disensor. Kompresi memang aman dilakukan setelah sensor, tetapi jangan dikerjakan sebelum sensor selesai, karena berkasnya diproses berkali-kali tanpa perlu.
Tidak menyimpan berkas asli. Sensor tidak bisa dibatalkan. Kalau ada area yang salah tandai, satu-satunya cara memperbaikinya adalah mengulang dari berkas asli. Simpan berkas asli sampai pekerjaan benar-benar selesai.
Menganggap sensor otomatis menemukan semua data. Sensor bekerja pada area yang Anda tandai. Tidak ada pencarian otomatis, jadi kelengkapan daftar area sepenuhnya bergantung pada pemeriksaan Anda sebelum menandai.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Berkas dengan data yang sangat sensitif sebaiknya disensor dengan aplikasi yang berjalan di komputer sendiri bila kebijakan instansi melarang berkas keluar dari jaringan. Untuk tool di kelompok ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kalau kebijakan kantor melarang berkas keluar sama sekali, aplikasi desktop adalah pilihan yang benar meskipun alurnya lebih panjang.
Pertanyaan yang sering muncul
Kalau kotak hitamnya tidak bisa dihapus penerima, apakah itu sudah aman? Belum. Yang menentukan bukan bisa atau tidaknya kotak itu dihapus, melainkan apakah teks di bawahnya masih ada di berkas. Pada kotak yang digambar sebagai objek halaman, teksnya masih ada.
Apakah menghapus anotasi oleh penerima bisa membuka data yang disensor? Bisa. Anotasi adalah lapisan tambahan, jadi menghapusnya mengembalikan tampilan halaman ke keadaan semula. Itu sebabnya anotasi tidak dipakai untuk data rahasia.
Apakah sensor permanen mengurangi kualitas bagian dokumen yang lain? Tidak. Hanya area yang ditandai yang dihapus dan digantikan blok hitam. Bagian lain halaman tetap seperti semula.
Bagaimana kalau data rahasia ada di gambar, bukan di teks? Sensor PDF bekerja per area, jadi gambar di dalam area yang ditandai ikut dihapus dari berkas. Tarik kotaknya menutup seluruh bagian gambar yang memuat data itu.
Apakah sensor bisa dikerjakan pada dokumen hasil pindai? Bisa. Pada dokumen hasil pindai tidak ada lapisan teks, tetapi area tetap bisa ditandai dan isinya dihapus dari berkas.
Sensor yang benar-benar menghapus
Kalau data di dokumen harus benar-benar hilang, jangan memakai kotak hitam atau anotasi. Mulai dari Sensor PDF, tandai setiap area sensitif, lalu buktikan hasilnya dengan mencoba menyalin dan mencari data itu di berkas hasil. Untuk pekerjaan lain di dokumen yang sama, urutkan setelah penyensoran selesai. Gambaran seluruhnya ada di Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area, dan topik PDF secara umum dimulai dari Panduan PDF.