Cara Mengatur Jadwal Kerja Remote

Cara mengatur jadwal kerja remote adalah menetapkan jam inti yang tetap, membagi hari menjadi blok waktu untuk pekerjaan yang berbeda, menyisipkan jeda, dan menutup hari dengan daftar untuk besok. Jadwal yang jelas membuat pekerjaan selesai pada waktunya tanpa merembet ke malam.

Artikel ini khusus membahas penyusunan jadwal harian dan mingguan. Penyesuaian lain di kerja remote, seperti menyiapkan ruang kerja dan membangun kebiasaan komunikasi tertulis, dibahas di Cara Menghadapi Kerja Remote Pertama.

Mulai dari jam inti

Jam inti adalah rentang waktu ketika Anda dan tim Anda sepakat untuk saling tersedia. Di luar jam inti, pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi bisa dikerjakan tanpa gangguan, dan rapat dihindari.

Tanyakan lebih dulu jam inti tim Anda, karena tidak semua tempat memakainya. Kalau tim Anda tersebar di beberapa zona waktu, jam inti biasanya dipilih untuk memuat kepentingan terbanyak, dan jam itu bisa berubah. Sesuaikan jadwal Anda dengan jam inti, bukan sebaliknya.

Setelah jam inti diketahui, tentukan jam mulai dan jam selesai Anda sendiri. Jam yang tetap membuat tubuh dan pikiran terbiasa, sehingga Anda lebih cepat masuk ke mode kerja. Kalau Anda termasuk orang yang lebih produktif pagi hari, letakkan pekerjaan tersulit di pagi hari dan sisakan pekerjaan rutin untuk sore.

Membagi hari menjadi blok waktu

Pekerjaan yang berbeda menuntut jenis perhatian yang berbeda. Membalas pesan, menghadiri rapat, dan menulis dokumen sebaiknya tidak dicampur dalam satu waktu, karena berpindah jenis pekerjaan memakan waktu dan menguras perhatian.

Kelompokkan hari Anda menjadi tiga jenis blok. Blok fokus untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi penuh: menulis, menganalisis, merancang, atau memeriksa. Blok koordinasi untuk rapat, panggilan, dan menjawab pesan. Blok administratif untuk hal-hal yang tidak membutuhkan konsentrasi tinggi, misalnya merapikan berkas atau memperbarui catatan.

Letakkan blok fokus pada jam ketika gangguan paling sedikit. Kalau di rumah ada anak yang bangun pagi, jam sebelum mereka bangun bisa menjadi blok fokus Anda. Kalau tim Anda banyak mengirim pesan di pagi hari, letakkan blok fokus setelah jam sibuk itu lewat.

Batasi jumlah rapat dalam sehari kalau Anda bisa memilih. Rapat yang berurutan tanpa jeda membuat Anda tidak punya waktu mencatat hasilnya, dan catatan itu yang dipakai setelah rapat selesai. Kalau memungkinkan, minta ringkasan tertulis atau tulis sendiri catatan singkatnya segera setelah rapat.

Menyisipkan jeda

Di kantor, jeda terjadi tanpa direncanakan. Di rumah, jeda harus dijadwalkan, karena tidak ada yang mengingatkan Anda untuk berhenti. Sisipkan jeda pendek setelah setiap blok panjang, dan jeda lebih panjang di tengah hari untuk makan dan beristirahat.

Jeda bukan waktu yang terbuang. Berdiri, berjalan, atau memandang ke luar jendela selama beberapa menit mengembalikan perhatian yang menurun. Sebaliknya, mengganti pekerjaan dengan menggulir layar ponsel bukan jeda, karena perhatian tetap terpakai.

Tentukan juga satu waktu untuk berhenti bekerja. Sebut waktu itu kepada orang di rumah supaya mereka tahu kapan Anda bisa diganggu, dan patuhi waktu itu sendiri. Kalau pekerjaan belum selesai, hentikan pada waktu yang ditentukan dan catat langkah berikutnya.

Menyusun rutinitas penutup hari

Cara Anda menutup hari menentukan kualitas hari berikutnya. Sebelum berhenti, luangkan beberapa menit untuk tiga hal: tandai pekerjaan yang sudah selesai, tuliskan pekerjaan yang belum selesai, dan tentukan tiga hal yang akan Anda kerjakan besok.

Daftar tiga hal untuk besok membuat pagi Anda tidak dimulai dengan kebingungan. Pilih yang paling penting, bukan yang paling mudah. Kalau ada pekerjaan yang bergantung pada orang lain, sebutkan nama orangnya supaya Anda tahu siapa yang perlu dihubungi.

Periksa juga kalender besok. Pastikan waktu rapat sudah diketahui, dan perkirakan blok fokus yang tersisa. Kalau besok terlalu penuh rapat, pindahkan satu pekerjaan ke hari lain sebelum hari itu dimulai, bukan setelah Anda kehabisan waktu.

Menjaga jadwal tetap berjalan

Jadwal yang baik tidak menghabiskan seluruh waktu Anda. Sisakan ruang untuk hal yang muncul mendadak, karena pekerjaan jarang berjalan persis seperti rencana. Kalau setiap jam sudah terisi penuh, satu permintaan mendadak akan merusak seluruh hari.

Tinjau jadwal Anda setiap akhir minggu. Lihat blok mana yang sering terganggu dan mengapa. Kalau rapat terus menyerobot blok fokus, geser blok fokus ke waktu lain atau bicarakan dengan tim. Kalau pekerjaan administratif terus menumpuk, tambahkan blok khusus untuknya.

Perhatikan juga jam ketika energi Anda menurun. Sebagian orang mengalaminya setelah makan siang, sebagian lain di sore hari. Letakkan pekerjaan yang tidak membutuhkan konsentrasi tinggi pada jam-jam itu, dan simpan pekerjaan berat untuk jam ketika Anda paling segar.

Bekerja dengan tim di zona waktu berbeda

Kalau tim Anda berada di zona waktu lain, jadwal Anda perlu memuat dua hal: waktu yang tumpang tindih untuk berkoordinasi, dan waktu sendiri untuk mengerjakan hasil koordinasi itu.

Tulis zona waktu Anda secara lengkap di profil dan kalender, misalnya dengan menyebut kota Anda. Kebiasaan ini mencegah salah hitung yang membuat orang menunggu panggilan di jam yang salah.

Sampaikan juga jam ketika Anda tidak tersedia. Sebagian tim memakai status di aplikasi pesan untuk ini. Kalau tidak ada, beri tahu rekan kerja secara langsung dan ingatkan saat jadwalnya berubah.

Untuk pekerjaan yang diserahkan antar zona waktu, tuliskan status pekerjaan sebelum Anda berhenti. Rekan Anda di zona waktu berikutnya bisa melanjutkan tanpa harus menunggu Anda bangun. Kebiasaan ini membuat pekerjaan berjalan terus, bukan berhenti mengikuti jam tidur.

Kapan cara ini tidak berlaku

Kalau pekerjaan Anda menuntut siaga, misalnya menangani gangguan sistem atau melayani pelanggan pada jam tertentu, jadwal blok mungkin tidak bisa diterapkan sepenuhnya. Sesuaikan: tetapkan jam inti yang jelas, dan sisakan blok fokus di antara waktu siaga.

Kalau Anda bekerja dengan pola giliran, jadwalnya berubah setiap periode. Susun jadwal per periode, bukan per hari, dan periksa ulang saat giliran Anda berganti.

Kalau Anda merawat keluarga sekaligus bekerja, jadwal yang kaku bisa menambah beban. Bagi hari menjadi blok pendek yang bisa disela, dan pilih pekerjaan yang tidak menuntut konsentrasi panjang untuk jam-jam yang sering terganggu.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah jam kerja remote harus sama dengan jam kantor? Tidak harus, kecuali perusahaan menetapkannya. Yang penting adalah jam inti ketika tim saling tersedia, dan hasil pekerjaan yang selesai pada waktunya.

Bagaimana kalau saya lebih produktif di malam hari? Boleh, asalkan jam inti tim tetap Anda penuhi dan hasil pekerjaan Anda tidak bergantung pada orang lain yang sudah beristirahat. Pastikan juga waktu tidur Anda tidak terus berkurang.

Apakah jeda benar-benar perlu dijadwalkan? Perlu, karena tidak ada yang mengingatkan Anda untuk berhenti. Jeda pendek yang teratur menjaga perhatian, dan tanpa jeda pekerjaan cenderung memakan waktu lebih lama.

Bagaimana cara mengurangi rapat? Tanyakan apakah tujuan rapat bisa dicapai lewat pesan atau dokumen. Kalau rapat tetap perlu, minta agenda dan batas waktunya, lalu tulis ringkasan hasilnya setelah selesai.

Apakah kalender harus diisi penuh? Tidak. Sisakan ruang kosong untuk pekerjaan yang muncul mendadak dan untuk jeda. Kalender yang penuh setiap jam mudah hancur oleh satu permintaan tak terduga.

Mulai dari satu minggu

Susun jadwal untuk satu minggu ke depan: tandai jam inti, letakkan dua blok fokus, dan tentukan waktu berhenti setiap hari. Setelah minggu itu berjalan, periksa apa yang berhasil dan apa yang perlu digeser, lalu sesuaikan minggu berikutnya. Kalau Anda baru mulai bekerja remote, lengkapi dulu penyesuaian dasarnya lewat Cara Menghadapi Kerja Remote Pertama. Peta lengkap urusan karier ada di Karier Jangka Panjang, dan seluruh topik CV ada di Panduan CV dan Karier.