PDF tidak bisa ditandatangani karena salah satu dari tiga sebab. Yang pertama, berkasnya terkunci sehingga tidak bisa dibaca dan ditulis. Yang kedua, yang dicari adalah kolom tanda tangan digital di dalam berkas, sedangkan yang tersedia hanyalah menempelkan gambar tanda tangan. Yang ketiga, gambarnya tidak memenuhi syarat yang diterima tool.
Satu hal tentang cara kerja yang perlu dipahami sejak awal: yang ditempelkan oleh Tanda Tangan PDF adalah gambar tanda tangan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Gambar itu menempel sebagai lapisan di halaman, tanpa identitas, waktu, atau bukti keaslian kriptografis. Kalau yang dibutuhkan dokumen adalah tanda tangan yang bisa diverifikasi sistem, tool ini bukan jalurnya.
Cara memastikan sebabnya
Pemeriksaan pertama: coba buka berkasnya. Kalau muncul permintaan kata sandi, berkasnya terkunci, dan kunci itu harus dibuka lebih dulu dengan sandi yang benar. Berkas terkunci menolak dibaca, sehingga tool penempel tanda tangan tidak bisa membaca halamannya untuk menempelkan gambar.
Pemeriksaan kedua: periksa apakah yang diminta adalah kolom tanda tangan di dalam berkas. Kalau formulirnya punya kotak yang bisa diklik dan memunculkan permintaan tanda tangan digital, kotak itu bukan tempat menempel gambar.
Pemeriksaan ketiga: periksa gambar tanda tangan yang akan dipakai. Gambar harus berformat PNG, JPG, GIF, BMP, atau WebP, dengan ukuran maksimal 25 MB. Kalau gambarnya berformat lain, misalnya HEIC dari ponsel, gambar itu perlu dikonversi dulu, dan kalau ukurannya di atas batas, gambar itu perlu dikecilkan.
Ketika berkasnya terkunci
Berkas yang dilindungi kata sandi tidak bisa dibaca sebelum kuncinya dibuka. Ini bukan kerusakan, melainkan proteksi. Kalau sandi dokumennya diketahui, buka kuncinya lebih dulu lewat Buka Kunci PDF, lalu tempelkan tanda tangannya pada berkas hasil. Kalau sandinya tidak diketahui, tidak ada jalan pintas yang sah, dan satu-satunya langkah yang masuk akal adalah meminta salinan tanpa kunci kepada pemilik dokumen. Urutan yang benar adalah buka kunci, tempel tanda tangan, baru kunci kembali kalau perlu.
Ketika yang diminta kolom tanda tangan digital
Sebagian formulir menyediakan kolom tanda tangan yang aktif. Kolom itu menerima tanda tangan digital dari penyedia yang menerbitkan sertifikat, bukan gambar tanda tangan. Kalau kolomnya diklik, yang muncul adalah permintaan menghubungkan sertifikat atau membuat tanda tangan digital.
Tool di katalog ini tidak menerbitkan sertifikat dan tidak mengisi kolom seperti itu. Yang bisa dilakukan adalah menempelkan gambar tanda tangan pada posisi di halaman. Kalau formulirnya mensyaratkan kolom digital yang aktif, jalurnya adalah penyedia jasa sertifikasi elektronik yang terdaftar, bukan tool ini. Sebaliknya, banyak dokumen tidak menyediakan kolom sama sekali. Surat, kontrak cetak, dan berkas hasil pindai hanya punya ruang kosong bertuliskan tanda tangan, dan untuk dokumen seperti itu, menempelkan gambar tanda tangan adalah cara yang paling sering dipakai.
Ketika gambarnya yang bermasalah
Gambar tanda tangan yang diterima adalah PNG, JPG, GIF, BMP, dan WebP, dengan ukuran maksimal 25 MB. Tiga hal yang paling sering membuat gambar ditolak atau hasilnya jelek. Pertama, formatnya tidak termasuk daftar, misalnya HEIC dari ponsel, dan format itu perlu dikonversi dulu. Kedua, ukurannya melewati 25 MB, yang biasanya terjadi pada foto beresolusi sangat tinggi. Ketiga, latarnya tidak tembus pandang. PNG berlatar tembus pandang paling rapi, karena transparansinya dipertahankan sehingga tanda tangan menempel di atas teks tanpa kotak putih, sedangkan JPG berlatar putih akan menutupi apa pun di bawahnya. Rasio gambar juga menentukan bentuk hasilnya, karena tinggi tanda tangan mengikuti rasio gambar supaya tidak gepeng.
Ukuran dan posisi yang bisa diatur
Lebar tanda tangan diatur dengan penggeser, dengan rentang 15 sampai 90 milimeter dan bawaan 45 milimeter. Tingginya mengikuti rasio gambar, jadi tidak ada pengaturan tinggi terpisah, dan posisinya digeser langsung di pratinjau. Satu hal penting tentang cakupan prosesnya: satu kali proses memasang tanda tangan pada satu halaman, dan untuk halaman lain, prosesnya diulang dari hasil unduhan tadi. Tanda tangan menempel sebagai gambar, sehingga tidak bisa digeser oleh penerima, tetapi juga tidak bisa dipindah setelah diunduh. Kalau posisinya salah, ulangi prosesnya dari berkas sebelum tanda tangan dipasang.
Langkah menempelkan tanda tangan
- Pastikan berkasnya tidak terkunci. Kalau terkunci, buka dulu kuncinya.
- Siapkan gambar tanda tangan berformat PNG, JPG, GIF, BMP, atau WebP, maksimal 25 MB.
- Buka Tanda Tangan PDF di peramban.
- Unggah berkas PDF dan gambar tanda tangannya.
- Geser tanda tangan di pratinjau sampai posisinya pas dengan ruang yang tersedia, lalu atur lebarnya dengan penggeser.
- Unduh hasilnya, lalu buka kembali untuk memastikan tanda tangannya ada di posisi yang benar dan tidak menutupi teks.
- Kalau ada halaman lain yang perlu ditandatangani, ulangi prosesnya dari berkas hasil unduhan tadi.
Langkah keenam adalah pembuktian yang menentukan. Jangan menganggap tanda tangannya sudah terpasang rapi hanya karena prosesnya selesai. Buka berkas hasilnya dan periksa dengan mata, terutama pada dokumen yang akan dikirim ke pihak lain.
Kalau dokumennya hasil pindai
Dokumen hasil pindai tidak punya kolom tanda tangan digital, karena seluruh halamannya berupa gambar. Untuk dokumen seperti itu, tanda tangan ditempelkan ke posisi yang Anda tentukan sendiri. Sebelum menempel, rapikan dulu orientasi dan tepi halamannya, karena tanda tangan yang ditempel di atas halaman miring akan ikut terlihat miring.
Kapan cara ini tidak dipakai
Cara ini tidak dipakai kalau dokumennya mensyaratkan tanda tangan tersertifikasi yang bisa diverifikasi pihak ketiga, karena gambar tanda tangan tidak membawa bukti kriptografis. Untuk kebutuhan itu, gunakan penyedia jasa sertifikasi elektronik yang terdaftar. Cara ini juga tidak dipakai kalau dokumennya mensyaratkan tanda tangan basah di atas kertas, karena beberapa instansi memang meminta tanda tangan asli.
Masalah yang sering terjadi
Berkas tidak bisa dibaca tool. Kemungkinan besar berkasnya masih terkunci. Buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar, lalu ulangi penempelan pada berkas hasil.
Gambar tanda tangan ditolak. Periksa formatnya, lalu periksa ukurannya. Gambar yang diterima adalah PNG, JPG, GIF, BMP, dan WebP dengan maksimal 25 MB. Format lain perlu dikonversi lebih dulu.
Tanda tangan menutupi teks di bawahnya. Latar gambarnya tidak tembus pandang. Gunakan PNG dengan latar yang sudah dibersihkan supaya hanya goresan tanda tangannya yang terlihat.
Tanda tangan terlihat gepeng atau aneh. Tinggi mengikuti rasio gambar, jadi rasio gambar aslinya yang menentukan. Perbaiki rasio gambarnya lebih dulu, lalu ulangi prosesnya.
Tanda tangan tidak muncul di halaman yang dituju. Satu kali proses memasang tanda tangan pada satu halaman. Periksa halaman mana yang dipilih saat pratinjau, lalu ulangi untuk halaman yang benar.
Ingin memperbaiki posisi setelah diunduh. Tanda tangan yang sudah menempel tidak bisa digeser. Ulangi prosesnya dari berkas sebelum tanda tangan dipasang.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen berisi data pribadi lengkap, laporan keuangan, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya diproses dengan aplikasi di komputer sendiri. Pada tool ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah tool ini membuat tanda tangan elektronik tersertifikasi? Tidak. Yang ditempelkan adalah gambar tanda tangan. Tanda tangan tersertifikasi diterbitkan penyedia jasa sertifikasi elektronik yang terdaftar, dan hanya bisa dibuat lewat penyedia seperti itu.
Apakah tanda tangan bisa digeser setelah diunduh? Tidak. Tanda tangan menempel sebagai gambar di halaman. Kalau posisinya salah, ulangi prosesnya dari berkas sebelum tanda tangan dipasang.
Berapa lebar tanda tangan yang wajar? Lebarnya diatur dengan penggeser pada rentang 15 sampai 90 milimeter, dengan bawaan 45 milimeter. Sesuaikan dengan ruang yang tersedia di halaman.
Bisakah satu berkas ditandatangani di banyak halaman sekaligus? Tidak. Satu kali proses memasang tanda tangan pada satu halaman, dan untuk halaman berikutnya, prosesnya diulang dari hasil unduhan tadi.
Kalau dokumennya perlu tanda tangan basah, bagaimana? Jalurnya cetak dokumennya, tanda tangani dengan tangan, lalu pindai hasilnya.
Mulai dari memastikan berkasnya bisa dibaca
Periksa dulu apakah berkasnya terkunci, apakah yang diminta kolom tanda tangan digital, dan apakah gambarnya memenuhi syarat. Kalau semuanya sudah beres, buka Tanda Tangan PDF, unggah dokumen dan gambarnya, atur posisinya, lalu unduh hasilnya. Gambaran seluruh pekerjaan tanda tangan ada di Tanda Tangan PDF, dan peta masalah PDF lainnya ada di Masalah PDF.