PDF tidak bisa diedit karena salah satu dari tiga sebab. Yang pertama, halamannya berupa gambar hasil pindai, sehingga tidak ada teks yang bisa diklik. Yang kedua, dokumennya membawa izin yang menolak penyuntingan. Yang ketiga, halamannya digital tetapi hurufnya tidak disimpan sebagai teks yang bisa dipilih, misalnya karena dibuat dari aplikasi yang mengekspor huruf sebagai bentuk gambar.
Tiga sebab itu terasa sama saat gagal, tetapi jalan keluarnya berbeda. Sebab pertama dan ketiga sama-sama berarti tidak ada teks yang bisa disunting, sehingga yang bisa dikerjakan hanyalah menambahkan lapisan teks baru di atas halaman. Sebab kedua berarti ada lapisan kunci yang perlu dilepas lebih dulu memakai sandi yang benar. Memastikan sebabnya adalah langkah pertama.
Cara memastikan sebabnya
Pemeriksaan pertama: sorot teks di halaman. Kalau kursor berubah menjadi penanda teks dan huruf-hurufnya bisa tersorot satu per satu, lapisan teksnya ada. Kalau yang tersorot justru seluruh halaman sekaligus, atau tidak ada yang tersorot, halamannya gambar.
Pemeriksaan kedua: coba cari satu kata yang jelas terlihat. Pencarian yang menemukan kata berarti ada data teks di dalam berkas, dan pencarian yang kosong menguatkan bahwa halamannya gambar.
Pemeriksaan ketiga: buka keterangan keamanan di properti dokumen. Kalau tertulis bahwa penyuntingan dibatasi, penyebabnya izin. Kalau tidak ada keterangan pembatasan apa pun tetapi teks tetap tidak bisa disorot, penyebabnya halaman gambar atau teks yang tidak tersimpan sebagai teks.
Ketika halamannya hasil pindai
Hasil pindai menyimpan halamannya sebagai gambar. Yang terlihat seperti huruf sebenarnya adalah piksel, dan tidak ada data teks yang bisa diklik. Berkas jenis ini terbuka normal, tidak meminta sandi, dan tidak terkunci, tetapi tetap tidak bisa disunting sebagai teks.
OCR belum tersedia, jadi berkas pindai diperlakukan sebagai gambar dan teksnya belum bisa dicari, disalin, atau diubah. Yang bisa dikerjakan di Editor PDF adalah menambahkan teks baru, menggeser gambar, dan memberi anotasi. Semua itu lapisan baru di atas gambar halaman, bukan penyuntingan teks lama. Urutan kerjanya penting: rapikan dulu orientasi dan tepi halamannya, baru tambahkan teks, karena memutar atau memangkas halaman setelah teks dipasang membuat teks itu ikut bergeser.
Ketika izin penyuntingan dikunci
PDF mengenal dua jenis kata sandi. Kata sandi buka membuat berkas tidak bisa dibuka sama sekali sebelum sandinya dimasukkan. Kata sandi izin membiarkan berkasnya dibuka dan dibaca, tetapi membatasi tindakan tertentu: mencetak, menyalin teks, atau menyunting. Berkas yang bisa dibaca tetapi menolak disunting biasanya termasuk jenis kedua.
Izin ini ditegakkan oleh pembaca dan editor yang menghormatinya. Karena berkasnya masih bisa dibaca, sebagian orang mengira dokumennya bebas, lalu bingung ketika editor menolak membukanya. Untuk melepasnya, buka Buka Kunci PDF, unggah berkasnya, masukkan sandi dokumen yang benar, lalu jalankan prosesnya. Hasilnya salinan tanpa lapisan kunci yang bisa disunting seperti PDF biasa.
Ketika halamannya digital tetapi teksnya bukan teks
Kelompok ketiga paling jarang dikenali: halamannya dibuat di komputer, bisa dicari sebagian, tetapi hurufnya tidak tersimpan sebagai teks yang bisa dipilih. Keadaan ini muncul pada dokumen yang mengekspor huruf sebagai bentuk gambar, misalnya hasil konversi yang tidak menyertakan data huruf.
Gejalanya mirip dengan pindai: teks tidak bisa disorot dan tidak bisa diklik. Bedanya, halaman seperti ini biasanya lebih tajam dan ukurannya lebih kecil, karena gambarnya dibuat secara digital. Pemeriksaan yang membedakannya: cari satu kata. Kalau pencarian menemukan kata tetapi teksnya tidak bisa disorot, hurufnya disimpan dengan pemetaan yang tidak standar. Kalau pencarian tidak menemukan apa pun, hurufnya memang gambar.
Jalurnya sama seperti pindai: tidak ada teks lama yang bisa disunting, dan yang bisa dikerjakan adalah menambahkan teks baru atau memperbaiki dokumen sumbernya.
Yang bisa dan tidak bisa dikerjakan di editor
Yang bisa dikerjakan: mengubah teks yang punya lapisan teks di berkas aslinya, menggeser gambar, dan memberi anotasi. Editor berjalan sebagai aplikasi terpisah di alamatnya sendiri, dan berkas dipilih langsung di jendela editor, bukan diunggah lewat halaman tool.
Yang tidak bisa dikerjakan: mengubah teks yang tidak punya lapisan teks, membuat kolom formulir baru, dan mengganti huruf di seluruh dokumen sekaligus. Penyuntingan juga bekerja per objek halaman, bukan per alur teks. Menambah satu kata di tengah kalimat bisa menggeser potongan teks setelahnya, sehingga untuk perbaikan kecil hasilnya biasanya baik, tetapi untuk penulisan ulang beberapa paragraf, kembali ke dokumen sumber adalah jalan yang lebih pendek.
Urutan kerja yang benar
- Pastikan sebabnya dengan tiga pemeriksaan di atas.
- Kalau penyebabnya izin, buka kuncinya lebih dulu memakai sandi yang benar.
- Simpan salinan berkas asli sebelum apa pun diubah.
- Buka Editor PDF, lalu pilih berkas di jendela editor.
- Perbesar halaman pada bagian yang akan diubah.
- Sunting teks, geser gambar, atau tambahkan anotasi yang diperlukan.
- Simpan hasilnya, lalu buka kembali untuk memeriksa halaman yang berubah.
Langkah ketujuh penting karena penyuntingan per objek bisa menimbulkan pergeseran kecil yang hanya terlihat setelah halaman dibuka kembali. Periksa halaman yang berubah, bukan hanya halaman pertama.
Setelah disunting, apakah perlu dikunci lagi
Kalau dokumennya akan dikirim lewat surel atau disimpan di tempat yang bisa diakses banyak orang, memasang proteksi baru adalah keputusan yang masuk akal. Gunakan sandi baru, dan catat sandinya di tempat yang aman. Sandi lama tidak ikut berpindah ke hasil suntingan, jadi jangan mengandalkan sandi itu untuk melindungi berkas yang baru. Sebaliknya, kalau dokumennya akan digabung dengan berkas lain atau dicetak, biarkan tanpa kunci, karena berkas terkunci menghambat kedua pekerjaan itu. Kalau yang perlu dirapikan adalah urutan halamannya, pekerjaan itu ada di Mengatur Halaman PDF.
Kapan cara ini tidak dipakai
Cara ini tidak dipakai kalau dokumennya bukan milik Anda dan bukan dalam tanggung jawab Anda. Membuka kunci dokumen milik orang lain tanpa izin bukan pekerjaan teknis yang bisa dibantu tool. Kalau dokumen berasal dari instansi dan izinnya sengaja dipasang, pertimbangkan apakah membukanya sesuai dengan ketentuan pemakaian dokumen itu.
Masalah yang sering terjadi
Teks bisa disorot tetapi editor menolak membukanya. Kemungkinan besar berkasnya masih terkunci. Buka dulu kuncinya, lalu pilih berkas hasilnya di editor, bukan berkas aslinya.
Teks tajam tetapi tidak bisa diklik. Halamannya gambar, atau hurufnya disimpan sebagai bentuk gambar. Dua keadaan itu punya gejala yang mirip, dan pemeriksaan pencarian kata memisahkannya.
Perubahan tidak terlihat setelah disimpan. Pastikan yang dibuka kembali adalah berkas hasil simpan, bukan berkas asli yang tadi dipilih.
Satu bagian berubah, bagian lain ikut bergeser. Penyuntingan bekerja per objek halaman, jadi untuk perubahan yang lebih besar, perbaiki dokumen sumbernya lalu ekspor ulang.
Berkasnya besar dan editor terasa lambat. Batas per berkas adalah 30 MB pada paket Gratis dan 200 MB pada paket Berbayar. Untuk berkas besar, kecilkan dulu lewat Kompres PDF, dengan catatan kompresi sebaiknya dikerjakan setelah suntingan selesai.
Kapan sebaiknya tidak memakai editor online
Dokumen berisi data pribadi lengkap, laporan keuangan, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya disunting dengan aplikasi di komputer sendiri. Pada editor ini, berkas dipilih langsung di jendela editor, dan perlakuan berkasnya dijelaskan di kebijakan privasi. Kalau dokumennya hanya perlu dibaca, tidak ada yang perlu disunting.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah PDF hasil pindai bisa diedit teksnya? Tidak. Hasil pindai tidak punya lapisan teks, jadi teks yang tercetak di dalam gambar tidak bisa diklik atau diubah. Yang bisa dikerjakan adalah menambahkan teks baru.
Apakah ada fitur OCR di editor ini? Belum ada. Halaman hasil pindai dikenali sebagai gambar, sehingga teks di dalamnya tidak bisa dicari atau disalin.
Dokumen saya bisa dibaca, tetapi tidak bisa disunting. Apa yang terjadi? Kemungkinan besar dokumennya memakai kata sandi izin. Berkasnya bisa dibaca, tetapi tindakan tertentu dibatasi. Buka dulu kuncinya dengan sandi yang benar.
Apakah hasilnya bisa dikunci lagi? Bisa, dengan sandi baru. Sandi lama tidak ikut berpindah, jadi simpan sandi baru di tempat yang aman.
Apakah hasil suntingan bisa digabung dan dicetak? Bisa. Hasilnya PDF biasa yang siap digabung atau dicetak seperti dokumen lain.
Mulai dari sebabnya
Pastikan dulu apakah halamannya gambar atau teksnya terkunci. Kalau kuncinya yang menghalangi, mulai dari Buka Kunci PDF. Kalau halamannya gambar, lanjutkan ke Editor PDF untuk menambah teks atau memperbaiki dokumen sumbernya. Peta lengkap pekerjaan menyunting ada di Mengedit PDF, dan peta masalah PDF lainnya ada di Masalah PDF.