Menyensor data pribadi di PDF dilakukan dengan menandai setiap bagian yang memuat data itu di pratinjau Sensor PDF, lalu menjalankan prosesnya. Data di area yang ditandai hilang dari berkas, bukan sekadar tertutup, sehingga tidak bisa disalin atau dicari lagi. Untuk data pribadi, sifat permanen itu bukan pilihan tambahan, melainkan syarat.
Jenis data yang biasanya masuk daftar: nomor induk kependudukan, nomor kartu keluarga, nomor rekening, nomor telepon, alamat rumah, tanggal lahir, nama gadis ibu, dan nomor kepesertaan asuransi. Sebagian data itu berupa angka panjang yang mudah dikenali. Sebagian lagi berupa teks biasa yang justru lebih mudah terlewat, seperti alamat atau nama.
Artikel ini fokus pada pemeriksaan yang diperlukan ketika yang disensor adalah data pribadi. Prinsip dan alur penyensoran secara umum, termasuk cara memastikan hasilnya benar-benar permanen, dibahas di artikel tersendiri. Untuk kasus nama sebagai identitas, pemeriksaannya juga punya penekanan sendiri.
Kenapa data pribadi tidak boleh sekadar ditutup
Menutup data pribadi dengan kotak hitam atau anotasi tidak menghilangkannya. Teks aslinya tetap ada di dalam berkas, dan alat lain bisa membacanya. Data pribadi yang masih bisa dibaca dari berkas yang sudah beredar tidak bisa ditarik kembali, dan akibatnya menimpa orang yang datanya ada di sana.
Karena itu, pertanyaan pertama sebelum mengirim berkas bukan apakah kotak hitamnya terlihat rapi, melainkan apakah datanya masih ada di dalam berkas. Untuk data pribadi, jawabannya harus tidak. Alat yang tepat untuk itu adalah Sensor PDF, yang menghapus isi di area yang ditandai dari berkas.
Ada juga data pribadi yang tidak terlihat di halaman: nama penulis di properti dokumen, nama pada nama berkas, dan lampiran yang menempel. Tiga tempat itu harus diperiksa terpisah karena sensor halaman tidak menyentuhnya.
Menyusun daftar sebelum menandai
Sebelum membuka tool, tuliskan data apa saja yang harus hilang. Untuk setiap jenis data, cari semua kemunculannya di dokumen dan catat halamannya. Kerjakan ini dengan pembaca PDF pada dokumen berlapis teks, dan dengan mata pada dokumen hasil pindai.
Perhatikan bentuk data yang berubah. Nomor rekening kadang ditulis dengan tanda hubung, kadang tanpa. Nomor telepon bisa memakai awalan nol atau kode negara. Alamat bisa muncul lengkap di satu tempat dan sebagian di tempat lain. Cari semua bentuk itu, bukan hanya bentuk yang paling sering dipakai.
Jangan lupa memeriksa tabel dan formulir. Data pribadi di dalam tabel sering berdempetan dengan kolom lain, sehingga kotak sensor harus ditarik hati-hati agar tidak menutupi data yang masih dibutuhkan. Kalau ragu, sensor lebih dulu data yang jelas rahasia, lalu periksa hasilnya.
Langkah menyensor data pribadi
- Buat daftar jenis data dan bentuk penulisannya.
- Telusuri dokumen dan catat setiap kemunculan beserta halamannya.
- Simpan salinan berkas asli sebelum diproses.
- Buka Sensor PDF, lalu unggah berkasnya.
- Tarik kotak di atas data pertama. Pastikan seluruh angka atau kata tertutup, termasuk tanda hubung dan spasi di ujungnya.
- Lanjutkan ke setiap kemunculan, termasuk yang berada di halaman berbeda.
- Periksa daftar Anda sekali lagi: jumlah kotak harus sesuai jumlah kemunculan yang dicatat.
- Jalankan prosesnya, unduh hasilnya, lalu coba salin dan cari data itu pada berkas hasil.
Langkah kedelapan adalah pembuktian. Kalau satu angka masih bisa tersorot, berarti ada kotak yang kurang lebar atau ada kemunculan yang terlewat.
Memeriksa properti dan lampiran
Properti dokumen menyimpan nama penulis, judul, dan subjek. Nama penulis sering kali nama asli orang yang menyusun berkas, dan itu termasuk data pribadi. Bersihkan bagian ini lewat langkah di Cara Menghapus Properti PDF Sebelum Dikirim. Isi kolom yang tersimpan dijelaskan di Metadata Apa Saja yang Tersimpan di PDF.
Lampiran juga perlu diperiksa. Sebuah PDF bisa membawa berkas lain di dalamnya, dan lampiran itu bisa memuat data pribadi yang tidak terlihat saat halaman dibaca. Kalau dokumennya punya lampiran, buka daftar lampirannya, lalu nilai apakah isinya boleh ikut dikirim. Bila tidak, bagian itu harus dibuang dari dokumen.
Nama berkas adalah tempat ketiga. Sensor tidak mengubah nama berkas, jadi ganti dulu nama berkas yang memuat nama orang atau nomor identitas sebelum dikirim.
Masalah yang sering terjadi
Satu nomor muncul di beberapa halaman. Nomor rekening sering diulang di halaman pernyataan dan di halaman tanda tangan. Setiap kemunculan adalah area terpisah, jadi semuanya harus ditandai.
Angka terpotong di ujung baris. Nomor panjang yang berpindah baris akan tampil sebagai dua potongan. Tandai kedua potongan itu, karena keduanya bagian dari data yang sama.
Kotak menutupi data yang masih dibutuhkan. Ini terjadi kalau kotaknya ditarik terlalu lebar, misalnya sampai menutupi nama penerima yang harus tetap terbaca. Perkecil kotaknya di pratinjau sebelum diproses, karena area yang sudah diproses tidak bisa dikembalikan.
Data masih ada di properti dokumen. Penyebab paling sering temuan sisa data setelah berkas dikirim. Periksa properti dokumen dan nama berkas secara terpisah dari sensor halaman.
Berkas terkunci tidak bisa diproses. PDF yang dilindungi kata sandi harus dibuka lebih dulu lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Data pribadi adalah jenis berkas yang paling perlu dipertimbangkan sebelum diunggah ke layanan mana pun. Kalau instansi Anda punya kebijakan bahwa berkas yang memuat data pribadi tidak boleh keluar dari jaringan kantor, gunakan aplikasi yang berjalan di komputer sendiri. Untuk tool di kelompok ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kalau yang salah hanya satu angka pada halaman berlatar putih dan bukan data rahasia, cara yang lebih ringan adalah Tip-ex PDF. Perlu diingat bahwa cara itu hanya menutup tampilan dan isinya masih bisa tembus bila teksnya disalin, jadi tidak boleh dipakai untuk data pribadi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah data yang disensor benar-benar hilang? Ya. Data di area yang ditandai dihapus dari berkas, bukan ditutup. Setelah diproses, data itu tidak bisa disalin, tidak bisa dicari, dan tidak bisa dikembalikan dari berkas hasil.
Apakah menyensor satu kemunculan menghapus semua kemunculan lainnya? Tidak. Setiap kemunculan adalah area terpisah. Telusuri dokumen lebih dulu, lalu tandai semuanya dalam satu proses.
Bagaimana kalau data pribadi ada di dokumen hasil pindai? Sama caranya: tandai areanya di pratinjau. Karena tidak ada lapisan teks, penelusuran harus dilakukan dengan mata, dan hasilnya diperiksa dengan mencoba menyalin area yang ditandai.
Apakah properti dokumen ikut bersih setelah disensor? Tidak. Properti dan nama berkas diurus terpisah. Keduanya harus selesai sebelum berkas dikirim.
Apakah hasil sensor masih bisa digabung dengan berkas lain? Bisa. Hasilnya PDF biasa, jadi bisa digabung, dikompres, atau dicetak seperti dokumen lain.
Menutup data pribadi sebelum berkas keluar
Untuk data yang harus benar-benar hilang, mulai dari Sensor PDF dan periksa setiap kotak sebelum memproses. Setelah itu, bersihkan properti dan nama berkas. Untuk pekerjaan lain di dokumen yang sama, urutkan setelah penyensoran selesai. Gambaran seluruhnya ada di Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area, dan topik PDF secara umum dimulai dari Panduan PDF.