QR code untuk dokumen resmi dibuat dengan menyiapkan alamat halaman verifikasi lebih dulu, lalu menyisipkan kode itu ke halaman PDF lewat QR Code & Barcode ke PDF. Kode berisi tautan atau teks sampai 1000 karakter, lebarnya diatur, dan posisinya digeser di pratinjau. Satu proses menangani satu halaman.
Satu batas perlu dipahami sejak awal: QR di sini ditambahkan sebagai gambar ke halaman, bukan tanda tangan digital bersertifikat. Tanda tangan digital bersertifikat belum tersedia. Artinya, kode itu tidak membuktikan keaslian dokumen dengan sendirinya, dan tidak bisa mendeteksi perubahan isi setelah kode dipasang. Yang bisa dilakukan kode ini adalah mengantar pembaca ke sumber informasi yang Anda kendalikan.
Dengan pengertian itu, QR tetap berguna. Ijazah, surat keterangan, sertifikat pelatihan, dan dokumen resmi lain sering memuat tautan verifikasi atau nomor registrasi. Kode yang tercetak di halaman membuat pemeriksaan itu tidak perlu diketik manual, dan itulah nilai utamanya.
Apa yang pantas diisi ke dalam QR dokumen
Isi kode menentukan gunanya. Untuk dokumen resmi, ada tiga pilihan yang paling sering dipakai.
Tautan halaman verifikasi. Kode mengarah ke halaman milik instansi atau penerbit dokumen, tempat nomor registrasi dimasukkan untuk memeriksa statusnya. Halaman itu harus milik Anda atau organisasi Anda, bukan halaman umum, supaya hasil pemeriksaannya bisa dipercaya.
Nomor registrasi dalam bentuk teks. Kode berisi nomor surat, nomor sertifikat, atau nomor induk dokumen. Petugas yang memeriksa memindai kodenya, lalu mencocokkan nomornya dengan basis data internal. Cara ini tidak memerlukan halaman web dan cocok untuk lingkungan kerja tertutup.
Kombinasi keduanya. Kode berisi alamat halaman verifikasi yang sudah memuat nomor registrasi di dalam tautannya, sehingga pembaca langsung dibawa ke halaman yang tepat. Cara ini paling praktis untuk penerima di luar organisasi.
Yang sebaiknya tidak dimasukkan adalah data pribadi. Nomor identitas, alamat, atau nomor telepon yang terbaca pemindai apa pun akan ikut tersalin oleh siapa saja yang memindai kodenya. Kalau datanya perlu diperiksa, arahkan kode ke halaman verifikasi, bukan memuat datanya langsung.
Langkah membuat QR code untuk dokumen
- Tentukan dulu isi kodenya: tautan verifikasi, nomor registrasi, atau keduanya.
- Uji tautannya di peramban sebelum apa pun dicetak. Buka halamannya, dan pastikan isinya sesuai serta bisa diakses tanpa login yang rumit.
- Buka QR Code & Barcode ke PDF dan unggah berkas dokumennya.
- Pilih jenis kode QR, lalu masukkan isinya. Panjangnya bisa sampai 1000 karakter.
- Atur lebarnya. Ukuran 35 mm nyaman dipindai dari layar atau kertas A4.
- Geser kode di pratinjau ke posisi yang diinginkan, misalnya di sudut halaman atau di bawah tanda tangan.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya.
- Uji kodenya dengan kamera ponsel, dan periksa apakah tautan yang terbuka benar-benar halaman yang dimaksud.
Poin kedua sering dilewati. Tautan yang salah ketik tetap menghasilkan QR yang terlihat sempurna, dan kesalahannya baru ketahuan saat ada orang memindainya. Karena kode hanya gambar dari data yang dimasukkan, memeriksa datanya sebelum kode dibuat jauh lebih murah daripada memperbaiki dokumen yang sudah dicetak dan dikirim.
Menempatkan QR di halaman dokumen
Posisi kode menentukan seberapa mudah ia dipakai. Tiga tempat yang lazim untuk dokumen resmi.
Sudut atas atau bawah halaman depan. Paling mudah ditemukan, dan biasanya berada di area yang tidak dipakai untuk isi utama. Cocok untuk dokumen yang diperiksa sambil dibaca.
Dekat tanda tangan atau cap. Kode di dekat tanda tangan memberi kesan bahwa keduanya satu kesatuan. Perlu diingat bahwa kode itu sendiri bukan tanda tangan, jadi jangan biarkan posisinya membuat orang menyimpulkan lebih dari itu.
Halaman terakhir. Cocok untuk dokumen yang verifikasinya dilakukan setelah dibaca, misalnya laporan yang diperiksa di bagian akhir.
Apa pun posisinya, pastikan kode berada di dalam area cetak. Kode yang terlalu dekat tepi halaman bisa terpotong saat dicetak, dan kode yang terpotong tidak bisa dibaca. Periksa juga bahwa kode tidak menutupi teks atau elemen penting lain di halaman.
Batas keamanan yang perlu dipahami
QR pada dokumen bukan alat keaslian. Ada tiga keterbatasan yang perlu dipahami sebelum mengandalkannya.
Pertama, kode itu gambar. Siapa pun yang memegang berkasnya bisa menambahkan kode baru di atas atau di samping kode lama, lalu mengarahkannya ke halaman lain. Karena kode tidak menempel pada tanda tangan kriptografis, tidak ada mekanisme di dalam berkas yang bisa menolak perubahan itu.
Kedua, isi kode tidak bisa diperiksa dari tampilannya. Pembaca hanya bisa mempercayai tautan yang terbuka setelah dipindai. Karena itu, halaman verifikasi yang dituju harus benar-benar milik penerbit dokumen, dan sebaiknya diberi pengamanan yang sesuai, misalnya alamat dengan protokol aman.
Ketiga, kode tidak mendeteksi perubahan isi dokumen. Kalau satu angka di halaman diubah setelah kode dipasang, kodenya tetap menunjuk ke halaman yang sama. Pemeriksaan yang sesungguhnya terjadi di halaman verifikasi, bukan di dalam kode.
Untuk dokumen yang memerlukan keaslian yang bisa diverifikasi sistem lain, tanda tangan digital bersertifikat tetap diperlukan, dan itu belum tersedia di sini. QR hanya melengkapi, bukan menggantikan.
QR untuk dokumen hasil pindai
Dokumen hasil pindai tetap bisa diberi kode QR. Kode itu lapisan tambahan di atas halaman, jadi tidak bergantung pada lapisan teks di dalam berkas. Ini berguna untuk dokumen lama yang hanya tersedia dalam bentuk pindaian.
Dua hal perlu diperhatikan pada berkas hasil pindai. Pertama, warna latar di sekitar kode. QR paling andal dibaca di atas latar terang. Pada hasil pindai yang latarnya gelap atau berbayang, kodenya bisa sulit terbaca. Kedua, ukuran halaman yang tidak seragam. Pada dokumen pindai dengan berbagai ukuran halaman, posisi kode perlu diatur per halaman, karena satu proses menangani satu halaman.
Kalau dokumen hasil pindainya perlu dirapikan lebih dulu, misalnya diputar atau dipangkas, kerjakan itu sebelum kode dipasang. Urutan ini penting supaya kode tidak ikut terpotong oleh pemangkasan. Alat untuk pekerjaan itu ada di Mengatur Halaman PDF.
Memeriksa kode sebelum dokumen diedarkan
Pemeriksaan kode memerlukan tiga langkah yang tidak boleh dilewat.
Uji dengan kamera ponsel biasa, karena itu alat yang paling mungkin dipakai penerima. Pastikan kode terbaca dalam sekali arahkan, tanpa perlu mengatur jarak berulang kali.
Periksa halaman yang terbuka. Alamatnya harus halaman yang Anda kendalikan, isinya sesuai dengan dokumen, dan tidak meminta data pribadi yang tidak perlu. Halaman verifikasi yang meminta banyak data pribadi justru melemahkan kepercayaan pembaca.
Uji juga pada hasil cetak. Kode yang terbaca sempurna di layar bisa menurun mutunya setelah dicetak, terutama pada printer dengan tinta tipis atau kertas bertekstur. Cetak satu lembar contoh dan pindai lagi sebelum seluruh dokumen dicetak.
Masalah yang sering terjadi
QR tidak terbaca kamera. Ukurannya terlalu kecil, atau kontrasnya kurang di sekitar kode. Perbesar lebarnya, lalu uji lagi. Ukuran 35 mm adalah titik awal yang nyaman untuk kertas A4.
Tautan yang terbuka bukan halaman yang dimaksud. Isi kode salah ketik. Periksa datanya, buat ulang kodenya, lalu uji lagi dengan kamera.
Kode terbaca, tetapi halaman verifikasinya tidak bisa dibuka. Tautan menunjuk ke halaman yang tidak ada, atau halaman itu dibatasi untuk jaringan tertentu. Uji tautannya dari jaringan yang dipakai penerima, bukan hanya dari komputer sendiri.
Kode terpotong di tepi halaman. Posisinya terlalu dekat tepi atau di luar area cetak. Geser kode ke arah tengah, lalu periksa hasilnya di pratinjau cetak.
Kode muncul di halaman yang salah. Satu proses menangani satu halaman. Kalau dokumennya berisi banyak halaman, ulangi prosesnya untuk setiap halaman yang memerlukan kode, dan periksa nomor halamannya sebelum diproses.
Ukuran berkas bertambah setelah kode dipasang. Kode menambah data ke berkas. Kalau melewati batas penerima, kecilkan lewat Kompres PDF setelah semua kode terpasang.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Kalau dokumen resmi itu memuat data pribadi lengkap atau bahan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor, sisipkan kodenya dengan aplikasi yang berjalan di komputer sendiri. Tool ini tidak menulis berkas ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama diproses. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kalau dokumennya memerlukan keaslian yang bisa diverifikasi sistem lain, QR bukan alat yang tepat. Kode itu hanya mengarahkan pembaca ke halaman pemeriksaan. Untuk keperluan itu, tanda tangan digital bersertifikat dari penyedia resmi tetap diperlukan, dan layanan seperti itu belum ada di sini.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah QR code di dokumen bisa dipakai sebagai tanda tangan digital? Tidak. Kode itu gambar yang ditambahkan ke halaman, bukan tanda tangan digital bersertifikat. Ia mengarahkan pembaca ke halaman verifikasi, tetapi tidak membuktikan keaslian dokumen dengan sendirinya.
Data apa yang sebaiknya dimasukkan ke QR dokumen resmi? Tautan halaman verifikasi, nomor registrasi, atau kombinasi keduanya. Hindari memuat data pribadi langsung di dalam kode, karena isinya bisa tersalin oleh siapa pun yang memindainya.
Berapa ukuran QR yang nyaman dipindai? Ukuran 35 mm nyaman dipindai dari layar atau kertas A4. Lebarnya diatur, dan tingginya mengikuti agar kode tetap persegi.
Apakah QR bisa ditambahkan ke dokumen hasil pindai? Bisa. Kode ditempatkan sebagai lapisan tambahan di atas halaman, sehingga lapisan teks tidak diperlukan. Pastikan latar di sekitar kode cukup terang supaya kodenya terbaca.
Apakah QR bisa dipasang di lebih dari satu halaman? Bisa, tetapi satu proses menangani satu halaman. Ulangi tool ini untuk setiap halaman, dan periksa nomor halaman serta isi kodenya sebelum diproses.
Setelah QR terpasang
Buka QR Code & Barcode ke PDF untuk mulai menyisipkan kode. Kalau dokumen resminya perlu disatukan dengan lampiran lain setelah diberi kode, satukan dengan Gabung PDF. Kalau ukurannya bertambah, kecilkan lewat Kompres PDF.
Kumpulan cara menyunting PDF, dari teks sampai penanda halaman, ada di Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area. Untuk urusan menyusun dan menggabung halaman, lihat Mengatur Halaman PDF. Semua topik PDF dimulai dari Panduan PDF.