Mengubah ukuran foto ijazah dikerjakan lewat Kompres Foto, dengan memilih ukuran akhir lewat chip di pratinjau. Pekerjaan ini berbeda dari mengecilkan foto biasa, karena yang dinilai dari foto ijazah adalah keterbacaan tulisan, nomor dokumen, dan cap. Berkas yang kecil tetapi tulisannya kabur akan ditolak petugas verifikasi, meskipun sistem unggahannya menerima.
Syarat ukuran foto ijazah tidak tunggal. Tiap sekolah, kampus, perusahaan, dan instansi punya ketentuan sendiri, dan ketentuan itu bisa berubah dari satu periode pendaftaran ke periode berikutnya. Yang mengikat adalah pengumuman resmi dari instansi yang Anda tuju.
Kenapa ijazah sering ditolak karena ukuran
Ijazah termasuk dokumen yang hampir selalu diminta dalam pendaftaran kerja, pendaftaran kuliah, dan pengurusan administrasi kepegawaian. Berkasnya berupa gambar hasil potret atau pindai, dan gambar beresolusi tinggi dari kamera ponsel mudah sekali melewati batas ukuran unggah.
Penolakan biasanya terjadi karena dua hal yang berlawanan. Yang pertama, berkas terlalu besar sehingga sistem menolaknya sebelum isinya diperiksa. Yang kedua, berkas terlalu kecil sehingga tulisannya tidak terbaca saat diperiksa manusia. Penyebab berkas terlalu besar umumnya bukan dimensinya, melainkan detail gambar yang padat: foto ijazah berisi banyak teks kecil, garis, cap, dan tanda tangan, dan semua itu membuat berkas sulit dipadatkan. Karena itu, ukuran yang benar bukan yang paling kecil, melainkan yang paling kecil di antara yang tulisannya masih terbaca.
Bahaya salah ukuran di konteks dokumen pendidikan
Kerugian pertama adalah pendaftaran gagal di tahap administrasi. Sistem yang menolak berkas akan menahan seluruh pendaftaran, bukan hanya lampiran ijazahnya. Anda bisa merasa sudah mendaftar padahal berkasnya tidak pernah masuk.
Kerugian kedua adalah dokumen dianggap tidak sah. Ijazah yang tulisannya tidak terbaca, terutama pada bagian nomor ijazah, nama institusi, dan tanda tangan, sulit diverifikasi keasliannya. Petugas yang tidak bisa memverifikasi akan meminta berkas ulang.
Kerugian ketiga adalah kesan kelalaian. Berkas pendaftaran yang fotonya miring, terpotong, atau terlalu gelap memberi kesan bahwa pemiliknya tidak teliti. Kerugian keempat adalah waktu yang terbuang, karena berkas yang ditolak harus disiapkan ulang dan sebagian portal menutup unggahan sebelum tenggat.
Ukuran yang biasanya diminta dan cara memeriksanya
Ketentuan ukuran foto ijazah biasanya menyebut dua hal: dimensi atau resolusi minimum, dan batas ukuran berkas maksimum. Sebagian instansi menyebut format yang diterima, umumnya JPG atau PDF.
Karena angkanya berbeda tiap instansi, periksa tiga tempat berikut secara berurutan. Pertama, pengumuman resmi pendaftaran, biasanya pada bagian syarat berkas. Kedua, halaman unggah portal, karena batas yang benar-benar diperiksa sistem sering ditampilkan di dekat tombol unggah. Ketiga, halaman bantuan atau bagian pertanyaan yang sering diajukan di portal tersebut.
Kalau ada perbedaan antara pengumuman dan halaman unggah, ikuti halaman unggahnya karena itu yang memeriksa berkas Anda. Kalau masih ada yang tidak jelas, tanyakan lewat kanal resmi yang disebut pengumuman. Kalau pengumuman tidak menyebut ukuran sama sekali, siapkan berkas yang tidak terlalu besar dan pastikan tulisannya masih terbaca saat diperbesar.
Menyesuaikan ukuran foto ijazah
Pekerjaannya ada dua bagian: menyiapkan foto yang layak, lalu menyesuaikan ukurannya.
Bagian pertama, foto yang layak. Potret atau pindai ijazah dengan sudut tegak lurus dan pencahayaan merata. Pastikan seluruh permukaan ijazah masuk ke dalam bingkai, termasuk tepi dan cap. Pangkas latar yang tidak perlu di sekeliling dokumen, supaya bidang ijazah mengisi sebagian besar gambar.
Bagian kedua, penyesuaian ukuran. Buka Kompres Foto, pilih tool sesuai format berkas, lalu unggah fotonya. Gunakan ukuran persen dari 10 sampai 200 untuk mengecilkan dimensinya. Contoh yang terverifikasi: persen 50 pada gambar 1600x1200 menghasilkan 800x600. Untuk dokumen berisi teks, jangan turunkan dimensi terlalu jauh. Ukuran yang cukup untuk membaca nomor ijazah adalah ukuran yang benar. Kalau batas ukuran berkasnya ketat, kurangi ukuran akhirnya bertahap dan periksa keterbacaan di tiap tahap.
Perlu diingat, PNG tidak punya pengaturan mutu manual; PNG dipadatkan dengan merapikan struktur datanya dan menyederhanakan paletnya, dengan mutu yang dijaga agar perbedaannya tidak terlihat. Kalau foto ijazah Anda PNG dan ukurannya tidak menyusut, ubah dulu ke JPG lewat Konversi Format Gambar. Untuk dokumen berisi teks, JPG bisa membuat huruf kehilangan sedikit ketajaman, jadi periksa hasilnya lebih teliti sebelum dikirim.
Kalau hasilnya harus disatukan dengan dokumen lain
Sebagian instansi meminta ijazah, transkrip, dan sertifikat dalam satu berkas PDF. Untuk menyusunnya, JPG ke PDF menempatkan satu gambar per halaman A4 dengan margin 20 mm, dan foto diposisikan proporsional di tengah halaman tanpa dipotong. Urutan halaman mengikuti urutan unggahan, jadi tempatkan ijazah di halaman pertama bila instansi memintanya demikian.
Kalau beberapa PDF perlu disatukan, gunakan Gabung PDF. Setelah digabung, periksa kembali ukuran total berkasnya, karena batas portal berlaku untuk berkas yang diunggah. PDF yang dihasilkan dari gambar tidak punya lapisan teks, jadi kata-kata di dalamnya tidak bisa dicari atau disalin. Kalau instansi meminta PDF yang bisa dicari, dokumen aslinya harus berasal dari berkas digital.
Kesalahan yang sering terjadi
Memperkecil terlalu jauh sampai teks tidak terbaca. Ini kesalahan yang paling sering terjadi karena orang mengejar batas ukuran berkas tanpa memeriksa hasilnya. Selalu periksa keterbacaan setelah proses selesai.
Memperbesar foto yang sudah buram. Memperbesar hanya menyebarkan piksel yang sudah ada dan tidak menambah detail. Kalau foto aslinya tidak terbaca, potret ulang lebih baik daripada memperbesarnya.
Mengompres berkali-kali. Setiap kompresi yang membuang detail menurunkan mutu sedikit, dan mutu itu tidak kembali. Kalau hasil pertama masih terlalu besar, ulangi dari berkas asli dengan ukuran yang lebih kecil.
Mengirim foto dalam format WebP. WebP memang menghasilkan berkas paling kecil, tetapi belum semua aplikasi bisa membukanya, dan format itu bukan format yang lazim diminta portal pendaftaran. Untuk berkas pendaftaran, JPG atau PNG lebih aman.
Mengabaikan metadata lokasi. Foto dari kamera ponsel membawa koordinat tempat foto diambil. Saat berkas ditulis ulang lewat tool kompresi di sini, EXIF dan GPS terhapus. Kalau berkas dikirim tanpa diproses, metadata itu masih terbawa.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool daring
Ijazah memuat nama lengkap, nomor dokumen, dan data pribadi lain. Kalau kebijakan instansi atau tempat Anda bekerja melarang berkas keluar dari jaringan sendiri, kerjakan penyesuaian ukurannya dengan aplikasi di perangkat sendiri. Keterangan perlakuan berkas di layanan ini ada di kebijakan privasi, dan untuk keperluan pendaftaran pada umumnya, memakai tool daring adalah pilihan yang wajar.
Cara memeriksa sebelum diunggah
Periksa lima hal. Pertama, seluruh permukaan ijazah ada di dalam gambar, tidak ada tepi atau cap yang terpotong. Kedua, tulisan penting terbaca saat diperbesar, terutama nomor ijazah, nama, dan tanggal. Ketiga, ukuran berkasnya di bawah batas dengan sisa ruang. Keempat, format berkasnya sesuai yang diminta. Kelima, orientasi gambar tegak dan tidak miring.
Simpan berkas asli dan hasil akhirnya. Kalau pendaftaran ditindaklanjuti atau Anda perlu mendaftar lagi di tempat lain, berkas asli adalah satu-satunya sumber untuk membuat versi dengan ukuran yang berbeda.
Pertanyaan yang sering muncul
Berapa ukuran foto ijazah yang benar? Tidak ada satu angka untuk semua instansi. Tiap sekolah, kampus, perusahaan, dan instansi punya ketentuan sendiri yang bisa berubah. Periksa pengumuman resmi pendaftarannya dan halaman unggah portalnya.
Apakah foto ijazah boleh dikompres? Boleh, selama tulisannya masih terbaca setelah diproses. Kompresi yang berlebihan membuat nomor ijazah dan tanda tangan sulit diverifikasi.
Kenapa ijazah saya ditolak padahal ukurannya sudah kecil? Kemungkinan tulisannya tidak terbaca, ada bagian yang terpotong, atau formatnya bukan yang diminta. Periksa ketiganya, lalu cocokkan dengan ketentuan resmi.
Lebih baik PNG atau JPG untuk foto ijazah? PNG menjaga ketajaman huruf, tetapi ukurannya lebih besar. JPG lebih mudah dikecilkan, tetapi huruf tipis bisa kehilangan sedikit ketajaman. Kalau portal menerima keduanya, pilih yang membuat tulisan paling jelas setelah diperkecil.
Apakah hasil PDF dari foto ijazah bisa dicari kata-katanya? Tidak. Isinya gambar, jadi tidak ada lapisan teks yang bisa dicari atau disalin.
Apakah metadata lokasi di foto ijazah ikut terhapus? Ya, saat berkas ditulis ulang lewat tool kompresi di sini, EXIF dan GPS terhapus. Kalau metadata itu perlu dipertahankan, jangan pakai hasil kompresi.
Menjaga keterbacaan lebih dulu, ukuran berkas kemudian
Mulai dari foto yang lurus dan terang, lalu sesuaikan ukurannya lewat Kompres Foto. Kalau formatnya perlu diubah sebelum diproses, mulai dari Konversi Format Gambar. Untuk menyusun ijazah bersama dokumen lain, lanjutkan ke JPG ke PDF. Pilihan lain untuk pekerjaan gambar ada di Panduan Gambar dan Foto.