Upload PDF ditolak karena ukuran berarti berkas Anda melewati batas yang dipasang portal, dan batas itu tidak bisa ditawar. Yang bisa dilakukan adalah mengecilkan berkas sampai di bawahnya. Sebelum mengompres, ada tiga hal yang perlu dipastikan: berapa batas yang berlaku, berapa ukuran berkas Anda sekarang, dan berapa selisih di antara keduanya. Selisih itu yang menentukan berapa banyak yang harus dipangkas, dan apakah satu kali proses cukup.
Berkas yang ditolak karena ukuran juga perlu dipastikan bukan ditolak karena hal lain. Pesan galat yang menyebut ukuran jelas, tetapi pesan yang umum bisa berarti ekstensi, jenis berkas, atau jumlah halaman yang tidak sesuai. Bagian di bawah menjelaskan cara membaca batasnya, menghitung target, dan memakai Kompres PDF dengan urutan yang benar.
Membaca batas yang berlaku
Batas ukuran biasanya tertulis di formulir unggahan, dekat tombol pilih berkas. Angkanya bisa dalam KB atau MB, dan satuannya penting. Satu MB sama dengan 1.024 KB, jadi batas 500 KB jauh lebih ketat daripada batas 2 MB. Kesalahan membaca satuan adalah penyebab umum berkas yang sebenarnya sudah kecil tetap dianggap terlalu besar.
Sebagian portal tidak menulis batasnya di formulir, melainkan di halaman syarat dan ketentuan, atau di pengumuman terpisah. Kalau batasnya tidak ditemukan sama sekali, hubungi penyelenggara sebelum mengirim. Menebak batasnya berisiko: berkas yang sudah dikecilkan pun bisa ditolak kalau batas sebenarnya lebih ketat.
Batas juga bisa berbeda per jenis berkas dalam satu portal. Misalnya, unggahan dokumen utama dibatasi 2 MB sementara unggahan lampiran dibatasi 1 MB. Periksa batas untuk kolom yang sedang diisi, bukan batas umum portal itu.
Menghitung selisih dan menentukan target
Setelah batas dan ukuran diketahui, hitung selisihnya. Berkas 1,4 MB yang harus masuk ke batas 1 MB memerlukan penurunan sekitar 29 persen. Berkas 3 MB yang harus masuk ke batas 500 KB memerlukan penurunan sekitar 84 persen. Semakin besar selisihnya, semakin besar kemungkinan bahwa sumber ukurannya perlu diubah, bukan sekadar dikompres.
Perlu diingat bahwa kompresi tidak selalu mencapai angka tertentu. Hasilnya bergantung pada isi berkas. Dokumen yang penuh foto atau hasil pindai menyusut paling banyak, sedangkan dokumen berisi teks saja menyusut lebih sedikit. Karena itu, tidak ada janji persentase di muka. Ukuran sebelum dan sesudah ditampilkan di panel hasil setelah proses selesai, dan angka itu yang dipakai untuk memutuskan apakah hasilnya sudah cukup.
Patokan ukuran yang nyaman untuk berbagai keperluan, termasuk lampiran surel dan portal unggahan, dibahas di Berapa Ukuran PDF yang Ideal.
Dari berkas mana kompresi dimulai
Kompres selalu dari berkas asli, bukan dari hasil kompresi sebelumnya. Mengompres berkas yang sudah pernah dikompres jarang menurunkan ukurannya secara berarti, karena gambar yang sudah diperkecil tidak bisa diperkecil lagi di bawah batas yang wajar. Yang terjadi justru penurunan mutu tambahan tanpa manfaat yang sepadan.
Kalau berkasnya terdiri dari beberapa PDF yang digabung, mulai dari berkas aslinya sebelum digabung. Menggabungkan lalu mengompres seluruhnya bisa menurunkan mutu bagian yang sebenarnya tidak perlu dikecilkan. Urutan yang lebih hemat: periksa bagian mana yang besar, kecilkan bagian itu, baru gabungkan. Penggabungan dikerjakan lewat Gabung PDF.
Kalau berkasnya terkunci kata sandi, buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF. Berkas terenkripsi tidak bisa dibaca tool pengompres selama kuncinya terpasang, dan itu hanya bisa dilakukan kalau sandinya diketahui.
Apa yang dikerjakan Kompres PDF
Tool ini menurunkan resolusi gambar, bukan hanya merapikan struktur. Dua hal yang dikerjakan: gambar yang resolusinya melebihi ukuran tampilnya diperkecil dan ditulis ulang sebagai JPEG, dan struktur berkasnya dirapikan dengan membuang data yang tidak terpakai. Batas resolusi efektifnya 150 DPI, dihitung dari ukuran tampil gambar di halaman. Gambar yang resolusinya sudah wajar dibiarkan apa adanya supaya mutunya tidak turun tanpa alasan.
Hasil uji nyata yang bisa dijadikan gambaran: PDF 45,9 MB berisi 8 foto menjadi 4,46 MB, turun 90,3 persen. PDF pindaian 1,43 MB menjadi 262 KB, turun 82 persen, dan teksnya tetap terbaca. PDF berisi teks saja 3.565 byte menjadi 3.561 byte, nyaris tidak berubah. Angka terakhir itu menjelaskan kenapa berkas teks yang sudah kecil tidak akan berubah banyak setelah dikompres.
Teks yang berupa vektor tidak berubah menjadi gambar dan tetap tajam. Pada dokumen hasil pindai, seluruh halaman adalah gambar, termasuk huruf di dalamnya, jadi mutu teks mengikuti batas resolusi. Periksa hasilnya sebelum diunggah. Tingkat kompresinya bisa dipilih: Direkomendasikan sudah terpilih saat halaman dibuka, dan Ekstrem dipakai bila batas portalnya ketat.
Kalau hasil kompresi belum cukup kecil
Ada tiga langkah lanjutan yang bisa dicoba. Pertama, periksa apakah ada lampiran besar yang ikut terbawa di dalam berkas. Lampiran tidak terlihat saat halaman dibaca, tetapi ikut dihitung dalam ukuran berkas. Membuang lampiran yang tidak diperlukan bisa menurunkan ukuran lebih banyak daripada mengompres ulang.
Kedua, periksa apakah ada gambar beresolusi sangat tinggi yang tidak perlu. Satu foto berukuran besar kadang menjadi penyumbang utama, dan menggantinya dengan versi yang lebih kecil menyelesaikan masalah. Ketiga, pertimbangkan untuk mengirim berkas dalam beberapa bagian kalau portalnya mengizinkan unggahan terpisah. Dokumen yang panjang bisa dipisah lewat Pisah PDF, lalu diunggah ke kolom yang sesuai.
Kalau ketiga langkah itu belum cukup, kemungkinan batasnya memang sangat ketat untuk isi dokumen seperti itu. Pada kondisi itu, pertimbangkan format yang lebih ringan untuk keperluan unggahan, sambil menyimpan berkas aslinya untuk keperluan lain.
Setelah berkas cukup kecil
Ukuran bukan satu-satunya syarat yang diperiksa portal. Setelah ukurannya masuk, periksa kembali syarat lain: jenis berkas, jumlah halaman, dan nama berkas. Berkas yang sudah cukup kecil tetapi ekstensinya salah akan tetap ditolak, dan itu bukan masalah ukuran.
Periksa juga hasil kompresinya sebelum diunggah. Buka berkasnya dan pastikan halaman terpadat tulisannya masih terbaca, gambar masih jelas, dan jumlah halamannya tidak berkurang. Untuk dokumen hasil pindai, periksa beberapa halaman yang hurufnya paling kecil. Kalau mutunya turun terlalu banyak, pertahankan berkas aslinya untuk keperluan cetak dan pakai hasil kompresi hanya untuk unggahan.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Berkas berisi data pribadi lengkap atau dokumen perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya dikecilkan dengan aplikasi desktop di komputer sendiri. Untuk tool di kelompok ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah hasil kompresi pasti di bawah batas yang diminta? Tidak ada jaminan, karena penurunannya bergantung pada isi berkas. Dokumen berisi foto atau pindaian menyusut paling banyak, sedangkan dokumen berisi teks menyusut lebih sedikit. Periksa angka sebelum dan sesudah yang ditampilkan setelah proses selesai.
Kenapa berkas teks saya tidak mengecil sama sekali? Karena teks sudah tersimpan padat dan tidak ada gambar yang bisa diperkecil. Pada dokumen seperti itu, ukuran yang besar biasanya berasal dari lampiran atau gambar yang ikut terbawa.
Apakah kompresi berulang bisa menembus batas yang lebih ketat? Jarang menolong. Gambar yang sudah diperkecil tidak bisa diperkecil lagi di bawah batas yang wajar. Kalau hasil pertama belum cukup, periksa lampiran dan gambar besar sebelum mencoba lagi.
Apakah batas ukuran berbeda antara paket akun di layanan ini? Ya. Tanpa akun, batasnya 10 MB per berkas dengan 20 pemrosesan per hari. Paket Gratis memberi 30 MB per berkas dengan 30 pemrosesan per hari. Paket Berbayar memberi 200 MB per berkas dengan jumlah pemrosesan tanpa batas. Rinciannya ada di halaman harga.
Apakah berkas asli saya berubah setelah dikompres? Tidak. Kompresi membaca berkas asli dan menghasilkan berkas baru. Berkas asli tetap utuh di perangkat dan bisa dipakai lagi kalau hasilnya kurang memuaskan.
Mulai dari menghitung, bukan menebak
Catat batas portal dan ukuran berkas Anda, lalu hitung selisihnya. Kecilkan berkasnya lewat Kompres PDF dari berkas asli, periksa hasilnya, baru unggah. Kalau yang ditolak ternyata bukan soal ukuran, penyebab lain perlu diperiksa satu per satu. Peta masalah PDF yang lain ada di Masalah PDF, dan topik PDF secara umum ada di Panduan PDF.