Jenis file CV untuk lamaran yang paling aman adalah PDF. PDF menjaga tampilan yang sama di perangkat mana pun, ukurannya bisa diperkecil, dan teksnya tetap bisa diambil mesin pemindai resume. Kecuali portal atau instansi meminta format lain secara tertulis, kirim PDF.
Pilihan ini bukan soal selera. Berkas pengolah kata seperti DOC dan DOCX bisa berubah tampilannya di komputer lain, tergantung font yang tersedia dan versi aplikasi yang dipakai. Pergeseran itu bisa membuat satu halaman menjadi dua, memindahkan bagian penting, atau memotong tepi halaman. PDF menghilangkan kemungkinan itu karena tampilannya sudah dikunci saat berkas dibuat.
Yang perlu dipahami sejak awal: PDF bukan satu-satunya format yang diterima, dan ada keadaan yang memaksa Anda mengirim format lain. Bagian di bawah menjelaskan alasan PDF menjadi pilihan utama, kapan memilih format lain, dan hal yang sama pentingnya dengan format berkas, yaitu nama dan ukurannya.
Kenapa PDF menjadi pilihan utama
Alasan pertama, tampilannya tetap. PDF menyimpan posisi setiap huruf, garis, dan gambar, jadi apa yang Anda lihat di layar adalah apa yang dilihat perekrut. Berkas pengolah kata tidak menyimpan posisi secara tetap; ia menyusun ulang tampilan di setiap perangkat.
Alasan kedua, teksnya bisa diambil mesin. PDF hasil ekspor dari pengolah dokumen menyimpan huruf sebagai teks, bukan gambar. Selama teksnya tersimpan sebagai teks, mesin pemindai resume bisa membacanya. Cara memastikannya sederhana: buka PDF-nya, sorot teks, lalu salin. Kalau teks bisa disalin, berkasnya berlapis teks.
Alasan ketiga, ukurannya bisa dikendalikan. PDF bisa dikompres tanpa mengubah isi teksnya, dan hasilnya masih PDF biasa yang bisa dibuka di mana saja. Ini berguna untuk portal yang membatasi ukuran unggahan.
Alasan keempat, formatnya diterima luas. Portal rekrutmen, surel, dan sistem unggahan umumnya menerima PDF. Kalau ada portal yang menolak PDF, biasanya portal itu menyebutkan format yang diterima di halaman unggahannya.
Format lain dan kapan dipakai
Berkas Word dipakai kalau portal memintanya. Beberapa sistem masih meminta DOC atau DOCX supaya bisa menyunting isi CV secara otomatis. Kalau permintaan itu tertulis di halaman unggahan, ikuti. Kalau tidak tertulis, kirim PDF.
Berkas teks biasa jarang diminta untuk lamaran, tetapi berguna untuk mengisi formulir yang meminta isi CV ditempel sebagai teks. Simpan satu versi teks polos dari CV Anda supaya tidak perlu mengetik ulang saat mengisi formulir dalam talian.
Gambar, misalnya JPG atau PNG, hanya dipakai kalau sistem menolak semua format dokumen dan hanya menerima gambar. Ini jarang terjadi, dan mengirim CV sebagai gambar punya kelemahan besar: teksnya tidak bisa diambil mesin. Kalau terpaksa, periksa dulu apakah sistem itu benar-benar meminta gambar, bukan sekadar menerima gambar sebagai lampiran tambahan.
Untuk posisi yang memerlukan portofolio, CV saja tidak cukup. Portofolio dikirim sebagai berkas terpisah atau digabung dengan CV menjadi satu PDF, tergantung permintaan. Kalau digabung, gunakan Gabung PDF setelah kedua berkasnya siap.
Nama berkas yang membantu perekrut
Nama berkas sama pentingnya dengan formatnya. Perekrut mengunduh puluhan berkas dalam satu hari, dan nama seperti cv.pdf, resume-final.pdf, atau cv-revisi-3.pdf tidak membantu mereka menemukan berkas Anda kembali. Nama yang menyebut nama Anda dan posisi yang dilamar lebih mudah dicari.
Pola yang aman: nama lengkap, posisi yang dilamar, dan kata CV, dipisahkan tanda hubung atau garis bawah. Contohnya Nama-Anda-CV-Staf-Administrasi.pdf. Pola ini membuat berkas Anda terurut dengan rapi di folder perekrut dan mudah dicocokkan dengan posisi yang dilamar.
Hindari karakter yang tidak biasa, spasi berlebih, dan huruf kapital semua. Beberapa sistem unggahan menolak nama berkas dengan karakter tertentu, dan nama yang aneh bisa gagal terkirim tanpa penjelasan yang jelas.
Batas ukuran dan cara mengecilkannya
Banyak portal membatasi ukuran unggahan, dan batas yang umum dipakai adalah beberapa MB. CV satu atau dua halaman dengan teks saja biasanya jauh di bawah batas itu. Yang membuat CV membengkak adalah gambar, terutama foto profil beresolusi tinggi dan tangkapan layar yang ditempel.
Kalau ukuran CV Anda melewati batas portal, periksa dulu apa yang membuatnya besar. Buka PDF-nya, dan perhatikan halaman mana yang paling lama dirender. Halaman dengan gambar biasanya penyebabnya. Kalau CV Anda tidak memerlukan gambar, buang gambarnya dan ekspor ulang.
Kalau gambarnya memang diperlukan, Kompres PDF bisa menurunkan resolusi gambar yang melebihi ukuran tampilnya, lalu merapikan struktur berkas. PDF berisi foto bisa menyusut jauh, sedangkan PDF teks saja nyaris tidak berubah karena teks yang berupa vektor tidak berubah menjadi gambar.
Cara mengekspor PDF yang benar
Ekspor dari pengolah kata sering menawarkan beberapa pilihan kualitas. Pilih ekspor standar atau kualitas cetak, bukan pilihan yang mengubah teks menjadi gambar. Beberapa aplikasi punya opsi "ekspor sebagai gambar" atau "flatten", dan opsi itu membuat teks Anda tidak bisa diambil mesin.
Untuk CV yang dibuat langsung di Pembuat CV, ekspornya menghasilkan PDF A4 210 kali 297 milimeter, tanpa watermark dan tanpa logo, baik pada paket Gratis maupun Berbayar. Halaman dipenggal oleh lembar CV sendiri, bukan oleh mesin PDF, sehingga satu entri tidak terbelah di tengah. Jumlah halaman di layar sama dengan jumlah halaman di PDF.
Setelah diekspor, lakukan satu pemeriksaan wajib: buka PDF-nya, sorot satu baris teks, dan salin. Kalau teks bisa disalin, berkasnya siap dikirim. Kalau tidak, periksa lagi cara ekspornya.
Berkas pendukung dan urutan pengiriman
Selain CV, lamaran biasanya memerlukan berkas pendukung: surat lamaran, portofolio, salinan ijazah, dan dokumen lain yang diminta. Baca permintaan dengan teliti, dan jadikan pengumuman resmi instansinya sebagai acuan.
Kalau semua berkas harus dikirim dalam satu PDF, urutan yang lazim adalah surat lamaran, CV, lalu lampiran. Untuk menyatukan berkas, gunakan Gabung PDF: urutannya bisa digeser di pratinjau, dan penanda buku dipertahankan.
Kalau portofolio berisi foto karya, ukurannya bisa jauh lebih besar daripada CV. Periksa batas unggahan portal sebelum menggabungkan, karena PDF gabungan yang besar akan ditolak meskipun masing-masing bagiannya kecil. Kompres PDF bisa dipakai setelah penggabungan.
Untuk mengirim lewat surel, lampirkan berkas dengan nama yang rapi dan sebutkan posisi yang dilamar di badan surel. Jangan mengirim tautan ke penyimpanan awan kecuali diminta, karena perekrut biasanya mengunduh berkas untuk diarsipkan.
Yang sebaiknya tidak dilakukan
Mengirim berkas pengolah kata tanpa diminta adalah kebiasaan yang sering dilakukan pelamar. Kalau portal tidak menyebut format Word, kirim PDF. Tampilan yang bergeser di komputer perekrut bisa merusak kesan pertama.
Mengirim CV hasil pindai juga sebaiknya dihindari. CV yang dipindai berubah menjadi gambar, dan teksnya tidak bisa diambil mesin. Kalau Anda hanya punya salinan cetak, susun ulang isinya secara digital, atau minta berkas aslinya kepada pembuatnya.
Mengirim berkas dengan nama yang tidak berguna, atau mengirim beberapa versi dalam satu surel, juga menyulitkan perekrut. Kirim satu versi yang final, dengan nama yang jelas.
Terakhir, jangan mengirim CV dengan ukuran yang jauh melebihi batas portal dan berharap sistemnya menerima. Periksa batasnya sebelum mengunggah, dan kecilkan berkasnya lebih dulu kalau perlu.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah PDF selalu lebih baik daripada Word? Untuk lamaran, hampir selalu, kecuali portal meminta format lain. PDF menjaga tampilan dan teksnya bisa diambil mesin. Word lebih tepat kalau sistem memang meminta berkas yang bisa disunting.
Apakah PDF hasil pindai bisa dipakai? Sebaiknya tidak. Hasil pindai adalah gambar, dan teksnya tidak bisa diambil mesin. Kalau hanya ada salinan cetak, susun ulang isinya secara digital.
Bagaimana kalau portal menolak PDF saya? Periksa batas ukuran dan format yang tertulis di halaman unggahan. Kalau batas ukurannya yang dilanggar, kecilkan berkasnya dengan Kompres PDF. Kalau formatnya yang diminta berbeda, ekspor ulang sesuai permintaan.
Apakah perlu mengirim CV dalam dua format sekaligus? Tidak perlu, kecuali diminta. Kirim satu berkas final sesuai permintaan. Mengirim beberapa versi membuat perekrut ragu tentang berkas mana yang harus dibaca.
Mulai dari satu berkas yang benar
Ekspor CV Anda sebagai PDF, beri nama yang menyebut nama dan posisi, lalu periksa ukurannya sebelum dikirim. Kerjakan di Pembuat CV jalur ATS supaya hasilnya A4 tanpa watermark dan teksnya asli. Untuk aturan bentuk dan isi yang lebih luas, baca Format CV ATS yang Benar, CV ATS, dan Panduan CV dan Karier.