Sebagian formulir lamaran kerja hanya menerima JPG, bukan PDF. Untuk berkas seperti itu, halaman lamaran diubah menjadi gambar lewat PDF ke JPG: unggah PDF-nya, jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya. Setiap halaman menjadi satu JPG pada 150 DPI, dan dokumen lebih dari satu halaman hasilnya dikemas dalam arsip ZIP.
Yang perlu diperhatikan bukan proses konversinya, melainkan urutan pengambilan keputusan. Kalau dokumen lamaran berisi beberapa halaman dan formulir hanya menerima satu berkas, mengubah semua halaman menjadi gambar justru menyulitkan. Tentukan dulu berapa gambar yang perlu diunggah, rapikan isi dokumennya, baru konversi.
Kenapa ada formulir yang meminta JPG
Formulir lamaran dibuat dengan kebutuhan yang berbeda-beda. Sebagian sistem dibangun untuk menerima gambar karena lebih mudah dipratinjau langsung di halaman unggah, dan sebagian lagi dibangun untuk keperluan pemindaian dokumen fisik seperti KTP, ijazah, atau surat keterangan.
Karena alasan itu, permintaan JPG biasanya muncul untuk dokumen pendukung, bukan untuk dokumen utama. CV dan surat lamaran umumnya diminta dalam PDF, sementara berkas seperti hasil pindai ijazah atau pas foto diminta dalam JPG. Kalau bingung berkas mana yang diminta format apa, baca ulang petunjuk formulirnya dan ikuti apa yang tertulis di sana.
Rapikan dokumen sebelum dikonversi
Urutan ini penting karena hasil konversi mengikuti isi dokumen apa adanya. Kalau ada halaman yang tidak diperlukan, halaman itu ikut menjadi gambar dan ikut terunggah.
- Buka PDF lamarannya dan periksa jumlah halamannya.
- Buang halaman yang tidak diperlukan, misalnya lembar kosong atau halaman yang salah pindai, lewat Hapus Halaman PDF.
- Kalau ada halaman yang miring, rapikan dulu supaya gambar hasilnya tidak miring. Cara memutarnya dijelaskan di Cara Memutar Halaman PDF yang Miring.
- Kalau ukuran berkasnya besar, kecilkan dulu lewat Kompres PDF supaya unggahan tidak gagal.
- Baru konversi ke JPG.
Langkah mengubah PDF lamaran ke JPG
- Siapkan berkas PDF lamaran di komputer, dan pastikan isinya sudah final.
- Buka PDF ke JPG.
- Unggah satu berkas PDF. Satu proses menerima satu berkas.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya.
- Kalau dokumennya satu halaman, hasilnya satu berkas JPG. Kalau lebih dari satu halaman, hasilnya arsip ZIP berisi satu JPG per halaman.
- Ekstrak arsipnya, lalu periksa setiap gambar satu per satu.
- Ganti nama berkasnya sesuai permintaan formulir sebelum diunggah.
Cara menamai berkas hasilnya
Nama berkas jarang diperhatikan, padahal ini bagian yang paling sering membuat berkas tertukar saat diunggah.
Aturan yang paling aman: pakai nama yang menyebutkan jenis dokumen dan nama Anda. Misalnya "ijazah-budi-santoso.jpg" atau "ktp-budi-santoso.jpg". Hindari nama bawaan seperti "scan-001.jpg" atau "page-1.jpg" yang tidak menjelaskan apa pun, terutama kalau formulirnya meminta beberapa berkas sekaligus.
Hindari juga spasi di nama berkas. Sebagian sistem unggah menolak nama dengan spasi atau karakter khusus, dan pesan galatnya kadang tidak menjelaskan penyebabnya. Tanda hubung adalah pengganti yang paling aman.
Kalau yang diminta beberapa gambar sekaligus
Sebagian formulir meminta beberapa berkas dalam satu unggahan, misalnya halaman depan dan halaman belakang sebuah dokumen. Untuk keperluan itu, hasil ZIP dari dokumen yang lebih dari satu halaman justru berguna: ekstrak arsipnya, lalu unggah gambar yang diminta satu per satu.
Yang perlu dihindari adalah mengunggah halaman yang tidak diminta. Formulir biasanya menyebut dengan jelas berkas apa saja yang harus dilampirkan, dan menambahkan halaman lain hanya membuat berkas sulit diperiksa. Kalau ragu, ikuti jumlah berkas yang tertulis di petunjuk.
Kalau formulirnya membatasi jumlah unggahan, misalnya maksimal tiga berkas, padahal dokumen Anda berisi lima halaman, gabungkan dulu halaman-halaman itu menjadi satu PDF. Cara menyusunnya ada di Cara Menggabungkan PDF dan Menyusun Urutannya. Setelah menjadi satu berkas, konversi ulang ke JPG kalau memang formatnya diwajibkan gambar.
Setelah gambar diunggah
Setelah berkas terunggah, periksa halaman konfirmasi formulir. Sebagian sistem menampilkan pratinjau kecil berkas yang diterima, dan pratinjau itu berguna untuk memastikan berkas yang terkirim bukan berkas yang salah.
Kalau sistemnya mengirim surel konfirmasi, simpan surel itu sampai proses lamaran selesai. Surel itu mencatat berkas apa saja yang diterima, dan bisa dipakai untuk memeriksa kalau ada berkas yang ternyata tidak masuk.
Satu hal yang jangan dilakukan: mengirim ulang berkas yang sama berkali-kali karena mengira unggahan gagal. Sebagian sistem mencatat setiap unggahan, dan kiriman ganda bisa membuat berkas lamaran tampak tidak rapi di sisi perekrut. Tunggu sampai ada konfirmasi sebelum mengulang.
Masalah yang sering terjadi
Formulir menolak berkas karena ukurannya. Batas unggahan ditentukan oleh formulirnya, bukan oleh tool. Kalau berkas JPG-nya terlalu besar, kecilkan PDF-nya lebih dulu lewat Kompres PDF, lalu konversi ulang. Mengompres gambar hasil render tidak disarankan karena hasilnya bisa bertambah buram.
Hasilnya berupa ZIP, bukan JPG. Ini terjadi kalau PDF-nya berisi lebih dari satu halaman. Ekstrak arsipnya, lalu pilih gambar yang diperlukan. Kalau formulir hanya menerima satu berkas, konversi ulang dokumen yang sudah dipangkas menjadi satu halaman saja.
Gambar hasilnya miring. Kemiringan berasal dari berkas aslinya, bukan dari proses konversi. Perbaiki dulu di PDF-nya sebelum dikonversi.
Teks di gambar kurang tajam saat dibuka di layar ponsel. Gambar dirender pada 150 DPI. Pada layar, angka itu cukup untuk dibaca, tetapi tidak dirancang untuk cetak besar. Untuk keperluan lamaran, kerapatan ini memadai.
Berkas PDF lamaran terkunci kata sandi. PDF yang dilindungi tidak bisa dibaca sampai kuncinya dibuka. Kalau sandinya diketahui, buka dulu proteksinya sebelum konversi. Kalau sandinya tidak diketahui, berkas itu tidak bisa diproses.
Kapan sebaiknya tetap mengirim PDF
Kalau formulirnya menerima PDF, kirimkan PDF. Berkas PDF mempertahankan teks sebagai teks, sehingga bisa dicari dan disalin oleh sistem yang membacanya, dan ukurannya biasanya lebih kecil daripada kumpulan gambar untuk dokumen yang sama. Konversi ke JPG baru diperlukan kalau formulirnya benar-benar hanya menerima gambar.
Alasan lain untuk tetap memakai PDF: penyaring berkas lamaran otomatis bekerja pada teks, bukan pada gambar. Mengirim lamaran sebagai gambar membuat isinya tidak terbaca oleh sistem yang mencari kata kunci. Karena itu, jangan mengubah CV menjadi gambar kecuali diminta.
Kalau beberapa berkas harus dikirim dalam satu PDF, urutannya diatur lebih dulu. Cara menyusunnya ada di Cara Menggabungkan PDF dan Menyusun Urutannya.
Menjaga kerahasiaan berkas lamaran
Berkas lamaran memuat data pribadi: nomor identitas, alamat, riwayat pendidikan, dan kadang nomor telepon. Data seperti itu sebaiknya tidak diproses lewat jaringan yang tidak jelas.
Untuk tool kelompok ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen. Meski begitu, berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kalau berkasnya memuat data yang tidak perlu dilihat perekrut, sensor dulu bagian itu secara permanen. Menutupnya dengan kotak hitam di aplikasi penyunting gambar tidak menghapus isinya.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah hasil JPG bisa dikembalikan menjadi PDF? Bisa. Gambar bisa disatukan lagi menjadi PDF lewat tool konversi gambar ke PDF. Hasilnya PDF berisi gambar, bukan teks, jadi teksnya tidak bisa dicari.
Apakah semua halaman harus diunggah? Tidak. Unggah hanya berkas yang diminta formulir. Kalau hasilnya ZIP, ekstrak dulu, lalu pilih gambar yang sesuai petunjuk.
Apakah nama berkas asli ikut berubah? Tidak. Nama berkas hasil mengikuti nama berkas asli, jadi kalau ingin nama yang rapi, ganti nama setelah diunduh.
Apakah berkas asli di komputer berubah? Tidak. Konversi membaca berkas asli dan menghasilkan berkas baru.
Apakah boleh mengunggah beberapa JPG sekaligus? Itu tergantung formulirnya. Kalau formulir hanya menerima satu berkas, gabungkan dulu seluruh halaman menjadi satu PDF, lalu konversi PDF itu. Untuk dokumen lebih dari satu halaman, hasilnya ZIP, dan gambar di dalamnya bisa dipilih sesuai kebutuhan.
Untuk mulai mengubah berkas lamaran menjadi gambar, buka PDF ke JPG. Penjelasan kelompok konversi lainnya ada di Konversi Format Dokumen, dan panduan PDF secara umum ada di Panduan PDF.