Menggabungkan PDF hasil konversi dari sumber berbeda dikerjakan seperti menggabungkan PDF biasa: buka Gabung PDF, unggah seluruh berkas, periksa urutannya, lalu unduh hasilnya. Penggabung tidak membedakan asal berkasnya, dan halaman dari dokumen Word bisa duduk bersebelahan dengan halaman dari lembar kerja Excel tanpa perlakuan khusus.
Yang membuat pekerjaan ini berbeda bukan proses gabungnya, melainkan hal yang terjadi sebelum berkas sampai di situ. Setiap jenis dokumen dirender mesin terpisah, jadi ukuran halamannya bisa berbeda, jumlah halamannya sulit diperkirakan, dan sebagian berkas mungkin masih berisi halaman yang seharusnya tidak ikut. Pemeriksaan sebelum digabung jauh lebih murah daripada perbaikan setelah semuanya menyatu.
Urutan yang disarankan sederhana: konversi dulu seluruh dokumen sumber, rapikan masing-masing PDF hasilnya, baru satukan semuanya dalam satu kali penggabungan. Mengerjakan konversi di sela-sela penggabungan berarti membuka berkas hasil gabungan lagi setiap kali ada tambahan.
Kenapa hasil konversi perlu diperiksa dulu
Dokumen Word, Excel, dan PowerPoint dirender oleh mesin yang berbeda dari aplikasi aslinya. Untuk dokumen biasa dengan satu kolom teks, hasilnya mengikuti dokumen aslinya. Untuk dokumen dengan kolom bertingkat, gambar mengambang, atau tabel yang sangat lebar, tata letaknya bisa bergeser sedikit. Pergeseran itu kecil, tetapi pada dokumen yang akan dikirim sebagai satu kesatuan, halaman yang bergeser terlihat jelas di antara halaman yang rapi.
Ukuran halaman juga tidak selalu seragam. Word menghasilkan halaman dengan ukuran kertas yang diatur di dokumennya, sedangkan Excel menyesuaikan lebar tabel ke A4. PowerPoint mengikuti rasio slide, sehingga halamannya bisa jauh lebih lebar daripada dua dokumen lainnya. Penggabungan mempertahankan ukuran asli setiap halaman, jadi PDF hasilnya boleh berisi halaman dengan dimensi berbeda. Kalau perbedaan itu mengganggu, putuskan lebih dulu apakah ukurannya perlu diseragamkan saat mencetak, karena mengubah ukuran halaman bukan bagian dari penggabungan.
Jumlah halaman hasil konversi juga sering berbeda dari perkiraan. Mesin render menghitung ulang tata letaknya, jadi tabel lebar bisa menambah halaman, dan baris kosong di lembar kerja bisa menjadi halaman tambahan. Periksa jumlah halaman setiap PDF hasil konversi sebelum digabung, bukan mengandalkan ingatan tentang dokumen aslinya.
Langkah menggabungkan PDF dari sumber berbeda
- Konversi seluruh dokumen sumber lebih dulu: Word lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS), Excel lewat Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS), dan PowerPoint lewat PowerPoint ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft PowerPoint atau WPS).
- Simpan semua hasilnya dalam satu folder supaya mudah dipilih sekaligus.
- Buka setiap PDF hasil konversi dan periksa tiga hal: jumlah halamannya, tabel dan gambarnya masih di posisi yang benar, dan tidak ada halaman kosong tambahan.
- Buang halaman yang tidak diperlukan lewat Hapus Halaman PDF.
- Tegakkan halaman yang orientasinya salah lewat Putar PDF.
- Beri nama berkas dengan angka di depan, misalnya "01-laporan.pdf" sampai "05-lampiran.pdf", supaya urutannya jelas sejak dari folder.
- Buka Gabung PDF, unggah seluruh berkas, lalu periksa urutan di daftar. Urutan daftar adalah urutan hasil, bukan urutan pemilihan berkas.
- Jalankan prosesnya, unduh hasilnya, lalu buka dan periksa titik sambungan antar berkas.
Langkah ketiga yang paling menentukan. Memperbaiki halaman kosong atau halaman miring di berkas kecil jauh lebih cepat daripada membongkar ulang berkas gabungan yang sudah panjang. Langkah ketujuh juga sering dilewati, padahal urutan daftar itulah yang menentukan urutan halaman akhir.
Kasus yang paling sering muncul
Laporan dari Word disatukan dengan lampiran dari Excel. Ini susunan yang paling umum untuk laporan bulanan. Perhatikan bahwa halaman Excel biasanya berisi tabel yang diskalakan ke lebar A4, sehingga hurufnya bisa tampak lebih kecil daripada halaman Word di sebelahnya. Kalau lebar tabelnya sangat banyak, pertimbangkan memindahkan sebagian kolom ke lembar terpisah sebelum konversi, bukan mengecilkannya lebih jauh.
Materi presentasi disatukan dengan handout. Halaman dari PowerPoint mengikuti rasio slide dan biasanya lebih lebar daripada halaman teks. Hasil gabungannya akan memuat dua ukuran halaman yang berbeda. Ini wajar dan tidak merusak apa pun, tetapi kalau berkasnya akan dicetak sebagai satu dokumen, ukuran yang berbeda membuat hasil cetaknya tidak seragam.
Dokumen berbahasa campuran. Hasil konversi dari dokumen yang memakai font khusus bisa memakai font pengganti kalau font aslinya tidak tersedia saat render. Periksa halaman yang memakai font tidak umum, karena penggantinya bisa membuat teks lebih panjang atau lebih pendek dari aslinya.
Sebagian berkas tidak ikut tergabung. Biasanya karena berkas itu bukan PDF, misalnya foto JPG yang ikut terpilih, atau karena berkasnya terkunci kata sandi. Buka dulu kuncinya lewat tool buka kunci PDF, lalu ulangi penggabungannya.
Hasil gabungan membengkak. Penggabungan menyatukan objek halaman asli, termasuk gambar dan font yang tersemat di dalamnya. Kalau beberapa berkas membawa gambar besar, ukurannya menumpuk. Kecilkan setelah penggabungan selesai lewat Kompres PDF, supaya prosesnya hanya sekali.
Batas jumlah dan ukuran berkas
Batasnya mengikuti paket. Tanpa akun, satu proses menerima 10 berkas dengan ukuran 10 MB per berkas. Paket Gratis menerima 20 berkas dengan ukuran 30 MB per berkas, dan paket Berbayar 20 berkas dengan ukuran sampai 200 MB per berkas.
Kalau berkasnya lebih dari 20, penggabungan dikerjakan bertahap: satukan 20 berkas pertama, lalu gabungkan hasilnya dengan kelompok berikutnya. Hasil penggabungan adalah PDF biasa yang bisa dipakai sebagai masukan untuk proses berikutnya. Membagi pekerjaan juga berguna saat total berkasnya besar, karena kegagalan di tengah jalan hanya mengulang satu bagian, bukan seluruh proses dari awal.
Menyeragamkan nomor halaman setelah digabung
Dokumen hasil konversi biasanya sudah punya nomor halaman tercetak sendiri, dan nomor itu tidak dihitung ulang saat penggabungan. Kalau laporan Word berakhir di halaman 12 dan lampiran Excel dimulai lagi dari halaman 1, hasil gabungannya memuat dua rangkaian nomor yang berbeda.
Kalau nomor lama masih dipakai sebagai acuan di dalam dokumen, biarkan saja. Daftar isi dan rujukan di dalamnya menunjuk nomor itu, dan mengubahnya berarti memperbarui semua rujukan. Yang perlu dipastikan hanya bahwa titik sambungan antar berkas tidak terlihat seperti halaman yang hilang. Kalau nomor baru memang diperlukan, tambahkan setelah penggabungan selesai lewat tool nomor halaman, karena urutan halamannya baru final di tahap itu.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Laporan keuangan, data pelanggan, dan berkas internal yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya disatukan dengan aplikasi yang berjalan di komputer sendiri. Untuk tool kategori ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Kalau kebijakan kantor melarangnya, aplikasi desktop adalah pilihan yang benar.
Kalau berkasnya tetap harus digabungkan lewat peramban, sensor dulu bagian yang sensitif dengan tool Sensor PDF. Penyensoran menghapus isinya, bukan menutupinya dengan kotak hitam, jadi hasilnya tidak bisa dibaca kembali.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah teks hasil konversi tetap bisa dicari setelah digabung? Bisa. Penggabungan memindahkan objek halaman asli, jadi teks hasil konversi tetap berupa teks digital yang bisa dicari dan disalin, dan gambar tidak digambar ulang. Yang berubah hanya urutan dan jumlah halaman.
Bisakah halaman dari sumber berbeda dicampur dalam satu urutan? Bisa. Urutan ditentukan oleh daftar berkas di pratinjau, bukan oleh asal dokumennya. Halaman lampiran Excel bisa diletakkan sebelum atau sesudah bagian dari Word sesuai kebutuhan.
Apakah halaman yang salah urutan masih bisa diperbaiki setelah digabung? Bisa, lewat tool atur halaman, tetapi memperbaikinya sebelum proses lebih hemat satu langkah. Setelah digabung, merapikan urutan berarti membuka berkas hasil dan menyusun ulang halamannya.
Apakah ukuran kertas yang berbeda perlu diseragamkan dulu? Tidak perlu untuk penggabungan, karena setiap halaman mempertahankan ukurannya. Penyeragaman hanya relevan kalau hasil gabungannya akan dicetak sebagai satu dokumen dengan ukuran kertas yang sama. Keterangan soal berkas yang tidak disimpan permanen ada di kebijakan privasi.
Mulai dari hasil konversi Anda
Kalau seluruh dokumen sudah dikonversi dan diperiksa, buka Gabung PDF, unggah berkasnya dalam urutan yang benar, lalu unduh hasilnya. Untuk konversi dokumen sumbernya, mulai dari Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS), Excel ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Excel atau WPS), atau PowerPoint ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft PowerPoint atau WPS). Penjelasan soal konversi dokumen kantor lainnya ada di Konversi Format Dokumen. Peta topik PDF secara umum ada di Panduan PDF.