Contoh surat resign yang baik memuat lima bagian: identitas pengirim, tempat dan tanggal, tujuan surat, pernyataan pengunduran diri beserta tanggal efektifnya, dan tanda tangan. Panjangnya tidak perlu lebih dari satu halaman. Yang membuat surat diterima dengan baik bukan kalimatnya yang berbunga-bunga, melainkan kejelasan isinya: siapa yang mengundurkan diri, kapan keputusan itu berlaku, dan bagaimana pekerjaan akan diserahkan.

Di bawah ini ada kerangka yang bisa Anda ketik ulang, dua contoh untuk situasi berbeda, dan daftar kalimat yang sebaiknya dihindari. Setelah surat selesai, bagian terakhir menjelaskan cara mengubahnya menjadi PDF lewat Teks ke PDF, supaya tata letaknya tidak berubah saat dikirim lewat surel.

Surat resign adalah dokumen administrasi. Bagian kepegawaian membacanya untuk menghitung tanggal terakhir bekerja, menyiapkan serah terima, dan menutup berkas Anda. Karena itu, tulis dengan tenang dan simpan salinannya. Kalau Anda masih ragu apakah keputusannya sudah tepat, pertimbangan sebelum mengundurkan diri dibahas di Karier Jangka Panjang.

Kerangka surat resign yang bisa diketik

Salin kerangka berikut, lalu ganti semua bagian di dalam tanda kurung siku. Urutannya mengikuti kebiasaan surat resmi: tempat dan tanggal, tujuan surat, salam, isi, penutup, lalu tanda tangan.

[Kota], [tanggal]

Kepada Yth.
[Nama atasan atau bagian kepegawaian]
[Nama perusahaan]
[Alamat perusahaan]

Perihal: Pengunduran Diri

Dengan hormat,

Saya, [nama lengkap], karyawan pada bagian [jabatan] di [nama perusahaan],
dengan ini menyampaikan pengunduran diri dari pekerjaan saya. Saya
mengajukan pengunduran diri efektif per [tanggal terakhir bekerja],
sesuai masa pemberitahuan yang berlaku di perusahaan.

Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan bekerja dan pengalaman
yang saya peroleh selama [lama bekerja]. Sebelum tanggal tersebut, saya
akan menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab saya dan
membantu proses serah terima sebaik mungkin.

Demikian surat ini saya sampaikan. Terima kasih atas perhatian
Bapak/Ibu.

Hormat saya,

[nama lengkap]
[jabatan]
[nomor telepon atau surel]

Kerangka itu sengaja pendek. Surat resign yang panjang justru menimbulkan pertanyaan yang tidak perlu, terutama kalau isinya mulai menjelaskan alasan secara detail. Bagian yang perlu dipikirkan bukan panjangnya, melainkan kecocokan tanggal dan kelengkapan identitas.

Soal tanggal efektif, PP 35/2021 Pasal 36 huruf i menyebut tiga syarat pengunduran diri atas kemauan sendiri: permohonan tertulis paling lambat 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri, tidak terikat ikatan dinas, dan tetap melaksanakan kewajiban sampai tanggal mulai tersebut. Jadi saat menulis "efektif per [tanggal]", hitung mundur 30 hari dari tanggal itu, lalu serahkan surat paling lambat pada hari hasil hitungan tersebut. Kontrak atau peraturan perusahaan Anda bisa punya ketentuan sendiri. Bila berbeda dari 30 hari, tanyakan ke bagian kepegawaian ketentuan mana yang dipakai, dan tanyakan juga apakah tanggal di surat dihitung sebagai tanggal mulai pengunduran diri atau hari terakhir bekerja.

Lima bagian yang wajib ada

Lima bagian ini saran penyusunan agar surat lengkap, bukan format baku dari aturan. Yang disebut PP 35/2021 hanya bahwa permohonan pengunduran diri diajukan secara tertulis.

Bagian pertama, identitas pengirim. Nama lengkap dan jabatan harus sama dengan yang tercatat di bagian kepegawaian, bukan nama panggilan. Tambahkan kontak yang bisa dihubungi kalau ada pertanyaan lanjutan.

Bagian kedua, tempat dan tanggal. Cantumkan kota tempat surat dibuat dan tanggal penyerahannya. Tanggal ini menjadi penanda kapan masa pemberitahuan mulai dihitung, termasuk syarat 30 hari tadi, jadi jangan mengosongkannya.

Bagian ketiga, tujuan surat. Tulis nama atasan langsung atau bagian kepegawaian, lengkap dengan nama perusahaan. Kalau tidak tahu nama orangnya, tulis jabatannya, misalnya Manajer Operasional. Hindari tujuan yang terlalu umum karena surat bisa tidak sampai ke meja yang tepat.

Bagian keempat, isi pengunduran diri. Satu paragraf berisi pernyataan mengundurkan diri dan tanggal efektifnya. Kalau kontrak kerja memuat kewajiban memberi tahu beberapa waktu sebelumnya, sebutkan bahwa Anda mengikuti ketentuan itu.

Bagian kelima, tanda tangan dan nama terang. Tanda tangan basah tidak selalu diperlukan kalau surat dikirim lewat surel, tetapi nama terang tetap perlu. Kalau perusahaan meminta tanda tangan basah, cetak PDF-nya, tanda tangani, lalu pindai dan kirim ulang.

Contoh versi singkat

Kalau hubungan kerja Anda baik dan tidak ada hal yang perlu dijelaskan, surat singkat sudah cukup. Isinya bisa berbunyi seperti ini.

"Saya, [nama lengkap], karyawan pada bagian [jabatan], mengajukan pengunduran diri efektif per [tanggal terakhir bekerja]. Saya berterima kasih atas kesempatan bekerja selama [lama bekerja] dan akan membantu proses serah terima sebelum tanggal tersebut."

Versi ini cocok bila tanggal efektif yang Anda tulis sudah memenuhi masa pemberitahuan, baik yang tertulis di kontrak maupun syarat 30 hari tadi. Yang penting, tanggal efektif ditulis dengan jelas dan tidak digantung.

Contoh versi dengan masa pemberitahuan

Kalau kontrak kerja Anda memuat kewajiban memberi tahu lebih dulu, sebutkan hal itu secara eksplisit supaya tanggalnya tidak menimbulkan perdebatan.

"Sesuai ketentuan masa pemberitahuan dalam kontrak kerja saya, saya mengajukan pengunduran diri efektif per [tanggal], yaitu setelah masa pemberitahuan yang disepakati terpenuhi. Saya akan menyelesaikan seluruh tanggung jawab saya dan mendampingi rekan yang akan melanjutkan pekerjaan tersebut."

Perhatikan bahwa versi ini menyebut kontrak, bukan sekadar keinginan pribadi. Cara itu menunjukkan bahwa Anda memenuhi ketentuan yang tertulis. Bila kontrak Anda tidak menyebut masa pemberitahuan, sesuaikan kalimatnya dan hitung tanggal efektifnya dengan memperhatikan syarat 30 hari tadi.

Kalimat yang sebaiknya dihindari

Surat resign bukan tempat menyelesaikan ketidaksepahaman. Beberapa kalimat berikut sering ditulis karena emosi, padahal efeknya memperpanjang urusan.

Menyalahkan atasan atau rekan kerja. Kalimat seperti "karena lingkungan kerja tidak sehat" mengundang perdebatan dan bisa membuat proses serah terima menjadi canggung. Simpan penjelasan itu untuk pembicaraan langsung kalau memang perlu.

Mengancam atau menyebutkan langkah hukum. Ancaman di dalam surat membuat bagian kepegawaian bersikap defensif. Kalau ada hak yang belum dipenuhi, ajukan lewat jalur terpisah dengan bukti yang rapi.

Menuntut pembayaran tertentu di dalam surat. Hak finansial yang Anda yakini masih menjadi kewajiban perusahaan sebaiknya dibahas dengan bagian kepegawaian atau pendamping, bukan disisipkan di surat pengunduran diri. Untuk pengunduran diri atas kemauan sendiri, PP 35/2021 Pasal 50 menyebut pekerja yang memenuhi syarat berhak atas uang penggantian hak dan uang pisah yang besarannya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Tanyakan hitungannya di sana, bukan lewat surat.

Menyebut perusahaan lain yang akan Anda tuju. Informasi itu tidak diperlukan untuk memproses pengunduran diri, dan dalam beberapa situasi bisa menimbulkan kerumitan yang tidak perlu.

Menulis alasan yang terlalu pribadi dan detail. Anda berhak menyimpan hal pribadi. Satu kalimat umum sudah cukup, dan sisanya tidak wajib dibuka.

Cara membuat PDF surat resign

Setelah isinya selesai, ubah surat menjadi PDF sebelum dikirim. Langkahnya singkat.

  1. Buka Teks ke PDF.
  2. Ketik atau tempel isi surat pada kolom teks.
  3. Pisahkan setiap paragraf dengan satu baris kosong supaya jaraknya terbaca rapi.
  4. Kalau ada baris yang perlu menjadi judul, awali dengan tanda #. Untuk surat, bagian yang cocok dijadikan judul adalah perihal atau nama dokumen.
  5. Kalau surat lebih dari satu halaman dan Anda ingin memulai bagian baru di halaman berikutnya, tulis --- pada baris sendiri.
  6. Unduh PDF-nya. Ukuran A4, margin 20 mm, font 11 pt, dan jarak baris 1,45 sudah diatur otomatis.

Periksa hasilnya di pratinjau sebelum diunduh. Pastikan tidak ada paragraf yang terpotong dan bagian tanda tangan tidak jatuh sendirian di halaman baru. Kalau perlu, pisahkan halaman dengan --- supaya tanda tangan tetap menyatu dengan isi surat.

Kirim berkas PDF, bukan foto surat. PDF menjaga tata letak tetap sama di perangkat penerima, sedangkan foto bisa miring, gelap, atau terpotong. Kalau Anda perlu menggabungkan surat resign dengan dokumen lain, misalnya surat keterangan kerja, gunakan Gabung PDF supaya terkirim sebagai satu berkas.

Kapan surat ini bukan langkah yang tepat

Kalau perusahaan punya formulir pengunduran diri sendiri, isi formulirnya dan lampirkan surat sebagai pelengkap. Formulir perusahaan biasanya memuat kolom yang tidak ada di surat bebas, misalnya alasan keluar dan tanggal serah terima.

Kalau ada sengketa yang belum selesai, misalnya upah yang tidak dibayar atau pemutusan yang tidak sesuai kesepakatan, bicarakan dulu dengan dinas ketenagakerjaan setempat atau serikat pekerja sebelum menandatangani apa pun. Surat pengunduran diri bisa memengaruhi posisi Anda dalam sengketa.

Kalau Anda belum yakin ingin keluar, jangan kirim surat dulu. Surat yang sudah diserahkan sulit ditarik kembali, dan perusahaan bisa menganggapnya sebagai keputusan final.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah surat resign harus bertanda tangan basah? Tidak selalu. Banyak perusahaan menerima surat yang dikirim lewat surel dengan nama terang. Kalau bagian kepegawaian meminta tanda tangan basah, cetak PDF-nya, tanda tangani, lalu pindai dan kirim ulang.

Bolehkah alasan resign dicantumkan? Boleh, tetapi tidak wajib. Kalau alasannya sederhana dan tidak menimbulkan perdebatan, satu kalimat cukup. Kalau alasannya sensitif, simpan untuk pembicaraan langsung dengan atasan, bukan di dokumen.

Apakah surat resign harus diserahkan langsung? Tidak. Yang penting suratnya sampai dan ada bukti penyerahan. Kalau dikirim lewat surel, simpan salinan terkirim. Kalau diserahkan langsung, minta tanda terima atau kirim salinan lewat surel sebagai konfirmasi.

Bagaimana kalau perusahaan menolak menerima surat resign? PP 35/2021 menyebutnya permohonan pengunduran diri secara tertulis, jadi yang paling berguna bagi Anda adalah bukti bahwa surat sudah diajukan pada tanggal tertentu. Tetap serahkan suratnya dan simpan buktinya. Kalau timbul perselisihan tentang tanggal atau hak, konsultasikan ke dinas ketenagakerjaan setempat.

Apakah saya perlu menyimpan salinan PDF? Perlu. Simpan salinan surat, bukti pengiriman, dan tanggapan perusahaan di satu folder. Dokumen ini berguna kalau nanti ada pertanyaan tentang tanggal berakhirnya hubungan kerja.

Menutup proses dengan rapi

Setelah surat terkirim, susun rencana serah terima: daftar pekerjaan yang sedang berjalan, berkas yang perlu diserahkan, dan kontak yang bisa dihubungi setelah Anda keluar. Kerapian di minggu terakhir meninggalkan kesan yang bertahan lama, dan kesan itu yang dibawa ke tempat kerja berikutnya.

Kalau setelah keluar Anda perlu memperbarui CV, mulai dari Pembuat CV. Panduan menyusun lamaran berikutnya ada di Lamaran Kerja. Peta lengkap kelompok karier ada di Karier Jangka Panjang, dan panduan seluruh silo CV ada di Panduan CV dan Karier.

Sumber resmi

Diperiksa terakhir pada 25 Oktober 2026. Syarat dan angka resmi bisa berubah tiap tahun, jadi rujuk halaman di bawah untuk ketentuan yang berlaku.

  • PP 35/2021 tentang PKWT, alih daya, waktu kerja dan waktu istirahat, dan PHK (JDIH BPK): Pasal 36 huruf i menyebut syarat pengunduran diri atas kemauan sendiri: permohonan tertulis paling lambat 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri, tidak terikat ikatan dinas, dan tetap melaksanakan kewajiban sampai tanggal mulai. Pasal 50 menyebut hak atas uang penggantian hak dan uang pisah yang besarannya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
  • UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan (JDIH BPK): Pasal 55 menyatakan perjanjian kerja tidak dapat ditarik kembali dan/atau diubah, kecuali atas persetujuan para pihak, jadi isi kontrak Anda layak dibaca sebelum menentukan tanggal.