Legalisir ijazah transkrip PDF berarti meminta stempel dan tanda tangan pengesahan pada salinan ijazah dan transkrip di kampus asal, lalu memfoto halaman yang sudah disahkan dan menggabungkannya menjadi satu PDF lewat Foto ke PDF. Hasil akhirnya adalah PDF berurutan dan terbaca untuk kolom unggahan beasiswa. Proses online hanya merapikan foto menjadi PDF, pengesahannya tetap tatap muka di kampus.
Banyak pendaftar beasiswa gagal administrasi karena memfoto salinan tanpa stempel atau memakai fotokopi lama yang pengesahannya tidak sesuai ketentuan tahun berjalan. Artikel ini menjelaskan kapan legalisir dipakai, cara mengurusnya di kampus, dan cara memindahkannya menjadi PDF yang siap unggah tanpa mengulang antre.
Syarat dan batas legalisir yang mengikat
Ketentuan legalisir ditetapkan kampus asal dan panduan beasiswa tahun berjalan, bukan oleh NgeditPDF. Sebagian kolom meminta pindaian ijazah asli, sebagian meminta salinan yang disahkan dengan stempel basah pada tiap halaman, sebagian lagi meminta keduanya untuk kebutuhan berbeda. Karena polanya beda, tanyakan dulu ke bagian akademik halaman mana yang wajib disahkan dan apakah tanda tangan pejabat tertentu diperlukan.
Pegangan wajib adalah pengumuman kampus asal tentang jam layanan legalisir dan panduan beasiswa tentang format unggahan. Jangan memakai patokan tahun lalu atau pesan berantai tanpa tautan resmi. Catat nama petugas, tanggal info, dan simpan bukti pengumuman bila ada agar mudah dirujuk saat ada selisih.
NgeditPDF tidak berafiliasi dengan LPDP, Kementerian Keuangan, kampus mana pun, atau lembaga tes bahasa. Layanan ini hanya mengubah foto halaman menjadi PDF, bukan menerbitkan stempel atau surat pengganti ijazah. Jika artikel ini beda dengan pengumuman kampus dan panduan beasiswa, ikuti pengumuman kampus dan panduan resmi.
Syarat, jadwal, skor bahasa, dan ketentuan beasiswa berubah setiap periode pendaftaran. Cek selalu panduan resmi tahun berjalan (LPDP Kemenkeu untuk beasiswa LPDP, portal KIP Kuliah untuk KIP). NgeditPDF hanya membantu menyiapkan berkas.
Kapan legalisir dipakai dan kapan tidak
Legalisir dipakai saat ketentuan kolom meminta bukti salinan sesuai aslinya. Kebutuhan ini sering muncul untuk ijazah dan transkrip karena verifikator perlu memastikan salinan yang diunggah disahkan penerbitnya. Cirinya tertulis jelas pada panduan atau label kolom, misalnya frasa fotokopi disahkan, legalisir, atau scan berstempel pada tahun berjalan.
Legalisir juga dipakai saat dokumen asli tertinggal atau disimpan pihak lain sehingga yang dipegang hanya salinan. Dalam kondisi itu salinan yang disahkan bisa dipakai untuk unggah awal selama ketentuan membolehkan. Pastikan cap menutupi sebagian tanda tangan atau area dokumen, bukan hanya di halaman kosong, agar terlihat menyatu dengan dokumen.
Cara ini tidak dipakai saat kolom hanya meminta pindaian dokumen asli tanpa pengesahan tambahan. Jika kolomnya meminta scan ijazah asli, cukup pindai dokumen asli yang tajam tanpa menambah stempel fotokopi. Cara ini juga tidak dipakai untuk membuat pengesahan sendiri di rumah karena stempel tempelan dan tanda tangan hasil edit gambar tidak sah.
Jangan memakai foto jadi PDF untuk mengubah isi ijazah atau transkrip. Jangan menambah nilai, mengganti nama, mengubah nomor ijazah, mengubah tanggal lulus, atau menutupi catatan akademik. Jika ada salah nama atau salah nilai, minta pembetulan resmi ke kampus asal, lalu legalisir ulang halaman yang sudah diperbaiki.
Cara legalisir lalu jadikan PDF langkah demi langkah
- Siapkan ijazah dan transkrip asli, fotokopi bila diminta, dan map agar tidak basah. Hitung halaman yang perlu disahkan.
- Datang ke bagian akademik pada jam layanan dan sampaikan kebutuhan beasiswa dengan menunjukkan panduannya.
- Tunggu petugas membubuhkan cap dan tanda tangan, lalu periksa sebelum pulang apakah stempel jelas dan nama terang terbaca.
- Di rumah, letakkan halaman di meja rata dengan cahaya siang dari samping agar tidak ada bayangan.
- Foto tiap halaman dari atas dengan HP sejajar kertas dan pastikan semua tepi masuk bingkai.
- Perbesar tiap foto dan baca nama, nomor ijazah, nilai tiap semester, dan stempel. Foto ulang yang miring atau buram.
- Buka Foto ke PDF dan unggah foto yang sudah dicek, maksimal 20 foto dalam satu proses.
- Urutkan dari ijazah lalu transkrip semester awal sampai akhir sesuai permintaan. Hasilnya PDF A4 dengan margin rapi.
- Unduh dengan nama jelas, misalnya legalisir-ijazah-nama.pdf, dan simpan foto asli di folder terpisah.
Tanpa akun tersedia 10 berkas gambar per proses, paket Gratis memberi 20 berkas, paket Berbayar memberi 20 berkas. Batas umum pemrosesan adalah 20 kali per hari tanpa akun, 30 kali per hari paket Gratis, dan tanpa batas jumlah pemrosesan untuk paket Berbayar. Kerjakan dokumen yang paling diminta dulu agar jatah harian tidak habis di tengah jalan.
Kualitas foto lebih menentukan daripada ukuran file. Foto terlalu jauh membuat angka kecil pecah saat diperbesar, foto terlalu dekat memotong garis tabel. Posisikan tabel memenuhi hampir seluruh bingkai tanpa memotong tepi. Jika meja bermotif, alasi kertas putih polos agar tepi halaman mudah dikenali.
Soal privasi, berkas dikirim ke server untuk diproses lalu hasilnya dikirim balik ke peramban, tidak masuk penyimpanan permanen, dan salinan sementaranya dihapus otomatis dalam hitungan menit, tetapi ijazah dan transkrip memuat data pribadi lengkap. Gunakan jaringan pribadi, tutup tab setelah selesai, hapus file yang tidak jadi dipakai, dan baca kebijakan privasi bila perlu kepastian tertulis.
Jika stempel tidak jelas di hasil foto
Jika stempel pudar di foto padahal di kertas jelas, penyebabnya biasanya cahaya atau fokus. Ambil ulang dengan cahaya alami tanpa flash dan ketuk layar HP pada area stempel untuk mengunci fokus. Flash tepat di atas tinta sering membuat pantulan yang menutup tulisan.
Jika halaman bergelombang sehingga pinggir buram, tekan dua sudut kertas dengan pemberat bersih di luar area nilai. Ratakan dulu, tunggu lipatan lemas, baru foto ulang halaman itu saja. Jangan menekan tepat di atas angka karena bayangan jari ikut masuk.
Jika PDF terlalu besar untuk diunggah, periksa foto sumbernya. Foto 12 megapiksel bisa membuat PDF puluhan megabyte. Kecilkan foto sumber lalu gabungkan ulang dari awal. Bila masih kebesaran, pelajari konsep pengecilan di Kompres PDF tanpa mengorbankan keterbacaan stempel.
Cara lain bila tidak cocok
Jika portal meminta tiap dokumen sebagai file terpisah, kelompokkan foto ijazah dan transkrip sejak awal lewat foto jadi PDF. Kerjakan ijazah dalam satu proses, unduh, lalu lanjut ke transkrip agar nama file rapi dan mudah dipetakan ke kolom.
Jika portal meminta satu PDF berisi ijazah dan transkrip, gabungkan kedua PDF setelah tiap file rapi. Gabung PDF menerima 2 sampai 20 PDF berurutan dan urutannya bisa digeser di pratinjau. Jangan menggabungkan foto buram dengan harapan menjadi jelas.
Jika paket harian habis, cek kebutuhan di halaman harga. Untuk peta berkas yang lebih luas, baca Panduan Dokumen dan Administrasi dan Beasiswa LPDP dan KIP agar tidak melewatkan dokumen pendukung lain.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah semua halaman harus dilegalisir? Tergantung panduan beasiswa dan kampus tujuan. Ada yang meminta tiap halaman nilai, ada yang hanya halaman tertentu. Ikuti daftar tahun berjalan dan tanyakan ke bagian akademik bila ragu.
Bolehkah menempel stempel digital sendiri? Tidak boleh. Stempel harus dibubuhkan petugas pada kertas fisik. Tempelan gambar tidak sah dan bisa dianggap pemalsuan dokumen.
Bagaimana bila PDF buram padahal stempel asli jelas? Foto ulang dari kertas berstempel, jangan memperbesar hasil buram. Pastikan angka dan tulisan stempel terbaca di layar HP sebelum digabung.
Apakah PDF legalisir perlu dikompres? Hanya bila melebihi batas portal. Jika masih di bawah batas dengan margin aman dan terbaca jelas, langsung pakai tanpa proses tambahan.
Bolehkah ijazah digabung dengan transkrip? Hanya bila kolom meminta satu file paket. Jika kolom terpisah, simpan ijazah dan transkrip sebagai file sendiri agar tidak tertukar.
Periksa sebelum unggah ke portal
Buka PDF dari awal sampai akhir, baca nama, nomor ijazah, tiap semester nilai, dan pastikan stempel terlihat di halaman yang seharusnya. Cocokkan jumlah halaman dengan dokumen fisik dan pastikan tidak ada halaman ganda atau lompat.
Simpan kertas legalisir asli sampai seluruh seleksi tuntas karena panitia masih bisa meminta tunjukkan fisiknya.