Ukuran portofolio PDF untuk lamaran sebaiknya dijaga di bawah batas unggahan portal, dan batas itu berbeda-beda. Di layanan ini, paket tanpa akun menerima 10 MB per berkas, paket Gratis menerima 30 MB per berkas, sedangkan paket Berbayar menerima 200 MB per berkas. Portal rekrutmen dan surel sering memakai batas yang lebih kecil, jadi angka 25 MB adalah patokan aman untuk lamaran biasa, dan berkas sebesar itu hanya bisa diproses di sini pada paket Gratis atau Berbayar. Kalau portofolio Anda melewatinya, penyebabnya hampir selalu gambar beresolusi tinggi, dan itu bisa diperkecil.
Yang perlu dipahami sejak awal: memperkecil berkas tidak selalu berarti menurunkan kualitas tampilan. Selama gambar masih cukup tajam untuk ukuran tampilnya, pengurangan resolusi tidak terlihat mata. Yang terlihat adalah berkas yang lebih cepat diunggah dan lebih kecil kemungkinan ditolak portal.
Batas yang perlu diketahui
Batas per berkas di layanan ini dibagi tiga tingkat. Tanpa akun: 20 pemrosesan per hari, 10 MB per berkas, maksimal 10 berkas. Gratis: 30 pemrosesan per hari, 30 MB per berkas, maksimal 20 berkas. Berbayar Rp 39.000 untuk Pass 30 Hari atau Rp 249.000 untuk Pass 365 Hari: pemrosesan tanpa batas jumlah, 200 MB per berkas, maksimal 20 berkas.
Batas itu berlaku untuk pemrosesan di layanan ini, bukan batas portal lamaran. Portal dan layanan surel punya batasnya sendiri, dan batas itu biasanya tertulis di halaman unggah atau di dokumentasi bantuan mereka. Karena itu, periksa dua tempat: batas portal yang Anda pakai dan batas total lampiran surel kalau Anda mengirim lewat surel.
Kalau Anda mengirim CV dan portofolio sekaligus, jumlahkan ukuran keduanya. Surel biasanya membatasi ukuran total lampiran, bukan ukuran tiap berkas. CV PDF biasanya kecil, tetapi portofolio bisa menjadi bagian terbesar dari total itu.
Penyebab portofolio membengkak
Penyebab pertama, gambar beresolusi tinggi yang jauh melebihi ukuran tampilnya. Foto dari kamera ponsel atau kamera profesional menyimpan piksel jauh lebih banyak daripada yang bisa ditampilkan di halaman PDF. Piksel berlebih itu tidak terlihat, tetapi beratnya ikut terkirim.
Penyebab kedua, gambar yang disimpan berulang di beberapa halaman. Kalau satu gambar dipakai di tiga halaman, berkasnya bisa memuat data tiga kali, tergantung cara aplikasi menyimpannya. Penyebab ketiga, gambar yang tidak dikompresi, misalnya tangkapan layar PNG berukuran besar atau gambar yang diekspor tanpa penyesuaian mutu.
Penyebab keempat, banyak halaman dengan latar penuh warna. Latar berwarna menambah data di setiap halaman. Penyebab kelima, menyertakan berkas mentah seperti gambar kerja atau video di dalam PDF. Video tidak bisa diputar di semua pembaca PDF dan membuat berkasnya jauh lebih besar.
Kapan ukuran berkas jadi masalah
Ukuran berkas menjadi masalah pada tiga keadaan. Pertama, ketika portal menolak unggahan dan menampilkan pesan batas ukuran. Kedua, ketika surel mengembalikan pesan bahwa lampiran terlalu besar, atau ketika surel terkirim tetapi lampirannya dipotong oleh sistem penerima. Ketiga, ketika penerima membuka portofolio di ponsel dengan koneksi lambat, dan berkas besar membuat halaman lambat muncul.
Keadaan ketiga sering diabaikan karena tidak ada pesan kesalahan. Padahal perekrut yang menunggu berkas besar terbuka bisa menutupnya sebelum melihat karya pertama. Berkas yang wajar ukurannya lebih sering dibuka sampai selesai.
Cara memperkecil tanpa merusak isi
Langkah pertama, kecilkan gambar sebelum disusun. Sesuaikan resolusi gambar dengan ukuran tampilnya di halaman. Gambar yang tampil selebar setengah halaman tidak perlu menyimpan resolusi penuh. Langkah ini paling berpengaruh dan paling mudah dilakukan.
Langkah kedua, ekspor ulang portofolio dengan pengaturan mutu gambar yang wajar. Mutu tinggi untuk foto memang tajam, tetapi selisihnya sering tidak terlihat setelah dicetak atau dilihat di layar. Langkah ketiga, kurangi halaman yang memakai latar penuh warna, dan ganti dengan latar netral.
Langkah keempat, pakai Kompres PDF. Alat ini menurunkan resolusi gambar yang melebihi ukuran tampilnya dengan batas efektif 150 DPI, lalu merapikan struktur berkas. Hasilnya berbeda menurut isi berkas. Pada portofolio berisi foto, penyusutan bisa mencapai sekitar 90 persen. Portofolio yang isinya teks murni hampir tidak berubah ukurannya. Untuk portofolio yang isinya karya visual, penurunan itu biasanya terasa besar.
Yang perlu dijaga: kompresi bekerja pada gambar, bukan pada teks. Jadi keterangan karya yang berupa teks tetap utuh dan bisa disalin setelah dikompres. Kalau portofolio Anda memuat teks penting di dalam gambar, misalnya tangkapan layar berisi tulisan kecil, periksa hasilnya setelah dikompres untuk memastikan tulisannya masih terbaca.
Urutan pemeriksaan ukuran
Periksa dari hulu ke hilir. Pertama, periksa ukuran berkas portofolio sebelum dikirim. Kedua, bandingkan dengan batas portal atau batas lampiran surel. Ketiga, kalau melewati batas, kompres dan periksa lagi. Keempat, kalau masih melewati batas, kurangi jumlah halaman atau kecilkan gambar yang paling berat.
Jangan mengompres berkas yang sudah mendekati batas hanya karena ingin lebih kecil. Setiap kompresi menurunkan mutu gambar, dan kompresi berulang bisa membuat gambar terlihat pecah. Cukup satu kali kompresi dengan hasil yang memenuhi batas. Kalau hasilnya belum memenuhi batas, perbaiki sumbernya, bukan mengompres ulang.
Kalau portofolio dan CV digabung, kompres berkas gabungannya setelah urutan halamannya final. Gabung PDF menyatukan berkas, menggeser urutan di pratinjau, dan mempertahankan penanda buku. Menggabungkan lebih dulu lalu mengompres sekali lebih rapi daripada mengompres masing-masing lalu menggabungkan.
Menjaga mutu gambar saat dicetak
Kalau portofolio akan dicetak, kebutuhan resolusinya berbeda dari kebutuhan layar. Untuk cetak, gambar perlu resolusi yang cukup pada ukuran cetaknya. Batas efektif 150 DPI pada alat kompres adalah patokan untuk pemakaian digital. Kalau portofolio dicetak dalam ukuran besar, siapkan versi cetak terpisah dengan gambar beresolusi lebih tinggi, dan pakai versi ringan untuk dikirim lewat surel atau portal.
Simpan dua versi berkas: versi ringan untuk dikirim dan versi penuh untuk dicetak atau untuk arsip Anda. Beri nama yang membedakan keduanya, misalnya dengan akhiran -kirim dan -cetak. Dengan begitu Anda tidak perlu mengompres ulang setiap kali mengirim lamaran.
Kesalahan yang sering terjadi
Kesalahan pertama, mengirim portofolio berukuran puluhan megabita ke surel dan berharap lampirannya sampai. Kesalahan kedua, mengompres berkas berulang kali sampai gambar terlihat pecah. Kesalahan ketiga, mengecilkan gambar sampai di bawah kebutuhan tampilnya sehingga karya terlihat buram.
Kesalahan keempat, memakai tautan penyimpanan awan dengan izin akses tertutup sebagai pengganti lampiran. Penerima yang tidak bisa membuka tautan biasanya tidak meminta izin. Kesalahan kelima, tidak memeriksa ukuran setelah menggabungkan CV dan portofolio, padahal gabungan keduanya bisa melewati batas meskipun masing-masing masih di bawah batas.
Kesalahan keenam, menyertakan video di dalam PDF. Kesalahan ketujuh, menganggap batas 25 MB berlaku di semua portal. Periksa batas portalnya, karena angka itu bisa lebih kecil.
Pertanyaan yang sering muncul
Berapa ukuran portofolio PDF yang ideal? Tidak ada angka tunggal yang ideal. Patokan amannya di bawah 25 MB untuk lamaran biasa, dan lebih kecil lagi kalau portal atau surel yang Anda pakai punya batas lebih rendah.
Apakah kompres PDF menurunkan kualitas gambar? Bisa, tetapi penurunannya terjadi pada gambar yang resolusinya melebihi ukuran tampilnya. Gambar yang sudah sesuai ukuran tampilnya nyaris tidak berubah. Teks tidak ikut diperkecil dan tetap bisa disalin.
Apakah teks di portofolio ikut rusak setelah dikompres? Tidak. Kompresi bekerja pada gambar berlebih, bukan pada teks. Setelah dikompres, buka hasilnya dan sorot teks keterangan untuk memastikan teksnya masih ada.
Apakah portofolio boleh dikirim sebagai tautan saja? Boleh kalau tautannya bisa dibuka tanpa izin khusus. Kalau tautannya butuh izin akses, kirim berkas PDF-nya sebagai lampiran.
Berapa pengurangan ukuran yang wajar? Untuk PDF berisi foto, pengurangan sampai sekitar 90 persen bisa terjadi. Untuk PDF teks saja, ukurannya nyaris tidak berubah, dan itu wajar.
Mulai dari berkas yang paling ringan
Kecilkan gambar sebelum menyusun portofolio, ekspor dengan mutu yang wajar, lalu periksa ukurannya terhadap batas portal. Kalau masih terlalu besar, Kompres PDF menurunkan resolusi gambar berlebih dan merapikan strukturnya. Setelah ukurannya aman, lanjutkan menyusun CV pendamping di Pembuat CV, dan baca CV Kreatif serta Panduan CV dan Karier untuk gambaran lengkapnya.